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Un SAP RDS será más útil si hay claridad en los procesos de negocio


SAP Rapid Deployment Solutions (SAP RDS) son las alternativas de implementación de soluciones SAP para no comenzar desde cero y reducir los riesgos por falta de experiencia.  Los RDS apuntan a ser el compendio de buenas prácticas y lineamientos para adoptar una determinada solución para un sector en concreto en el menor tiempo posible. 

Los orígenes de los SAP RDSs son señalados en las clásicas SAP Best Practices y en SAP Business All-in-One (la solución paquetizada de SAP ERP para la PYME), las cuales tratan de responder las siguientes cuestiones:

  •  ¿Por qué gastar tiempo y esfuerzo en tareas técnicas que no aportan una ventaja competitiva?
  • ¿Por qué no utilizar el conocimiento adquirido por SAP y sus partners en la implementación de soluciones para las distintas industrias que reflejen las maneras más eficientes de realizar algunas tareas de negocio mediante la implementación de procesos estandarizados?

Nuestra Opinión:

  • Consideramos que no todas las soluciones SAP tendrán el suficiente recorrido para lograr el objetivo de agilizar las implementaciones y algunos contratiempos podrían aún no conocerse.
  • SAP debería mejorar sus procesos para captar las experiencias de sus partners, dado que no es el principal implementador de sus soluciones.
  • Los negocios deberían ser más flexibles para ceder o ajustar sus actividades según el proceso que estén automatizando.
  • Para nosotros, el mejor “acelerador” para la implementación de una solución informática, es el autoconocimiento que tienen las organizaciones y la claridad de cómo desean llevar a cabo los procesos de negocio que desean brindar eficiencia a través de una solución SAP, prescindiendo de actividades redundantes o que no contribuyen a la obtención de valor.

SAP Support, no me digas que visite “Idea Place”


Si tenemos un problema en la implementación de un producto SAP, una de las reacciones inmediatas sería escribir un mensaje OSS a SAP Support.  Escrito el mensaje la confirmación de recepción, usualmente, es inmediata, pero dependiendo de la explicación de nuestro problema podemos recibir los siguientes tipos de respuesta:

  • Respuesta a la solución. La incidencia es conocida, nos brindan la solución o workaround a través de documentación y notas SAP.
  • Se transfiere al equipo de desarrollo.  La incidencia es nueva, nos solicitarán acceso a nuestros sistemas, ficheros logs, capturas de pantalla y cualquier evidencia adicional que explique el problema y permita su replicación.
  • Se trata de consultoría. SAP Support nos indica que no estamos comunicando un fallo en el producto y que nuestro problema o duda se resuelve con la contratación de un servicio de consultoría.   Para quedarnos sin respuestas útiles, evitemos formular preguntas del tipo “¿Cómo se hace?”.

SAP IdeaPlace, ejemplo desde la propuesta de una idea de mejora hasta su implementación

  • Visite “Idea Place. Hemos consultado por una funcionalidad que teníamos en versiones anteriores o asumíamos que debería existir, SAP Support nos informa que la característica consultada no está incluida y que podríamos sugerirla en Idea Place, el portal que creo SAP en 2011 para recoger las ideas o sugerencias de los usuarios para mejorar sus productos.  Suena muy bien, pero la posibilidad para que la funcionalidad sea considerada y desarrollada es muy remota e imprecisa.  Ante esta respuesta no quedará más que buscar una solución temporal (workaround) o resignarse a no tenerla, mientras tanto, podríamos pedir a todo el mundo que entre a Idea Place y vote por nuestra sugerencia de mejora.

Consultando las propuestas de mejora en SAP Idea Place para SAP BPC NWReferencia: ideas@sap.com y https://ideas.sap.com/

“Muchos jefes para tan pocos indios”


Esta entrada podríamos decir que nos ha ayudado Gabriel Ginebra, autor del recomendable libro “El japonés que estrelló el tren para ganar tiempo”, del que utilizamos algunos extractos de su obra:

“Las empresas de servicios profesionales, con su insistencia en el desarrollo de carreras profesionales, llegan a curiosas situaciones de pirámide invertida: un becario, dos seniors, tres gerentes y cuatro socios.  Así no es extraño que el becario vaya con la lengua fuera porque sus brazos son los únicos sobre los que recaen la infinidad de planes de tantas cabezas pensantes”

El párrafo anterior bien podría ser un ejemplo de expresiones tan populares como las siguientes:

  • Uno trabajando y nueve mirando
  • Sobran gestores, faltan hacedores
  • Muchos jefes para tan pocos indios

“… Hay empresas tan ricas que producen dos productos paralelos y sin ninguna relación: un producto que la gente compra y con el que ganan dinero, y otro producto (declaraciones, reuniones, programas de calidad) sin relación alguna con el anterior, que nadie compra…. Hemos descuidado el negocio y estamos centrados en actividades como medir, planificar o controlar. Todos queremos dirigir, porque trabajar es más cansando.”

La consultoría informática nos obliga a mantenernos al día de la innovación tecnológica y en profundizar en aquello que consideramos nuestra especialidad, para de este modo brindar el mejor servicio a nuestros clientes.  La gestión es importante, pero si a la consultoría informática nos dedicamos, quizás la proporción promedio para todos los niveles de un equipo debería ser 50% para cada una de estas habilidades (gestión y conocimiento tecnológico), sabiendo lo que se debe hacer y quizás haciéndolo, contribuiremos a la eficiencia, reduciendo las casi siempre improductivas reuniones y documentos de coordinación.

Las funciones de un PMO


La “unidad de gestión de proyectos” (Project Management Office”, PMO) es la oficina responsable de centralizar y coordinar la gestión de proyectos dentro de una empresa.  Constituida normalmente en forma de comisión o departamento, el objetivo principal de una PMO es mejorar la tasa éxito de los proyectos, estandarizando y apoyando las prácticas de gestión dentro de la organización, a través de la siguientes funciones:

  • Estándares, procesos y mejores prácticas. Define y facilita los protocolos, procedimientos y plantillas de gestión con el fin de lograr coherencia entre los proyectos.
  • Requisitos de certificación y reglamentarios. Respalda y controla el cumplimiento de los requisitos que apoyan a los objetivos de la empresa.
  • Metodología. Brinda apoyo y asesoramiento sobre técnicas de gestión de proyectos.
  • Herramientas e infraestructuras. La PMO se responsabiliza del despliegue de aplicaciones informática, plantillas, formularos y de la disponibilidad de repositorios para la elaboración y almacenamiento de los documentos de los proyectos
  • Recursos compartidos y comunicaciones. Administra al grupo de gestores de proyectos. En ocasiones, es responsable de la asignación de recursos y de coordinar la comunicación entre ellos.
  • Asesoramiento y capacitación.  La PMO asesora, lidera y forma a los gestores de proyectos para que contribuyan a mejorar las tasas de éxito.

Referencia: ISBN 9788441532250

Formulario para controlar los riesgos


Sea para una gestión manual o automatizada de los riesgos, con alcance focalizado en un proyecto, proceso o la estrategia de un negocio, lo primero que debe hacer es identificar y catalogar los riesgos para controlarlos y luego eliminar o disminuir su impacto.

Formulario para identificar y gestionar los riesgos de un proyecto, proceso o la estrategia de un negocio

Para esta etapas iniciales del gestión de riesgos compartimos un formulario que podría se útil para estas tareas (aquí).

Referencia: Otras entradas relacionadas a la gestión de riesgos

No diseñes “mastodontes” en SAP BPC


Ante todo, cuando diseñes un modelo o aplicación en SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC), ten presente que es una herramienta para automatizar los procesos de negocio de las áreas financieras – contables, tales como la elaboración de los presupuestos o la consolidación financiera. 

SAP BPC no es una herramienta de Business Intelligence (BI) o analítica, ofrece características de reporting pero esta dirigida a explotar la información introducida es esta herramienta transaccional, una funcionalidad para que los usuarios validen la información introducida o realicen tareas básicas de análisis.

Si se desea analizar la información de presupuesto, planificación, previsiones o cualquier otro proceso que se automatice utilizando SAP BPC con información generada en otras aplicaciones o sistemas, no lleves toda la información a SAP BPC, terminarás construyendo un “mastodonte” que tarde o temprano tendrás que “sacrificar”.

Nuestra recomendación es que diseñes el modelo analítico que requiere tu organización en una plataforma externa a SAP BPC, tal como SAP NW BW, en la que se integre toda la información necesaria para el análisis de información, proveniente de diversas fuentes, entre ellas de SAP BPC.  Esta información luego podrá ser explotada con herramientas de BI y análisis que ofrecen mayores recursos y posibilidades, tales como las que se incluyen en la plataforma SAP BusinessObjects BI 4.0 (nuestra recomendación indiscutible si todas tus fuentes de datos son SAP e inapelable si tienes o tendrás SAP HANA)

SAP BPC es una herramienta transaccional para usos específicos, no es una plataforma de BI y mucho menos un data warehouse, para estos fines tiene limitaciones técnicas, que si ignoras el uso especifico que tiene, terminarás construyendo una “jungla” de cubos con una infinidad de “tuberías” entre ellos, de difícil mantenimiento y con riesgos potenciales de inconsistencia e inseguridad.

Proyectos tradicionales de TI vs. Proyectos de análisis de datos


Un proyecto de Análisis de datos o Big Data difiere de lo que puede ser un proyecto tradicional de informática (o TI – Tecnologías de la Información), tener en cuenta los siguientes factores contribuirá en lograr mejores resultados:

Proyectos TI vs Proyectos de Análisis (Parte I)

Proyectos TI vs Proyectos de Análisis (Parte II)

Referencia: Revista Harvard Business Review (número 91)

El usuario, determinante para que un “caso” BI sea un “éxito”


En el mundo del Business Intelligence (BI) a menudo vemos propuestas en la que se detalla sistemas de información “milagrosos” que agilizarán la toma de decisiones o se comentan “casos de éxito” como si fueran fácilmente replicables en otros contextos.  A nuestro parecer, hay algo que es determinante y particular para cada realidad, que muy pocas veces se observa desde el inicio para lograr el anhelado éxito en la implementación de una solución de BI: el usuario y su forma de ver la realidad, punto de partida en el proceso de búsqueda y lectura de la información.

Proceso iterativo del aprendizaje

Según los especialistas, en nuestra actividad diaria, de manera constante e inconscientemente estamos aplicando el método de aprendizaje denominado deduccióninducción, el cual podría ser descrito del siguiente modo:

Una idea inicial conduce, por un proceso denominado  deducción, a ciertas cuestiones o hechos que se pueden comparar con los datos.  Cuando los hechos y los datos no concuerdan, la discrepancia puede conducir, por un proceso denominado inducción, a la modificación de la idea inicial.  De este modo, se inicia un nuevo ciclo con una idea parcial o totalmente modificada, repitiéndose este proceso hasta llegar a la aclaración o comprensión de los hechos, conllevando en este recorrido a un aumento del conocimiento y experiencia, los cuales influirán en el próximo planteamiento de ideas y búsqueda de información.

Caso habitual de la manera como deducimos y luego inducimos

Es muy probable que ante similares necesidades de tomar decisiones y buscar información, los usuarios de una misma plataforma de BI reaccionen de un modo distinto, en parte, por la carga genética que tiene cada individuo y por otro lado, por la experiencia y conocimiento que acumule.  Por el primer aspecto, lamentablemente, no podremos hacer nada, pero para el segundo aspecto podríamos considerar las siguientes acciones para mejorar la eficiencia de nuestros usuarios de una plataforma de BI:

  • Implicación. Comprometa a los usuarios de la plataforma de BI desde el comienzo, la creación de la “sensación de pertenencia” se construye desde el análisis y diseño.
  • Difusión. En grandes organizaciones la comunicación de la existencia de una nueva herramienta debe ser constante, concretando las posibilidades sin magnificar o exagerar.
  • Formación. Conocer el uso de todas las posibilidades que brinda la plataforma de BI, conducirá a perder el “miedo” o “duda”
  • Debate y Discusión. No deje al margen la posibilidades de utilizar en su plataforma de BI las características de debatir y discutir la información, ayuda a cambiar la percepción y a desarrollar habilidades analíticas.
  • Compartir experiencias.  El “método del caso” también puede ser aplicable en la formación de usuarios sobre el uso de la nueva herramienta. Ante una necesidad de información muchos usuarios “descubren” métodos o caminos para obtenerla e interpretarla, inclusive puede ser más efectivo que un método tradicional de enseñanza.
  • Paciencia. No esperes resultados inmediatos, en la valoración de la madurez de una plataforma de BI debería considerase no tan sólo los aspectos técnicos, sino también la habilidad que logren alcanzar los usuarios.

Por último, creemos que el éxito de un proyecto de implementación de cualquier plataforma de BI debería ser señalado por el usuario, cuando haya transcurrido un tiempo razonable en el que se pueda comparar y cuantificar el beneficio o valor en que ha contribuido la solución al negocio.  

En la consultoría informática ¿algo no debería cambiar?


Hace unos días leíamos que un “especialista” señalaba que tenemos a nuestro favor los principales indicadores que apuntaban que pronto superaremos la crisis: Salarios más bajos que Europa del Norte, despidos baratos y el suelo cada vez más económico…. y para más alegría de los potenciales inversores, las leyes laborales más “flexibles” de Europa… Plop!… Nos deja “contentos” y “optimistas”

Quizás sea un hecho puntual, pero últimamente nos parece escuchar más rumores sobre EREs y otras modalidades de despidos en el mundo de la consultoría informática.  La menor demanda de servicios, la mayor oferta de ellos, una legislación que facilita el despido y sobre todo, la gestión estructurada sobre una visión basada en el coste a corto plazo, propician este panorama.

Nos lo preguntábamos antes y ahora más, ¿no hay otro modelo de gestión?, con más de cuatro años de crisis ¿no se ha podido valorar otras alternativas mejores que amputarse la experiencia y el conocimiento? Esa “agilidad de reacción” o “flexibilidad para adaptarse a nuevas realidades”, que se ofrece en presentaciones de PowerPoint, no se aplica en la propia casa.

Proyectos innovadores que logran financiación, todos ellos basados en tecnologías de la información

Todos señalan a las tecnologías de información como principal motor de la innovación, pero no podemos crear o innovar nada con los que mal llamamos “desasignados”, sólo programarles su casi probable salida.  Personalmente no creemos en la motivación, pero si en la desmotivación, y no hay peor cosa que contribuye a ello que la “incertidumbre laboral”.  

Si se tiene el conocimiento, técnica y experiencia, quizás sólo falte organizarlo con una pizca de ilusión.  Afortunadamente están surgiendo consultoras con otra visión, que no se gestionan desde otros países o desde los pisos más elevados de una torre.

El Triángulo de un Proyecto


Con la figura de triangulo se quiere hacer referencia al mensaje de equilibrio y armonía que debería existir en todo proyecto entre sus siguientes elementos clave: Alcance, coste, tiempo y calidad.  Donde el “Alcance” actúa como eje central, porque ante un mayor o menor alcance repercutirá en la misma dirección en los demás factores.

Controlar el Alcance y sus posibilidades de consecución pasan por hacer una adecuada planificación del tiempo, coste, calidad y de los recursos disponibles

Buscar el equilibrio deseado y gestionarlo es clave para el éxito de un proyecto.  Por ejemplo:

  • Construir algo a mucha velocidad, con muy poco dinero, redundará negativamente en la calidad.
  • Construir algo con altísima calidad podría repercutir en el incremento del tiempo  y en el coste.
  • Construir algo con más funcionalidades de las inicialmente definidas (mayor alcance), incrementará los y el tiempo del proyecto.

Otro factor que también se debería tener presente es la disponibilidad de recursos el cual también puede ser gravitante en el éxito de un proyecto.

Referencia: ISBN 978-84-415-3225-0