El BI en la PYME

En muchas ocasiones se señala a la PYME como un sector que recurre muy poco a las Tecnologías de Información (TI), limitándose al uso de algunos programas transaccionales para gestionar las operaciones o tareas básicas que realiza una empresa. En el caso del Business Intelligence (BI), puede haber varios motivos por los que en la PYME es poco utilizado.


En muchas ocasiones se señala a la PYME como un sector que recurre muy poco a las Tecnologías de Información (TI), limitándose al uso de algunos programas transaccionales para gestionar las operaciones o tareas  básicas que realiza una empresa.  En el caso del Business Intelligence (BI), puede haber varios motivos por los que en la PYME es poco utilizado,  cualquiera de estas razones podrían encajar en una de las siguientes categorías:

  • Económicas.  Para algunas organizaciones el BI puede significar una herramienta muy costosa, porque además del software e implementación, se requiere hardware que contribuye a la obtención de resultados en tiempos óptimos.  En estas circunstancias, podría valorarse el uso de versiones de software como servicio (SaaS) o BI bajo demanda.
  • Creencias.  Empresas de joven creación, con un historial de información poco voluminoso, consideran que “aún no es el momento” porque tienen pocos datos por analizar. El BI no es sólo procesar los datos generados por las mismas instituciones, inclusive más valor podría aportar la inclusión de la información de la competencia, gremio, asociación o sector al que se pertenece.  El uso de repositorios compartidos puede aportar a las empresas de reciente constitución, un mayor número de informes, sobre todo, análisis de tendencias. Un caso ejemplar  es el de FECOAM.
  • Culturales.  Las decisiones son tomadas entre muy pocos y los principales directivos consideran que tienen suficiente conocimiento y experiencia del negocios que gestionan y no requieren una plataforma de BI que les ayude a procesar y analizar desde diferentes perspectivas y con posibilidades de compartir información y puntos de vista con otros usuarios.  Es esta la circunstancia más díficil de superar.

Consideramos que el desconocimiento tecnológico no es exclusividad de un sector, pero podría estar incluido en las tres categorías antes mencionadas.  En cualquiera de los casos,  estas barreras se podrían superar brindando información libre de tecnicismos y presentando casos prácticos, cercanos a la realidad de cada sector.

SAP BusinessObjects para la PYME, Otra Propuesta

Considerando, por un lado que las características más útiles/usadas en una plataforma de Business Intelligence son los informes (reporting) y los cuadros de mando (scorecards y dashboards) y por otro lado, que la adopción de un software de BI no signifique grandes inversiones en hardware


Será porque nadie tiene la certeza si estamos saliendo o entrando más en el túnel de la crisis y por tal motivo, muchos prefieren cautela (léase, no hacer nada) para abordar nuevos proyectos en Tecnologías de la Información, sobre todo, si estos implican una inversión importante de recursos.  Por tal motivo, presentar una alternativa única como SAP BusinessObjects Edge Series como una solución de Business Intelligence (BI) para un segmento tan heterogéneo como la PYME nos parece que deja al margen a muchas empresas.

Revisando el informe elaborado por SAGE, “Radiografía de la PYME 2010”, así como la serie de informes “Retrato de la PYME” del Ministerio de Industria, permiten conocer más a la Pequeña y Mediana Empresa, por lo que ofrecer una solución que en muchos casos utilizarán de 5 a 15 usuarios y que seguro requerirá la adquisición de nuevo hardware para que los tiempos de respuesta sean aceptables, no es una propuesta que puedan asumir la gran mayoría de empresas de este sector.

Otra Propuesta

Considerando, por un lado que las características más útiles/usadas en una plataforma de Business Intelligence son los informes (reporting) y los cuadros de mando (scorecards y dashboards) y por otro lado, que la adopción de un software de BI no signifique grandes inversiones en hardware; por consiguiente, nuestra propuesta, bajo el paraguas SAP BusinessObjects para la PYME es la siguiente:

Plataforma BI para la PYME = Crystal Reports + Xcelsius + crystalreports.com

Con Crystal Reports la empresa podría obtener el conjunto de informes necesarios para el control operativo de los procesos, con Xcelsius podría brindar a la dirección los principales indicadores de gestión/estratégicos a través de cuadros de mando y con crystalreports.com la empresa podría tener un portal para compartir entre los usuarios de la organización, los documentos elaborados con las dos herramientas antes mencionadas, los cuales estarán accesibles a través de un navegador Web desde cualquier lugar, sin que esto implique la adquisición de nuevo hardware como servidores o la contratación de personal especializado que lo administre.

La inversión en software, adquiriendo “Crystal Reports 2008 Visual Advantage” que incluye Crystal Reports y Xcelsius oscila los mil euros y el costo mensual por usuario en el portal web crystalreports.com (Profesional Edition, es la versión sugerida), no supera los treinta dólares.

Pasada la incertidumbre, se podrá migrar a una plataforma de mayor nivel como SAP BusinessObjects Edge Series, con la seguridad que todo el trabajo realizado será totalmente aprovechable.

aníbal goicochea

… para la PYME

Un buen producto PYME es el que diferencia su oferta por el sistema de licencias y permite una implementación progresiva a través módulos y componentes.


“.. producto o servicio diseñado específicamente para las pequeñas y medianas empresas, organizaciones compuesta por un reducido número de trabajadores y un moderado volumen de facturación“… ¿Puro Marketing? Con 3,4 millones de micro, pequeñas y medianas empresas, el 99% del tejido empresarial español, proporción muy similar en Latinoamérica, gran omisión sería si no se diseñara una propuesta para este sector.

PYME, un acrónimo que aglutina a muchas empresas con ciertas características comunes, tales como las fórmulas y dificultades de financiamiento o el pequeño tamaño de sus organizaciones, que les permite cierta flexibilidad e inmediatez en la gestión y toma de decisiones.  Pero, ¿estos son factores suficientes para presentar un único producto dirigido para satisfacer las necesidades de todo un sector?

Business Intelligence para la PYME

Es inevitable, cuando nos encontramos con una solución informática PYME, broten espontáneamente cuestionamientos como ¿Que opciones están “capadas”?, ¿Que capacidad de almacenamiento o proceso tiene?,… Comparándola con la versión “completa” del mismo producto (llámese Enterprise, Premium o Professional) o con propuestas “superiores” de otros fabricantes. ¿Por qué adquirir un producto que esta “condenado” a la migración del software o plataforma desde el día cero de su implementación. ¿No es preferible evitar el doble esfuerzo de implementación e inversión, las molestias del cambio de estilos de trabajo y de las herramientas que se utilizarán?, ¿La condición PYME, no es una fase del desarrollo y expansión de todas las organizaciones, por la que han pasado las grandes corporaciones? entonces, ¿por que elegir  un producto con limitaciones?

Licenciamiento + Componentes

Creemos que un buen producto PYME es el que diferencia su oferta por el sistema de licencias y permite una implementación progresiva a través módulos y componentes. Un producto PYME no debería ser calificado como tal, sólo porque se ofrece a un menor precio. Entre las propuestas que siguen esta línea encontramos:

  • MicroStrategy con un sistema de licencias gratuito inicial,
  • IBM Cognos Express que facilita el uso modular de funcionabilidades de Business Intelligence y Planificación
  • SAP BusinessObjects que cuenta con una amplia oferta de componentes para el reporting, cuadros de mundo y utilidades para buscar/acceder a la información que pueden ser incluidas paulatinamente en la plataforma BI utilizada (Crystal Reports Server, SAP BO Edge o SAP BO Enterprise)

Software + Servicio

Consideramos que una solución BI para la PYME no debería centrarse sólo en el software, la implementación es tan importante como la selección de la plataforma que se utilizará. El equipo de colaboradores es aun más relevante si se opta por una estrategia progresiva de implementación.  Así mismo, la experiencia del equipo no tan solo técnica, sino de negocio, puede ser de mucha utilidad porque podrían contribuir en la definición de estructuras organizacionales, procesos y procedimientos que quizás en una PYME tengan algunas dudas al respecto o no estén del todo definidos.

aníbal goicochea

De “Información es poder” a “Compartir información es oportunidad”

http://www.teleprensa.es/murcia-noticia-201284-Econom26iacute3Ba-cree-que-el-intercambio-de-informaci26oacute3Bn-electr26oacute3Bnica-entre-cooperativas-agrarias-mejorar26aacute3B–su-negocio.html


Unas empresas se agrupan entorno a un portal Web para compartir información que han generado con la gestión de sus procesos de negocio y con los datos consolidados que han aportado todos los miembros, obtienen cuadros de mando e informes. ¿Sueño o Realidad?

Desde hace casi un año, la Federación de Cooperativas Agrarias de Murcia (FECOAM) y el gobierno de la comunidad, con la participación de 30 asociados a FECOAM, han desarrollado una iniciativa similar a la descrita en el párrafo anterior.  Al parecer, esta región ha observado que la información que se genera internamente en las empresas no es suficiente para realizar una eficiente toma de decisiones y que se puede obtener más beneficios si esta se comparte con otras empresas, para analizarla en su conjunto.

Este cambio de enfoque contempla vencer temores y ponderar las oportunidades que se podrían obtener.  Estas iniciativas, que podríamos bautizar como Business Intelligence en Comunidad, Colaborativo o Interempresarial es un buen ejemplo de Business Intelligence 2.0, un BI que supera las paredes de las empresas y se impregna de la filosofía de la Web 2.0; compartir para el beneficio de todos.

Además del beneficio que puede aportar un mayor repositorio de datos para el análisis, un proyecto de estas características podría significar un ahorro de costes en infraestructuras e implementación de la solución, aspectos que la convierten en una alternativa para la micro, pequeña y mediana empresa (PYME) que podría ser emprendida y liderada por las asociaciones o gremios.

Enlaces relacionados:

aníbal goicochea

Indicadores para un cuadro de mando en la gestión hotelera

Algunos indicadores que podrían formar parte de un cuadro de mando para contribuir en la gestión hotelera


Las oscilaciones de la economía, la actual, más profunda y significativa desde hace muchas décadas, obligan a reflexionar sobre la gestión realizada e incorporar cambios, en los procedimientos y mecanismos utilizados para dirigir los negocios.  Unos de los primeros aspectos que deberíamos evaluar es la forma de tratar y analizar la información.

El sector hotelero, es quizás uno de los primeros en sentir los cambios de ciclo, con inmediatas disminuciones de reservas y menos consumiciones en sus establecimientos.  Las empresas hoteleras, al igual que la mayoría de los negocios agremiados, están obligadas a informar anualmente sobre su situación económica, financiera y patrimonial.  Para este fin,  el sector hotelero, desde hace muchos años, disponen del Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria del Alojamiento (Uniform System of Accounts for Lodging IndustryUSALI, antes Uniform System of Accounts for Hotels – USAH).  El USALI, es una fuente de información financiera, pero carece de indicadores internos  y externos para facilitar la gestión.  El panorama, desde que se definiera este estándar, ha cambiado:

  • Los clientes están más informados, disponen de más instrumentos para comparar y elegir.
  • Los establecimientos hoteleros son de diversa índole, no se dedican exclusivamente al alojamiento

Un indicador es un instrumento de gestión que informa sobre el estado o evolución de un factor clave. Un factor clave representa un aspecto importante para el éxito de la empresa. Los indicadores más usados en el sector hotelero son los siguientes:

  • ADR (Average daily rate) o Tarifa media por habitación.
  • RevPar (Revenue per available room) Ingreso por habitaciones disponibles.
  • Coeficiente de ocupación.

Habitaciones Disponibles y Ocupadas

  • Habitaciones Disponibles (son todas aquellas susceptibles a ser vendidas) = Habitaciones del hotel Habitaciones ocupadas por personal del hotel Habitaciones en mantenimiento.
  • Habitaciones Ocupadas = Habitaciones disponibles ocupadas por los clientes, incluidas las facilitadas en forma gratuita (el impacto económico de las concesiones gratuitas se calcula a través del ingreso medio de habitaciones, no por el coeficiente de ocupación)

Utilizando de referencia algunos artículos que he ido recopilando sobre este tema, mencionaré algunos indicadores que podrían formar parte de un cuadro de mando en la gestión hotelera:

Indicadores vinculados a la ocupación hotelera

  • Coeficiente de ocupación = Número de habitaciones ocupadas / Número de habitaciones disponibles.
  • Coeficiente de doble ocupación. Precio base por habitación doble.
  • Número medio de clientes totales por habitación = Número total de clientes / Número de habitaciones ocupadas.
  • Número medio de niños por habitación = Número total de niños alojados / Número de habitaciones ocupadas.

Indicadores vinculados a las reservas

  • Reservas por período. Información diaria de la ocupación y precio medio, comparada con el mismo período del año anterior y con el presupuesto. Permitirá identificar la variación y tendencias a corto plazo.
  • Reservas rechazadas por período. Demanda no atendida en el corto plazo.

Indicadores vinculados a la estancia de los clientes

  • Promedio diario de estancia (ADR). Total ingresos de venta de habitaciones entre el número de habitaciones vendidas durante un período (día, mes, año). El ADR equivale a la tarifa de habitación vendida, representa una medida de la “clase de hotel”, una clasificación del sector.
  • Duración de la estancia media. Número de estancias vendidas entre el número total de entradas
  • Número de entradas, salidas y no-shows (no se presentan el día de la reserva)

Indicadores vinculados a los ingresos del establecimiento

  • Ingreso total por habitación ocupada (RevPor, revenue per occupied room). Total ingresos del hotel entre número de habitaciones ocupadas.
  • Ingresos totales por habitación disponible (RevPar). Total ingresos del hotel entre el número de habitaciones disponibles.

Indicadores relacionados con los clientes

  • Análisis de la procedencia del cliente. Al realizar el registro o mediante encuestas, será de mucha utilidad obtener información que motivaron la elección del hotel (residencia, medio de transporte utilizado, etc).
  • Análisis de la satisfacción del cliente. Conocer la valoración que el cliente le da los servicios hoteleros. Este aspecto, al igual que el anterior, requieren una explicación más detallada.

Indicadores relacionados con los recursos humanos del hotel

  • Número de empleados equivalentes
  • Número de empleados equivalentes por habitación disponible. Empleados contratados por el número de habitaciones disponibles.
  • Número de empleados equivalentes por habitación ocupada. Permite identificar la capacidad de gestión ante la demanda real obtenida.
  • Otros indicadores, no exclusivos al sector, que podrían ser de utilidad:
    • Empleados por tipo de contratación,
    • Empleados en prácticas
    • % empleados fijos sobre total de empleados
    • % rotación de empleados
    • % de absentismo
    • Accidentes de trabajo por horas totales trabajadas
    • Horas de formación sobre las horas trabajadas.
    • Horas de formación por empleado.

Indicadores de accionistas y financieros

  • RevPar yield. Cociente entre el RevPar del hotel y el del sector
  • Flowthrough model. Cociente del incremento de ventas y el incremento del resultado operativo bruto, ambos valores con respecto al presupuesto.
  • Resultado operativo bruto del departamento (gross operating profit, GOP) por habitación disponible.

Indicadores externos al hotel

Indicadores relacionados con la competencia

  • Crecimiento del mercado con respecto al año anterior. Para conocer la evolución del sector.
  • Ocupación de los hoteles de la competencia en relación con relación al ratio anterior y la variación de la oferta (habitaciones abiertas/cerradas). Para conocer el ajuste de la oferta y evolución de la demanda.
  • Ingreso medio por habitación ocupada de hoteles de la competencia. Para conocer la evolución de las ventas del sector.

Indicadores del sector turístico en general

  • Movimiento de turistas de la zona
  • Estadísticas sobre movimientos de viajeros en aeropuertos
  • Número de congresos y eventos similares en el área

Indicadores de la situación económica

  • Paridad de la moneda local con monedas de referencia (Visión internacional)
  • Tasa de desempleo (Determinará la dificultad para nuevas contrataciones)
  • Tasa de consumo interior (Indicador de la demanda futura de habitaciones)
  • Indice de precios al consumo. Indicador que puede influir en los costes y en los beneficios del hotel.

Segmentación de la información

Para facilitar el análisis puede segmentarse la información relacionada a las estancias desde diferentes perspectivas o puntos de vista . Los más habituales son los siguientes:

  • Canales (Operadores turísticos, agencias de viaje, empresas, Internet, central de reservas, programas de fidelización, venta directa, transeúnte, eventos especiales, etc)
  • Tipología del cliente (Individuales, grupos, congresos, actos, gratuidades, etc).
  • Procedencia (Local, nacional, por nacionalidades)
  • Tipo de habitación (individual, doble, etc.)

aníbal goicochea