Archivo de la categoría: Reporting

Sobre el diseño de informes operativos (para el día a día) y reporting analítico

Los “controles de entrada” de WebI para los usuarios con acceso “View”


Los controles de entrada o “input controls“, la característica de Web Intelligence (WebI) de la plataforma SAP BusinessObjects BI, la cual permite filtrar o restringir los datos que se representan en tablas o gráficos de los informes, es muy útil para los usuarios consumidores de documentos WebI. Pero si el usuario consumidor de documentos WebI es definido, directa o indirectamente, con el perfil de seguridad “Vista” (View) o “Ver a petición” (View on Demand) puede que al intentar usar estos controles obtenga el siguiente mensaje: Your security profile does not include permission to edit this document. (Error: ERR_WIS_30252).

Para solventar este contratiempo podemos seguir las indicaciones señaladas en la nota 2465797.  (Tal como lo hemos señalado en anteriores entradas, sugerimos acceder a esta herramienta de administración en inglés):

  • Accedemos a la CMC (Central Management Console – Consola de Administración Central)
  • Seleccionamos “Applications”.
  • Hacemos doble clic en “Web Intelligence”
  • Seleccionamos “User Security”.
  • Seleccionamos el usuario o grupo de usuarios que tiene el problema
  • Hacemos clic en el botón “Assign Security”
  • Hacemos clic en la pestaña “Advanced”
  • Hacemos clic en la opción “Add/Remove Rights”
  • En el nodo “Application >> Web Intelligence”, en la sección “Specific Rights for Web Intelligence” habilitamos la opción “Reporting – Enable Formating”.

Luego de estas acciones el usuario podría utilizar los controles en los documentos WebI, pero quizás tendría habilitada más opciones de las que se desean asignar.  Complementado los pasos antes señalados, podríamos revisar o ajustar las posibilidades que tendría el usuario o grupos de usuarios sobre las aplicaciones que utilizará. Sugerimos los siguientes pasos:

  • Accedemos a la CMC.
  • Seleccionamos “Users and Groups”.
  • Seleccionamos el usuario o grupo de usuarios que estamos tratando.
  • Hacemos clic de derecho sobre el elemento seleccionado y escogemos la opción “Properties” (o la opción “Customization” directamente).
  • Seleccionamos la opción “Customization”. En este punto, podremos personalizar las posibilidades que tendrá el usuario por cada aplicación que utilizará en cualquier carpeta (Default Folders) o en una carpeta específica.

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Visión del Business Analytics como evolución del Business Intelligence


Al margen de intereses comerciales ajenos, entendemos el Business Analytics como una evolución del Business Intelligence, usualmente implementado de manera rígida, sobre información y modelos de datos conocidos, dando lugar, con mucha probabilidad, que día a día, no tengas ningún sobresalto al observar el reporting , tableros y cuadros de mando que con mucho esfuerzo se ha adoptado en tu organización.

Del tubo único, a la red de tuberías, la información valiosa puede venir de cualquier parte

Pero hace tiempo que las cosas han cambiado, los datos ya no vienen por una única tubería. Hoy por hoy, la variedad y velocidad como llegan los datos, se confrontan con la necesidad de analizarlos con el fin de obtener conclusiones rápidas, veraces y útiles para gestionar los procesos del negocio. Así, en esta coyuntura, surge el concepto del Business Analytics el cual debería tender a lo siguiente:

  • Facilidad para integrar información de sistemas heterogéneos.
  • Mayor facilidad para acceder a las fuentes de datos.
  • Uso de otras técnicas de análisis, además de los clásicos reporting y cuadros de mando.
  • Independencia del área de técnica.
  • Preparación de los datos en menor tiempo.
  • Orientado al self service o autoservicio (usuarios capaces de crear sus propios documentos de análisis).
  • Mejor uso de las mayores capacidades de procesamiento de los equipos actuales.

La implementación del Business Analytics tiene dos pilares, por un lado, la adopción de herramientas o plataformas tecnológicas que faciliten un análisis más ágil y por otro lado, quizás aún más relevante que el componente técnico, es la adopción de esta filosofía en la organización, la cual facilite el acceso a otras fuentes de información y valore las conclusiones que de este nuevo análisis se obtenga.

Conjuntos o Sets en SAP BusinessObjects BI 4.2 SP03


Quizás muy pocos han oído sobre “Set Analysis de Business Objects 3.1, sí, de la era cuando BusinessObjects se escribía Business Objects… prehistoria del BI… La última vez que conocí un caso de uso de este componente fue en 2007 en el área de marketing para una empresa aseguradora, el objetivo que perseguían, en ese entonces, era la segmentación y clasificación de clientes. Estamos hablando de una aplicación de la plataforma de BI de Business Objects 3.1, tal como Universe Designer o Desktop Intelligence, aplicaciones contemporáneas de este producto.

Sets o Conjuntos de SAP BO BI 4.2 SP03

El último documento oficial que he encontrado sobre “Set Analysis” data del 2010. Con la llegada de la versión 4.0 de BusinessObjects esta aplicación “desapareció”. Luego de 6 años, SAP  ha recuperado “Set Analysis”  y la introducido en la actualización 4.2 SP03, liberada a mediados de agosto. Para este fin, se ha creado una nueva categoría de objetos denominado Sets cuya seguridad se podrá gestionar en la CMC. Al igual que las conexiones y universos, los sets o conjuntos serán definidos desde el Information Design Tool, la herramienta para crear universos UNX.

Conjuntos BI BO 4.2 Sp03 - Definicion

¿Qué son los Sets?

Los Sets o los conjuntos son una nueva categoría de objetos vinculados a los universos publicados en el repositorio de la plataforma BusinessObjects BI , los cuales podrán ser utilizados para elaborar consultas complejas en Web Intelligence, cuando se requiere definir filtros asociados a dimensiones cuyo valor podría estar comprendido en una lista de valores.  Los conjuntos podrán estar asociados a calendarios (temporal sets, en la aplicación anterior se denominaban Dinámicos) para observar la evolución en períodos de tiempo. Si no tuviesen calendarios se denominaran estáticos, con lo cual, se obtendrían “instantáneas” de la consulta efectuada.  

Por ejemConjuntos BI BO 4.2 Sp03plo, para obtener una relación de clientes que residan en ciertas ciudades, que tengan un rango de edad, que hayan comprado determinados productos y tuviesen hijos, con conjuntos sería tan fácil como arrastrar los conjuntos adecuados. SAP ha presentado esta funcionalidad como una herramienta para completar las tareas de las áreas de marketing y aplicaciones CRM (Customer Relationship Management).

CMC de SAP BusinessObjects BI 4.2 SP03

Particularmente observamos que los conceptos y filosofía de trabajo de los Conjuntos o Sets de la 4.2 SP03 son los mismos de Set Analysis 3.1 de hace seis años atrás. La definición al comienzo parece algo compleja, pero será cuestión de habituarse al procedimiento.

Universos vinculados de SAP BusinessObjects BI 4.2


Otra de las novedades de SAP BusinessObjects BI 4.2 es la posibilidad de crear universos vinculados (Linked Universes), nos referimos a los universos UNX, los que se definen con el componente Information Design Tool (IDT).

Universos UNX vinculados en SAP BusinessObjects BI 4.2

Esta nueva funcionalidad permite que las capas que componen un universo UNX, la Data Foundation (Infraestructura de datos) y el Business Layer (Capa empresarial) de uno o más universos sean utilizados, conjuntamente, como punto partida para definir nuevos universos.  De este modo, podríamos tener una serie de universos base o de referencia, los cuales se denominan “universos principales” (core universe) que podrían tener definiciones constantes o recurrentes, que al modificarse, se propagarían estas actualizaciones en los universos vinculados.

El concepto de vinculación de universo ya existía en el formato UNV, ahora no recomendado por SAP. La vinculación de Universos UNX va dirigido a mejorar la eficiencia en las tareas de desarrollo y mantenimiento en dónde se cuente con un número elevado de universos, lo cual exige orden y documentación de cómo se vinculan los universos, de lo contrario, se podrían realizar “modificaciones inesperadas”.

Mejoras importantes para la conectividad SAP HANA en WebI de SAP BusinessObjects BI 4.2


La actualización 4.2 y posteriores de la plataforma SAP BusinessObjects BI introduce dos características que podrían potenciar, aún más, el uso de SAP HANA como fuente de datos en los informes de Web Intelligence, para lo cual, es necesario contar con un nivel de actualización posterior a la SPS08 de la plataforma in-memory (Ref.  SAP Note: 2210945). Nos referimos a las nuevas funcionalidades “Web Intelligence HANA Direct Access” (Acceso directo SAP HANA)  y “Web Intelligence HANA Online” (Modo con conexión SAP HANA).

Web Intelligence de SAP BusniessObjects BI 4.2 - Conectividad

Acceso directo SAP HANA en WebI

  • Consiste en acceder directamente a vistas calculadas o analíticas de SAP HANA Database a través de un universo temporal  (transient universe).
  • Este “universo temporal” se podría construir al vuelo desde la interfaz de Web Intelligence (versiones JAVA, HTML o Rich client) al seleccionar como fuente de datos una conexión relacional u OLAP a HANA, conexiones publicadas en el repositorio de la plataforma (conexión segura), la cual podría definirse desde la CMC o desde Information Design Tool (IDT).
  • Dependiendo el tipo de conexión, relacional u OLAP, se generarán unos objetos u otros. Este universo temporal no es reutilizable.
  • Lo bueno: facilidad y rapidez para utilizar modelos de datos existentes en HANA. Lo malo: La imposibilidad de reutilizar los universos temporales que se definan.

Conexión online SAP HANA en WebI

  • Con la nueva opción SAP HANA Online (o SAP HANA Conectado) es posible conectarnos, a través de una conexión relacional, a vistas analíticas o calculadas de SAP HANA para delegar los cálculos y agregaciones a la base de datos de HANA.
  • Al perder algunas funcionalidades de la interfaz de WebI, hay la posibilidad de pasar al modo clásico, pero no habría la posibilidad de volver al modo conectado.
  • Si se accede a un importante volumen de datos o se realizan varios cálculos y agregaciones en las consultas de un informe contra fuentes HANA, esta nueva característica será muy útil.

Sugerencias para mejorar el rendimiento en informes con Crystal Reports


Crystal Reports es el decano del reporting, cuenta con un número importante de implementaciones tanto en el mundo SAP como fuera de el mismo, explotando especialmente fuentes de datos relacionales. A continuación, ofrecemos unas breves recomendaciones que pueden ayudar a mejorar el rendimiento de los informes en Crystal Reports (versiones 2008, 2011, 2013 o 2016. Algunas también pueden aplicarse en la edición Enterprise o Java) :

  • No recuperes la información de las fuentes de datos sin apenas definir criterios de selección, para luego aplicar filtros en el informe. Sugerimos el uso de la función “Selección de registros”  (Record Selecction) con la cual puedes definir expresiones SQL.
  • Evita tablas no vinculadas, a menos que sean tablas vacías o con un único registro (aun así, mala práctica). Las tablas no vinculadas producirán una combinación de sus registros contra todos los registros de las otras tablas, lo cual se denomina “producto cartesiano”.
  • No vincules las tablas por campos no indexados.
  • Evita el detalle cuando sólo interesa el agrupamiento. En la medida de lo posible, evitar esta “técnica”, más eficiente resultará realizar el agrupamiento a través de cláusulas SQL del tipo GROUP BY.
  • Minimiza el uso de sub-reports y más aun, en la sección de detalles, si es inevitable, utiliza la opción de hipervínculo para que se desplieguen los sub-reports bajo demanda.
  • Prescinde de funciones tales como “Página N de M” o TotalPageCount, antes de su uso, Crystal Reports debe contabilizar el número de páginas que tendrá el informe, penalizando, según el volumen de datos recuperados, el tiempo de respuesta.
  • Eliminar secciones y objetos no utilizados,
  • Evita imágenes de gran tamaño, aun si son redimensionadas en el informe, estas se almacenarán con su tamaño original en el informe. Se sugiere redimensionarlas antes de incorporarlas en el informe.
  • Muy pocas veces se justifica el uso de la sentencia WhilePrintingRecords sólo cuando realmente es necesario que se efectué el cálculo mientras se efectua la visualización.
  • Evita el uso de variables compartidas, sólo cuando realmente es necesario pasar un valor de un procedimiento a otro.
  • Minimiza repetir cálculos, una alternativa podría ser: asignar el resultado del cálculovariable global y posteriormente utilizar esta variable global.
  • Evita fórmulas que hagan uso de sentencias iterativas (Loops), especialmente en las secciones de detalle o grupos.

Controlar el tamaño de la fuente al exportar informes Crystal Reports


Los planes que tiene SAP para simplificar los componentes que conforman en su portfolio de herramientas de Business Intelligence (SAP BusinessObjects BI) incluye la sugerencia de utilizar Crystal Reports for Enterprise en lugar de las ediciones 2013, 2011 y 2008 de Crystal Reports. Pero sin embargo, son muchas las implementaciones y usuarios fieles a las ediciones clásicas de la herramienta de reporting operativo.

Si eres usuario de esta herramienta y al exportar estos informes en formato RTF o Word y se observa que el tamaño de la fuente no es igual al utilizado en el informe original, la aplicación del siguiente procedimiento podría evitar este comportamiento:

Crystal Reports, controlar el tamaño de la fuente de las letras en la exportación

Referencia: Nota SAP 1810847

SAP reduce las herramientas cliente de SAP BusinessObjects BI Suite


El amplio abanico de herramientas que ofrece la plataforma de Business Intelligence de SAP, ha significado un generador de dudas para los usuarios finales, más de una decena de componentes posibles y más de una alternativa en las distintas capacidades BI, ha dado lugar a que el usuario cuestione si estaba haciendo la elección correcta.

Simplificación del portfolio Business Intelligence de SAP, ahora denominado SAP BusinessObjects BI Suite

Bajo la máxima “Run Simple”, SAP, en los últimos meses, ha ido aclarando el mensaje en cuanto a su propuesta de BI, a la que denomina por ahora, SAP BusinessObjects BI Suite. SAP señala que desea “ofrecer un menor número de herramientas de BI” y “simplificar la cartera de herramientas de BI, respetando las inversiones que hubieran realizado los clientes”.

SAP Design Studio la herramienta de Dashboarding, en camino de cubrir las funcionalidades de Xcelsius

De este modo, las capacidades BI de SAP quedarían representadas por las siguientes herramientas cliente:

  • Reporting Analítico. Esta capacidad de BI queda representada por el indiscutible e imprescindible Web Intelligence (WebI). En cuanto al veterano Desktop Intelligence se seguirá brindando compatibilidad, pero para cualquier nuevo proyecto la alternativa debería ser WebI.
  • Reporting Operativo y para Impresión. La recomendación es SAP Crytsla Reports for Enterprise (CRE o también referida como la versión Java), al margen queda la clásica versión denominada Crystal Reports 2013 o Crystal Reports 2011, seguirán siendo soportadas, pero la recomendación de SAP es que para nuevos proyectos se utilice CRE, e inclusive, se debería valorar proyectos de migración.
  • Cuadros de mando. El mensaje fue transmitido hace algún tiempo, y no ha variado, la herramienta para nuevos proyectos de cuadros de mando o tableros debería ser Design Studio, en detrimento de Xcelsius (ahora denominado Dashboards), a pesar, como señala SAP, que Design Studio cubre el 70% de la funcionalidades de Xcelsius. A futuro, como en todos los casos, SAP ofrece compatibilidad para los trabajos actuales con los componentes que ha decidido interrumpir su evolución.
  • Descubrimiento y Análisis. Lumira (antes Visual Intelligence) surgió como una herramienta de visualización pero al final ha provocado la extinción del pesado mastodonte que significaba BusinessObjects Explorer, hecho muchas veces negado por SAP. Lumira ha evolucionado en muchos aspectos, además de su mayor integración con otros componentes de BI, ofrecerá capacidades predictivas.
  • Integración con MS Office. La integración con los productos MS Office, en especial con MS Excel, es responsabilidad de Analysis for MS Office, a estas alturas no debería quedar duda que BEx Analyzer es mantenido por compatibilidad y ya no tendría mayor evolución.

SAP Crystal Reports Enterprise como herramienta de reporting operativo e impresión, en lugar de la versión clásica 2013 o 2011

Referencia: SAP.com

“Query Stripping” en WebI 4.1


Query Stripping” (traducido como “Eliminación de Consultas” en la versión en español) es una nueva funcionalidad en SAP BusinessObjects 4.1, por el momento sólo aplicable en Web Intelligence (WebI), que permite mejorar el rendimiento o performance de la actualización de documentos. Esta característica redefine la consulta diseñada para sólo incluir los elementos que se utilizan en los informes.

Esta característica es automáticamente incluida cuando se utiliza universos OLAP, en el caso de universos relacionales será necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Habilitar en el universo relacional correspondiente, la opción “Allow query stripping” en el panel “Query Options”.
  2. Exportar (Publicar) la Capa de negocios (Business Layer) como un Universo UNX.
  3. Crear un nuevo documento WebI con el Universo UNX.
  4. Habilitar la opción “Enable query stripping” en el panel “Query Properties” del documento WebI.
  5. Antes de obtener los resultados y salvar el documento, verificar que la opción señalada en el punto anterior está habilitada.

 

El parámetro CLEAN_UNIVERSE, otro “gran desconocido” en BI4


Parametros por defecto de un Business Layer en IDT 4.1Por actividades propias de la edición de universos de SAP BusinessObjects BI, agregando o eliminando los distintos elementos que lo conforman, estas capas semánticas pueden alcanzar un gran tamaño en el transcurso del tiempo. Si se elimina definiciones de objetos en un universo, podremos observar que apenas cambia de tamaño, porque al parecer los objetos eliminados no se retiran físicamente, sólo se “ocultan”.

Para solucionar el problema de tener universos “pesados”, se introdujo en la versión XI 3.1 actualización Fix Pack 5.1, el parámetro CLEAN_UNIVERSE para que “comprimiese” los universos (ver nota 1726463). Al parecer, este parámetro sólo estaba pensado para el antiguo diseñador de Universos UNV, Universe Designer (o simplemente Designer).

Para Information Design Tool, el diseñador de universos UNX de la 4.0/4.1 la información sobre este parámetro es casi inexistente y la poca que hay es contradictoria. Por un lado se señala que no es necesario utilizar este parámetro porque los universos (Business Layer) son guardados de la manera más óptima y por otro lado, hay testimonios de usuarios que señalan haberlo utilizado, luego de los cual sus universos se habrían dañado (ver foro sobre el tema). Hasta no contar con documentación oficial, no recomendamos su uso.