Reporting – aníbal goicochea

¿Qué hay después de la consolidación?

Tras implantar un módulo de consolidación, las empresas suelen disponer de informes estándar de Estados Financieros (Balance y Cuenta de Resultados). Sin embargo, esto no elimina la necesidad de tareas manuales para generar informes adicionales requeridos por análisis, auditoría o financiación.

Por ello, es clave complementar la consolidación con soluciones que permitan crear “Reporting Packages” (memorias, notas e informes periódicos), integrando múltiples fuentes de datos y automatizando cálculos.

Además, se podrían incluir la automatización de documentación oficial, como informes para el Registro Mercantil (incluyendo XML) y formularios para la Administración tributaria.

Suele ocurrir que, como resultado final de la implantación de un módulo de consolidación, los usuarios disponen de una batería de informes de Estados Financieros (EEFF), generalmente estructurados en torno al Balance y la Cuenta de Resultados, incluyendo distintas variantes en los ejes de filas y columnas, comparativas, filtros y jerarquías de cuentas contables (o posiciones de consolidación).

Sin embargo, limitarse a este punto implica, en muchos casos, un impacto reducido en la optimización del trabajo del usuario, ya que continúan existiendo tareas manuales para la elaboración de informes complementarios. Estos informes son necesarios para cubrir requerimientos de análisis, atender exigencias del área de auditoría o dar soporte a la presentación de información ante entidades de financiación. Además de los saldos individuales y los EEFF consolidados, suelen requerir la integración de otras fuentes de información y la aplicación de cálculos o procesos adicionales.

En este contexto, surge la necesidad de construir baterías de informes periódicos —anuales o intermedios— comúnmente denominados “Reporting Packages”, “Memorias” o “Notas”.

Asimismo, en esta categoría de soluciones complementarias a la consolidación incluimos la automatización de la generación de documentación requerida para el Registro Mercantil (como la memoria y los ficheros en formato XML), así como la preparación de formularios para su presentación ante la Administración tributaria.

Reporting Package, Memorias o Notas

Con una periodicidad anual o trimestral, toda organización requiere una batería de informes adicionales a los tradicionales basados en la estructura de los Estados Financieros (EEFF). Estos documentos se caracterizan por proporcionar un mayor nivel de detalle sobre los principales epígrafes, aportando una visión más profunda de la evolución y situación del negocio.

Entre estos informes, se podrían señalar los siguientes:

Registro Mercantil

En España, toda sociedad está obligada a formular y depositar las cuentas anuales —incluida la memoria— en el Registro Mercantil. Para ello, esta institución pone a disposición aplicaciones específicas que permiten la cumplimentación de formularios y plantillas normalizadas para la presentación de la información.

Este proceso puede realizarse de forma manual o mediante la carga de ficheros generados automáticamente, habitualmente en formato XML para la información económico-financiera, así como documentos en formato Word o PDF en el caso de la memoria.

Si la mayor parte de la información requerida ya se encuentra disponible en los sistemas de consolidación —complementada, en su caso, con datos adicionales como los relativos al personal— es posible automatizar este proceso. De este modo, se reduce significativamente el esfuerzo manual necesario para cumplir con esta obligación, al tiempo que se mejora la consistencia, trazabilidad y fiabilidad de la información reportada

Retorno de la Inversión Asegurado

Si se tiene en cuenta que, durante el cierre contable de un período —especialmente al cierre anual—, los ajustes contables se producen con elevada frecuencia, y que esta información se utiliza para la elaboración de informes complementarios como los descritos, la ausencia de mecanismos automáticos que reflejen dichos ajustes en tiempo real puede derivar en el siguiente escenario:

Elevada inversión de tiempo en la elaboración manual de informes.
Riesgo significativo de errores debido al uso de procedimientos basados en “copy & paste”.

Nuestra experiencia en la implantación de soluciones de este tipo ha demostrado un alto grado de satisfacción por parte de los usuarios, al reducir significativamente el tiempo necesario para la elaboración de informes, disponer de información permanentemente actualizada y mejorar la fiabilidad e integridad de los datos. Este impacto es especialmente relevante en entornos con un número elevado de filiales, donde se requiere la generación de estos informes de forma individualizada para cada una de ellas.

Group Reporting, la revolución en la Consolidación Financiera de SAP

A partir de la edición 1809 de S/4 HANA Finance, se incluye Group Reporting como componente de Central Finance, la suite que permite aglutinar los datos necesarios para obtener los informes financieros – contables que requiera una organización. (La solución de Group Reporting, ya estaba incluida en la versión Cloud de S/4 HANA, la cual suele ir por delante en la innovación de funcionalidades).

Al parecer, ahora le toca a la Consolidación de SAP. Después de más de una década de SAP BusinessObjects Planning and Consolidation (SAP BPC), en la que han surgido, no tan sólo nuevas versiones, sino también variantes de la plataforma, estás últimas han ido afectando, principalmente, a la rama de la Planificación y Presupuestos, en la forma de implementar este tipo de soluciones.

Por variantes de SAP BPC, nos referimos a la Estándar, Embedded y a la Optimizada para S/4 HANA, cada una ellas con principios comunes, pero con arquitecturas diferentes y recursos particulares que repercuten en el diseño y desarrollo de cada solución.

La otra rama o categoría de soluciones de SAP BPC son las de Consolidación. Las tres variantes o ediciones de este producto, de algún modo, han mantenido los principios básicos del modelado de soluciones de Consolidación SAP BPC, bueno, hasta ahora.

Group Reporting, tomando lo mejor de cada herramienta.

A partir de la edición 1809 de S/4 HANA Finance, se incluye Group Reporting como componente de Central Finance, la suite que permite aglutinar los datos necesarios para obtener los informes financieros – contables que requiera una organización. (La solución de Group Reporting, ya estaba incluida en la versión Cloud de S/4 HANA, la cual suele ir por delante en la innovación de funcionalidades).

Group Reporting, está llamado a ser, según un comunicado de SAP (por lo pronto, sólo lo he encontrado en Alemán), la herramienta que permita diseñar soluciones de Consolidación, que aglutinará las mejores funcionalidades de todas las herramientas de consolidación ofrecidas hasta ahora por este fabricante: SAP Enterprise Controlling Consolidation System (SAP EC-CS), SAP Strategic Enterprise Management Business Consolidation System (SAP SEM-BCS), SAP Financial Consolidation y SAP Business Planning & Consolidation (SAP BPC).

Group Reporting, implicaría ahorros

S/4 HANA se afirma como la base sobre la cual se constituirán los componentes que brinden a los negocios la gestión de sus transacciones del día a día y la analítica tradicional o avanzada, que con inmediatez, facilidad y de manera centralizada tendrán acceso los usuarios. En esta línea, Group Reporting, para la implementación de una solución de Consolidación, implicaría, de manera clara, lo siguiente:

Reducción de infraestructuras, al utilizarse el mismo servidor o instalación.
Minimización o eliminación de procesos de carga de datos ETL, al utilizarse el Universal Journal de S/4, brindando mayor rapidez e integridad en los datos de origen.

Group Reporting en Central Finance ejecutaría los pasos de la consolidación para derivar los Estados Financieros consolidados, incluidas la conversión monetaria y las eliminaciones de operaciones entre las compañías del grupo.

Group Reporting es un cambio importante que deberemos observar al considerar un nuevo desarrollo o migración de versiones de SAP BPC.

Referencia: SAP News

Los “controles de entrada” de WebI para los usuarios con acceso “View”

Los controles de entrada o «input controls», la característica de Web Intelligence (WebI) de la plataforma SAP BusinessObjects BI, la cual permite filtrar o restringir los datos que se representan en tablas o gráficos de los informes, es muy útil para los usuarios consumidores de documentos WebI. Pero si al usuario consumidor de documentos WebI es definido, directa o indirectamente, con el perfil de seguridad “Vista” (View) o “Ver a petición” (View on Demand) puede…

Los controles de entrada o «input controls«, la característica de Web Intelligence (WebI) de la plataforma SAP BusinessObjects BI, la cual permite filtrar o restringir los datos que se representan en tablas o gráficos de los informes, es muy útil para los usuarios consumidores de documentos WebI. Pero si el usuario consumidor de documentos WebI es definido, directa o indirectamente, con el perfil de seguridad “Vista” (View) o “Ver a petición” (View on Demand) puede que al intentar usar estos controles obtenga el siguiente mensaje: Your security profile does not include permission to edit this document. (Error: ERR_WIS_30252).

Para solventar este contratiempo podemos seguir las indicaciones señaladas en la nota 2465797. (Tal como lo hemos señalado en anteriores entradas, sugerimos acceder a esta herramienta de administración en inglés):

Accedemos a la CMC (Central Management Console – Consola de Administración Central)
Seleccionamos «Applications».
Hacemos doble clic en «Web Intelligence»
Seleccionamos «User Security».
Seleccionamos el usuario o grupo de usuarios que tiene el problema
Hacemos clic en el botón «Assign Security»
Hacemos clic en la pestaña «Advanced»
Hacemos clic en la opción «Add/Remove Rights»
En el nodo «Application >> Web Intelligence», en la sección «Specific Rights for Web Intelligence» habilitamos la opción «Reporting – Enable Formating».

Luego de estas acciones el usuario podría utilizar los controles en los documentos WebI, pero quizás tendría habilitada más opciones de las que se desean asignar. Complementado los pasos antes señalados, podríamos revisar o ajustar las posibilidades que tendría el usuario o grupos de usuarios sobre las aplicaciones que utilizará. Sugerimos los siguientes pasos:

Accedemos a la CMC.
Seleccionamos «Users and Groups».
Seleccionamos el usuario o grupo de usuarios que estamos tratando.
Hacemos clic de derecho sobre el elemento seleccionado y escogemos la opción «Properties» (o la opción «Customization» directamente).
Seleccionamos la opción «Customization». En este punto, podremos personalizar las posibilidades que tendrá el usuario por cada aplicación que utilizará en cualquier carpeta (Default Folders) o en una carpeta específica.

Visión del Business Analytics como evolución del Business Intelligence

Al margen de intereses comerciales ajenos, entendemos el Business Analytics como una evolución del Business Intelligence, usualmente implementado de manera rígida, sobre información y modelos de datos conocidos, dando lugar, con mucha probabilidad, que día a día, no tengas ningún sobresalto al observar el reporting , tableros y cuadros de mando que con mucho esfuerzo se ha adoptado en tu organización.

Al margen de intereses comerciales ajenos, entendemos el Business Analytics como una evolución del Business Intelligence, usualmente implementado de manera rígida, sobre información y modelos de datos conocidos, dando lugar, con mucha probabilidad, que día a día, no tengas ningún sobresalto al observar el reporting , tableros y cuadros de mando que con mucho esfuerzo se ha adoptado en tu organización.

Pero hace tiempo que las cosas han cambiado, los datos ya no vienen por una única tubería. Hoy por hoy, la variedad y velocidad como llegan los datos, se confrontan con la necesidad de analizarlos con el fin de obtener conclusiones rápidas, veraces y útiles para gestionar los procesos del negocio. Así, en esta coyuntura, surge el concepto del Business Analytics el cual debería tender a lo siguiente:

Facilidad para integrar información de sistemas heterogéneos.
Mayor facilidad para acceder a las fuentes de datos.
Uso de otras técnicas de análisis, además de los clásicos reporting y cuadros de mando.
Independencia del área de técnica.
Preparación de los datos en menor tiempo.
Orientado al self service o autoservicio (usuarios capaces de crear sus propios documentos de análisis).
Mejor uso de las mayores capacidades de procesamiento de los equipos actuales.

La implementación del Business Analytics tiene dos pilares, por un lado, la adopción de herramientas o plataformas tecnológicas que faciliten un análisis más ágil y por otro lado, quizás aún más relevante que el componente técnico, es la adopción de esta filosofía en la organización, la cual facilite el acceso a otras fuentes de información y valore las conclusiones que de este nuevo análisis se obtenga.

Conjuntos o Sets en SAP BusinessObjects BI 4.2 SP03

Quizás muy pocos han oído sobre “Set Analysis” de Business Objects 3.1, sí, de la era cuando BusinessObjects se escribía Business Objects… prehistoria del BI… La última vez que conocí un caso de uso de este componente fue en 2007 en el área de marketing para una empresa aseguradora, el objetivo que perseguían, en ese entonces, era la segmentación y clasificación de clientes. Estamos hablando de una aplicación de la plataforma de BI de Business Objects 3.1, tal como Universe Designer o Desktop Intelligence, aplicaciones contemporáneas de este producto.

Quizás muy pocos han oído sobre «Set Analysis« de Business Objects 3.1, sí, de la era cuando BusinessObjects se escribía Business Objects… prehistoria del BI… La última vez que conocí un caso de uso de este componente fue en 2007 en el área de marketing para una empresa aseguradora, el objetivo que perseguían, en ese entonces, era la segmentación y clasificación de clientes. Estamos hablando de una aplicación de la plataforma de BI de Business Objects 3.1, tal como Universe Designer o Desktop Intelligence, aplicaciones contemporáneas de este producto.

El último documento oficial que he encontrado sobre “Set Analysis” data del 2010. Con la llegada de la versión 4.0 de BusinessObjects esta aplicación “desapareció”. Luego de 6 años, SAP ha recuperado “Set Analysis” y la introducido en la actualización 4.2 SP03, liberada a mediados de agosto. Para este fin, se ha creado una nueva categoría de objetos denominado Sets cuya seguridad se podrá gestionar en la CMC. Al igual que las conexiones y universos, los sets o conjuntos serán definidos desde el Information Design Tool, la herramienta para crear universos UNX.

¿Qué son los Sets?

Los Sets o los conjuntos son una nueva categoría de objetos vinculados a los universos publicados en el repositorio de la plataforma BusinessObjects BI , los cuales podrán ser utilizados para elaborar consultas complejas en Web Intelligence, cuando se requiere definir filtros asociados a dimensiones cuyo valor podría estar comprendido en una lista de valores. Los conjuntos podrán estar asociados a calendarios (temporal sets, en la aplicación anterior se denominaban Dinámicos) para observar la evolución en períodos de tiempo. Si no tuviesen calendarios se denominaran estáticos, con lo cual, se obtendrían “instantáneas” de la consulta efectuada.

Por ejemplo, para obtener una relación de clientes que residan en ciertas ciudades, que tengan un rango de edad, que hayan comprado determinados productos y tuviesen hijos, con conjuntos sería tan fácil como arrastrar los conjuntos adecuados. SAP ha presentado esta funcionalidad como una herramienta para completar las tareas de las áreas de marketing y aplicaciones CRM (Customer Relationship Management).

Particularmente observamos que los conceptos y filosofía de trabajo de los Conjuntos o Sets de la 4.2 SP03 son los mismos de Set Analysis 3.1 de hace seis años atrás. La definición al comienzo parece algo compleja, pero será cuestión de habituarse al procedimiento.