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¿El modelo de datos de BPC está más integrado a BW? – Serie “Modelos SAP BPC Embedded”– Opinión personal – Parte II


(continuación de la serie)

Cuando leemos afirmaciones tales como: los modelo de datos Embedded de SAP BPC 10.1 NW sobre SAP HANA ofrece mayor integración con la capa de datos de SAP NW BW, consideramos que no es exacta. Teniendo clara la connotación de la palabra “integración”, como la suma de las partes  para conformar un todo, en vez del término “integración” quizás más exacto sería utilizar el vocablo “sustitución”.

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Connotación de la palabra “Integrar” según La RAE

Modelado de datos “BPC Embedded”, filosofía BW-IP

En una plataforma SAP BusinessObjects Planning and Consolidation 10.1 sobre SAP HANA (o edition for SAP HANA) al construir modelos Embedded, definiremos todos los elementos que conformarán nuestra arquitectura de datos los en la capa de SAP NW BW, teniendo en cuenta los principios y filosofía de BW e Integrated Planning, y muy poco o nada, los conceptos conocidos de SAP BPC, más aún cuando se trata de un proyecto de Planificación que de Consolidación.

Sólo como paso final, en cuanto al modelado de datos se refiere, vincularemos nuestro Infoprovider (Cubo, DSO, aDSO, Multiprovider o CompositeProvider) a un Environment o Entorno BPC, indispensable si requerimos consolidar y resulta “optativo” en la planificación si requerimos utilizar funcionalidades propias de BPC, tales como el “flujo de procesos de negocio” (Business Processs Flow, BPF) o formularios/informes con interfaz Web. “Optativo”, porque no realizar esta vinculación no impide construir formularios de entrada de datos en Analysis for Office y poner en marcha un proceso de planificación o presupuesto.

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10 años de evolución de SAP BPC, punto de partida y estado actual en común: SAP BW-IP, ¿usuarios desconcertados?

 ¿SAP BPC Embedded, es realmente SAP BPC?

Efectivamente, el modelado de datos BPC Embedded resulta más eficiente y ágil, ofrece más independencia de los conceptos del BPC tradicional, tales como la tipificación de las dimensiones o el uso de un único ratio. Entonces, ¿SAP BPC Embedded, es realmente SAP BPC? Han pasado casi 10 años desde que SAP comprase OutlookSoft, bautizara esta plataforma de Planificación y Consolidación Financiera como SAP BPC y señalara que era la solución a elegir para estos fines. Si hace diez años la herramienta “oficial” de Planificación de SAP era Integrated Planning (SAP BW-IP), hoy por hoy, parece que hubiéramos regresado al punto de partida.

La gran variante de SAP BPC Embedded es la base de datos SAP HANA, la cual no tan sólo contendrá los datos de nuestros procesos automatizados, sino también realizará el cálculo o tratamiento de los mismos para obtener resultados en menor tiempo, gracias a su potencia de cálculo in-memory. Pero resulta que estos cálculos se diseñan y configuran en la capa Integrated Planning (SAP BW-IP).

SAP BPC Embedded tiene muy poco de BPC y más de BW-IP, a nuestro parecer, el nombre obedece a una estrategia comercial del fabricante, el cual exige una licencia de BPC aunque sólo se modele en BW – Integrated Planning.

¿Es Analysis for Office el mejor cliente para SAP BPC? – Serie “Modelos SAP BPC Embedded”– Opinión personal – Parte I


Nos planteamos esta pregunta por la “directiva” dada por el fabricante, el cual señala que para los denominados modelos Embedded (Embebidos o también alguna vez denominado Unificado) de SAP BusinessObjects Planning and Consolidation 10.1 para SAP NetWeaver edition for SAP HANA (SAP BPC 10.1 NW on HANA), se debe utilizar como herramienta cliente SAP Analysis, Edition for Microsoft Office (Analysis for Office o AO).

AO nacido para el reporting, adaptado para la planificación

Por experiencia, sabemos que es más eficiente una herramienta que nace para cubrir un determinado fin y desde el principio incluye funcionalidades y características propias para lograr los cometidos por los que fue creada. Analysis for Office fue presentada, hace ya algunos años atrás, como una herramienta para análisis OLAP (exploración de cubos BW) como complemento dentro de la interfaz de MS Excel, es a partir de una versión posterior, si no mal recordamos, la 1.4 que incluye la posibilidad de utilizarla como una herramienta de planificación, para lo cual hay que habilitar esta funcionalidad, que por defecto la tiene deshabilitada, inclusive hasta en la más reciente actualización, la 2.4, se debe realizar esta acción en cada instalación cliente.

AO como sustituto de BEx Analyzer

Analysis for Office nace como alternativa para cubrir las funcionalidades de reporting de BEx Analyzer, para lo cual consideramos, a la fecha, lo ha igualado y quizás superado incluyendo mejores posibilidades gráficas y mejores tiempos de respuesta en la recuperación de datos, según las fuentes de datos a las que se acceda.

AO como sustituto del EPM Add-In ¿?

El EPM Add-In nació como una herramienta cliente para diseñar formularios de entrada de datos y reporting para SAP BPC, este aspecto es importante con respecto a AO, sobre todo en ciertos proyectos de planificación, en que las necesidades del negocio exigen características especiales y muy particulares para facilitar la entrada de datos y garantizar la consistencia y coherencia de la información.

Analysis for Office es muy eficiente para acceder a Querys especialmente diseñadas para la planificación, las cuales pueden estar vinculadas a niveles de agregación de un cubo o un DataStore Object Advanced (DSOa, la estructura de datos recomendada para modelos Embedded 10.1), el cual a su vez, puede estar asociado a reglas de derivación y filtros. Pero esto no es todo lo que requiere un proyecto de Planificación, más exigente, a nivel de formularios, que un proyecto de Consolidación o de sólo Reporting.

“Limitaciones” de Analysis for Office

A nuestro parecer, a Analysis for Office (plugin Analysis) le falta camino por recorrer para igualar las capacidades y funcionalidades que incluye EPM Add-In, las cuales ha ido madurando en sus más de cuatro años de existencia. Entre otras cosas, observamos las siguientes principales “carencias” a Analysis for Office:

  • Pocas funciones y posibilidades para recuperar datos maestros (miembros y propiedades) desde las celdas de Excel.
  • Escasa librería de llamadas de la API de AO, necesaria para el desarrollo de macros o código de VBA para acceder a funcionalidades y a los datos maestros y datos transaccionales. Además de escasa documentación, algunos parámetros o posibilidades se “descubren” vía notas o respuestas a consultas al equipo de Soporte de SAP.
  • Limitada capacidad para combinar fuentes de datos, o un su defecto, las tablas de datos que se pueden insertar a partir de las fuentes de datos insertadas. Las posibilidades de combinar informes a través de los ejes de columnas, eje de filas o eje de página del EPM Add-In resultan más versátiles, inclusive para filtrar la información que se desea mostrar.
  • En cuanto al formato, las “Reglas de diseño” de AO resultan más complejas de gestionar con respecto a la “hoja de formato” del EPM Add-In, el cual podría ser reutilizado en cualquier libro, las reglas de diseño de AO algunas pueden ser definidas por macros y otras no, lo que obliga a definirlas en cada libro.
  • En ambos casos el tratamiento de jerarquías en los selectores de datos maestros o dimensiones sigue siendo limitado, sobre todo para el tratamiento de selectores con información filtrada, pero esto puede resultar aún más crítico en Analysis.

Conclusión

Consideramos que la unificación que está realizando SAP de las funcionalidades de sus herramientas cliente para MS Excel en un único producto, en Analysis for Office, aún tiene aspectos pendientes por mejorar, los cuales pueden ser muy críticos en proyectos de Planificación complejos, sobre todo si existe cierta integridad referencial entre los datos maestros (dimensiones) que conforman un modelo.

SAP señala que nuevos proyectos para BPC Embedded deben utilizar Analysis for Office, en caso contrario se deberá brindar al equipo de Soporte de SAP, los motivos por los que se utilizaría EPM Add-in o el plugin EPM. Una prueba de concepto podría corroborar las “carencias” que señalamos o quizás descubrir otras nuevas, y obtener más detalles según cada necesidad, información valiosa y necesaria para transmitirla a SAP Soporte, con vías de mejorar el producto u obtener soluciones.

Todo lo dicho, es pensando desde un proyecto nuevo, porque desde la perspectiva de una migración, los inconvenientes y filosofía sería otra.

 

Habilitar opciones de planificación en Analysis for Office 2.4


Las opciones de planificación en Analysis for Office, en ninguna versión o actualización, están habilitadas por defecto, al menos hasta la actualización disponible actualmente, 2.4 SP01 del 13 de enero 2017. Para habilitar, el grupo de Planificación de la cinta de menú Analysis (Group Ribbon) sigue los siguientes pasos:

Accedemos al panel Analysis, opciones de personalización:

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Definimos un perfil de interface y grabamos:

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Activamos el Grupo de Planificación, es posible personalizar las opciones que estarán disponibles en este grupo y la establecemos como el perfil por defecto:

ao24-scr3-activar-el-grupo-de-planificacion

Como resultado de este ajuste, en la parte derecha de la cinta de menú de Analysis se verá el siguiente grupo de opciones:

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Será necesario activar esta opción si deseas construir formularios de entrada de datos en Analysis for Office, no importando dónde se almacenen, tales como modelos estándar de SAP BPC 10.0/10.1, modelos Embedded 10.1, SAP BW – IP  (Integrated Planning) con o sin SAP HANA Database.

Objetivos de un proyecto basado en SAP BPC 10.1 con modelos Embedded


Cuando hablamos de modelos SAP BPC 10.1 embedded, unificado o integrado, estamos refiriéndonos a la versión  de SAP BusinessObjects Planning and Consolidation 10.1 para SAP NetWeaver sobre la plataforma SAP HANA.   Al margen de matices o estilos para decir las cosas, consideramos que los objetivos que se planteen en un proyecto basado en modelos embebidos de SAP BPC 10.1 deben girar en torno a las siguientes aspiraciones:

  • Optimizar el uso de estructuras de datos. En versiones previas de SAP BPC, en muchas ocasiones, es inevitable tener replicada la misma información hasta en tres o más fuentes de datos (por ejemplo, los datos maestros en el ERP, BW y BPC). La filosofía 10.1 permite tener una única estructura en la capa BW-BPC, facilitando el modelado, permitiendo la reutilización de estructuras para nuevas soluciones, disminuyendo así, los costes de mantenimiento y desarrollos futuros.
  • Maximizar el uso de la potencia de cálculo de HANA. El anterior objetivo seguro que sería imperceptible para el usuario de negocio o usuario final. A través de la potencia de cálculo de la base de datos in-memory SAP HANA podemos implementar soluciones con funcionalidades, hasta ahora postergadas por los lentos tiempos de respuesta que se obtienen en las plataformas tradicionales, tales como los procesos online.  En modelos BPC Embedded se debe tratar que la gran mayoría de los cálculos se ejecuten en la capa de datos, en otras palabras, SAP HANA no tan sólo es el repositorio de datos de los modelos embebidos, sino también el motor que los procesa.  

el-fin-de-un-motor-de-base-de-datos-in-memory-computing-que-la-gran-parte-de-los-procesos-de-calculo-no-se-realicen-en-la-capa-de-aplicacion

Teniendo objetivos claros en el horizonte para este tipo de proyectos, se contribuirá a que la organización obtenga más beneficios de  una inversión tan importante como es SAP HANA.

FAQs sobre EPM Add-In 10.0 y Analysis for Office 2.3


Asumimos que en los próximos meses habrá muchas dudas sobre el Add-In o complemento cliente para SAP BPC, os ofrecemos lo que podría ser una relación de preguntas frecuentes (Frequently Asked Questions – FAQ) sobre este tema:

¿Qué es el EPM Add-In?

El EPM Add-In es un complemento que se instala en cada ordenador de los usuarios y se acopla a las cintas de menú de Excel, Word y PowerPoint. Con este add-in o complemento podemos acceder a las fuentes de datos de las aplicaciones del portfolio SAP Enterprise Performance Mangement 10.0/10.1 (SAP EPM), tales como Strategy Management (SAP SSM), Profitability and Cost Management (SAP PCM), Financial Consolidation y Business Planning and Consolidation 10.0/10.1 (SAP BPC, en sus dos ediciones, para Microsoft y NetWeaver). Así mismo,  permite acceder a cubos de Microsoft SQL Server Analysis Services (MS SSAS), cubos SAP BW y vistas analíticas de SAP HANA.

EPM Add-In, ediciones disponibles

¿Qué es el Analysis for Office?

Analysis, edition for Microsoft Office, o simplemente Analysis for Office es un complemento que al instalarlo en cada ordenador del usuario se acopla a las cintas de menú de Excel y PowerPoint. Este componente permite realizar análisis multidiensional sobre fuentes de datos OLAP, tales como consultas e infoproviders SAP BW, cubos MS SSAS y SAP HANA Database.

Analysis for Office versiones disponibles

¿Analysis for Office tiene una edición para Microsoft Office de 64 bits?

Sí, al descomprimir el fichero de instalación encontrarás en carpetas distintas un instalador para MS Office de 32 bits y otra carpeta con el instalador para MS Office de 64 bits. Ten presente que la versión 2.3 de Analysis sólo es compatible con MS Office 2010, 2013 y 2016.

Carpetas de instalación de AO para Office de 64 y 32 bits

¿Qué ha sucedido con Analysis for Office?

Desde la actualización 2.1 de Analysis for Office se incluye gran parte de las funcionalidades del EPM Add-In, para este fin, se han agrupado en dos plug-ins, uno de ellos denominado Analysis el cual contiene las funcionalidades originales del complemento y en un segundo plug-in, denominado EPM, se agrupa las funcionalidades del EPM Add-In. Los Plug-ins del Analysis for MS Office 2.3

A partir de la actualización 2.3 se incluye un nuevo plug-in, denominado BPC, el cual se acopla en el Panel para facilitar la gestión de tareas de las actividades de un BPF (Business Process Flow), el uso de este plug-in será posible para conexiones a un servidor de BPC NW 10.1 SP10 o superiores. Al instalar el Analysis for Office se deberá especificar si los plug-ins EPM y BPC deberán ser instalados.Selección de plugins al instalar Analysis for Office

¿Cómo será el licenciamiento de Analysis for Office 2.*?

Tendrá el mismo licenciamiento, tanto si se instalan o no se instalan los plug-ins EPM y BPC.

¿El Analysis for Office sustituirá al EPM Add-In?

SAP no ha señalado nada similar al respecto, el EPM Add-In sigue manteniendo el mismo ritmo de actualizaciones y por otro lado, hay características que el Plug-in EPM del Analysis for Office no incluye, y en algunas instalaciones son muy utilizadas. Por el momento, se puede señalar que hay dos posibles aplicaciones clientes para SAP BPC: el clásico EPM Add-In y el Analysis for Office con el Plug-In EPM y el Plug-In BPC.

Actualizaciones del EPM Add-In

¿Debo utilizar EPM Add-In o Analysis for Office?

SAP señala que para modelos BPC 10.1 embebidos se debe utilizar el plug-in Analysis de Analysis for Office 2.*, especialmente porque se obtendrá mejor rendimiento y reconocimiento de metadatos. Pero sin embargo, señala que pueda existir casos excepcionales que requieran el uso del plug-in EPM de Analysis for Office 2.*. Para SAP BPC para Microsoft y otras soluciones del portfolio SAP EPM (SSM, PCM y FC) se debe utilizar el EPM Add-in o el plug-in EPM de Analysis for Office.

Sugerencia de SAP sobre Add-Ins

¿Si estoy utilizando EPM Add-In, debo utilizar Analysis for Office?

El cambio no es obligatorio y mucho menos es inmediato. Sugerimos realizar pruebas completas de sus formularios de entrada de datos e informes, especialmente si estos contienen macros o código VBA, podría surgir alguna incompatibilidad. Por otro lado, si no accederás a modelos SAP BPC 10.1 para NetWeaver y no tienes previsto realizar análisis sobre fuentes OLAP desde MS Excel, sugerimos esperar, otros cambios podrían darse en el futuro.

¿Si he aprendido a utilizar EPM Add-In requeriré formarme en el Plug-In EPM de Analysis for Office?

No requerirás nuevas formaciones, todo lo que ya conoces sobre el EPM Add-In aplica o funciona del mismo modo en el Plug-In EPM de Analysis for Office y se encuentra en las mismas ubicaciones u opciones de menú.

NOTA: Estaremos actualizando esta entrada con los cambios que se dieran en el futuro. (Fecha de última actualización: 23.08.2016).

Entradas relacionadas: aquí, aquí y aquí.

Información adicional sobre la estrategia de aplicación cliente para SAP BPC 10.1


En entradas anteriores (aquí y aquí) hemos señalados los primeros cambios que ha emprendido SAP en cuanto a su estrategia de aplicación cliente SAP BPC 10.1 para modelos embebidos. Para SAP, el no uso del Analysis for Office 2.* con el plug-in EPM en los modelos señalados, no tiene explicación, tanto es así, que espera la respuesta al siguiente cuestionarios si es que una organización opta por seguir utilizando el EPM Add-in para un modelo embebido (Ref. SAP Note 2327742):

  1. Have you read the note 2312162 mentioned aboved and are you aware of the limitations as defined by SAP when EPM Add-in/Plug-in is used on top of BPC embedded?
  2. Why do you need to use EPM Plug-in/EPM Add-in on top of BPC Embedded?
  3. Have you implemented BPC Standard Customer or other EPM solution; as e.g. BFC, PCM…?  =>If yes, please precise the status ( project is live / on hold / on going).
  4. Please list important features of BPC Embedded that you plan to use?
  5. When do you plan to move to Analysis plug-in?
  6. Please indicate if you are a SAP implementation partner.

Además de la referencia anterior, también sugerimos la revisión de la nota SAP 2312162, en dónde se encontrará los detalles de la evolución de estas  aplicaciones y comentarios al road map de Analysis for Office.

Road map de Analysis for Office, enfocado al Plug-in EPM

Analysis for Office 2.*, si o si, para modelos BPC 10.1 embebidos


Tal como indicamos en nuestra entrada anterior, los complementos Analysis for Office y EPM Add-In han sido consolidados en Analysis for Office 2.1 y versiones superiores. Este nuevo complemento incluye dos “núcleos” o “plug-ins”, Analysis y EPM, en el segundo caso, sólo si es seleccionado al instalar, obtendremos las cintas de menú EPM y Administrador de datos, tal como se dispone en el complemento original EPM Add-in.

Menu Analysis for Office con plugins Analysis y EPM

Se debe tener presente que esta nueva versión del Analysis for Office (AO) sustituye al EPM Add-In, no pueden coexistir en el mismo equipo, si estuviese presente, tendrá que ser desinstalado previamente para escoger la opción de instalación del plug-in, tal como se señala en la siguiente imagen:

SAP Analysis for MS Office, error EPM Add-In instalado

Por ahora, la indicación de SAP es que se utilice Analysis for Office 2.1 y versiones superiores para usuarios que se conectarán a modelos embebidos de SAP BPC 10.1 (SAP Business Planning and Consolidation). En cualquier otro caso, se deberá utilizar el complemento EPM Add-In o el plug-in EPM del Analysis for Office 2.*..

SAP Analysis for Office, versiones con soporte vigente

Motivos para utilizar AO 2.* en modelos 10.1 Embebidos

SAP señala los siguientes motivos para que se utilice, si o si, Analysis for Office en modelos 10.1 embebidos:

  • Mejor rendimiento asegurado (especialmente por un mejor soporte a los metadatos)
  • Para modelos embebidos, el original complemento EPM Add-in, no tendrá ninguna mejora funcional.
  • SAP pretenden superar, en el corto plazo, las carencias actuales del plug-in EPM en el Analysis for Office 2.*, tales como informes asimétricos o ejes compartidos.

Aplicaciones Analysis for MS Office

Estrategia de aplicación cliente para SAP BPC 10.0 / 10.1


Cuando se habla de una aplicación cliente para SAP Businness Planning and Consolidation o SAP BusinessObjects Planning and Consolidation (SAP BPC), se piensa en un complemento o Add-In para Microsoft Excel.

Complementos para Excel de SAP más populares

Los complementos para Microsoft Office de SAP más populares son Analysis for MS Office (AO) y EPM Add-In. Analysis, es la solución para el denominado análisis OLAP, el sucesor de BEx Analyzer y el casi desconocido por muchos, Voyager.

El EPM Add-In, quizás más conocido por nosotros, es la aplicación cliente introducida con las soluciones 10.0 del portfolio SAP Enterprise Performance Management (SAP EPM), del que destaca SAP BPC 10.0. El EPM Add-In es la aplicación sucesora del complemento BPC for MS Excel de SAP BPC 5.* y 7.*.

Integración de complementos SAP en Analysis for Office

En muchas organizaciones, coincide el uso de ambos complementos, Analysis y EPM Add-In. SAP, tal como señala en su mapa de ruta de productos, desea facilitar la gestión y uso de los complementos para Excel, y en esta línea, a partir de la versión 2.1 de Analysis for Office se incluye en esta misma aplicación las funcionalidades del EPM Add-In.

Así, con una única instalación, los usuarios tendrán dos soluciones cliente, organizadas en dos cintas de menú en Microsoft Excel.

¿deberíamos utilizar SAP Analysis for MS Office?

Sólo, si los usuarios de tu organización utilizarán modelos SAP BPC 10.1 NW embebidos (Embedded) deberían utilizar Analysis for Office 2.1 o versiones superiores (recomendable 2.3). Para modelos SAP BPC 10.0 tanto NW o MS, o modelos SAP BPC 10.1 clásicos o estándares  se debería utilizar SAP EPM Add-In.

Modelos de Consolidación Integrados en SAP BPC 10.1 a partir de la actualización SP09


El no poder utilizar modelos embebidos (embedded model) era la principal objeción que se señalaba a la versión de SAP BPC 10.1 NW (SAP Business Planning and Consolidation 10.1 para NetWeaver). A partir de la actualización SP09 de BPC10.1 esta posibilidad no será exclusiva para los modelos de Planificación, los modelos BPC 10.1 que se diseñen para consolidar también podrán utilizar la arquitectura Embedded.

Los modelos de Consolidación embebidos o integrados de BPC 10.1 utilizarán el mismo motor de consolidación que los modelos estándares o clásicos, con la gran ventaja que significa la innecesaria replicación de datos en la capa BW y BPC.

El procedimiento para utilizar este tipo de modelo será similar al modelo de planificación integrado de BPC 10.1, del mismo modo los info-providers e info-objetos deberán ser creados previamente para utilizarlos en la definición del modelo BPC. Este tipo de modelo incluye 4 tipos de infoproviders (Consolidation, Ownership, Exchange Rates y Source. Los dos últimos opcionales y último sólo a partir de SP11).

Información Técnica Adicional: Esta actualización de BPC 10.1 SP09 requiere una actualización igual o superior a SP14 de BW74. La característica de los modelos de consolidación embebidos está disponible desde la actualización SP08 Patch 1, pero SAP recomienda aplicar, para este fin, la actualización SP09, para evitar muchas tareas manuales que requiere esta actualización inferior.

 

Matriz de componentes de SAP BPC 10.1 NW


En el documento de referencia podremos obtener la matriz de compatibilidad entre los componentes que conforman la última versión de SAP Business Planning and Consolidation 10.1 para Netweaver (SAP PC 10.1 for NW). En esta matriz se señala el nivel de actualización recomendado para cada componente:

Matriz de compatibilidad según versiones de componentes SAP BPC 10.1 NW

Referencia: SAP Note 2103585