Reporting – aníbal goicochea

Una CDS, cuatro miradas: el reporting de SAP Group Reporting… y casi cualquier otra fuente de SAP

Quien oye hablar de SAP Group Reporting por primera vez suele imaginar una batería de informes y consultas listas para usar. No es así. SAP Group Reporting es la herramienta de S/4HANA que automatiza el proceso de elaboración de los Estados Financieros consolidados.

El estándar incluye las CDS del modelo de datos virtual (VDM) sobre las que se construye el reporting. Estas CDS se pueden ampliar, o tomarse como base de otras nuevas, para incorporar dimensiones o datos maestros adicionales, estándar o custom. Las Best Practices y la instalación estándar aportan además algunos libros de Analysis for Office y varias aplicaciones Fiori. Pero todo esto no basta para cubrir el reporting básico que se pide en cualquier implantación o, simplemente, nada de eso resulta útil en la mayoría de las circunstancias.

NOTA: CDS (Core Data Services): Es una definición lógica de los datos y de su semántica (qué representan, cómo se relacionan y cómo se consumen). No almacena datos: el sistema la traduce a lenguaje SQL y ejecuta estas instrucciones directamente en la capa de la base de datos.

Alternativas para el reporting

En nuestra opinión, hay cuatro vías para cubrir los informes y las visualizaciones de los datos de consolidación (también aplicable sobre cualquier otra fuente SAP).

Herramienta	Facilidad de uso	Capacidad gráfica	Integración con Excel	Navegación por jerarquías	Uso recomendado
SAP Analysis for Office	●●●●●	●○○○○	●●●●●	●●●●●	Análisis operativo y conciliaciones
Aplicaciones Fiori	●●●○○	●●○○○	●●●○○	●●●●○	Consulta rápida integrada en S/4HANA
SAP Analytics Cloud (Live)	●●●○○	●●●●●	●●○○○	●●●●●	Informes de dirección, semestrales y anuales
Web Intelligence	●●●●○	●●●●○	●●●●○	●●●○○	Informes formateados y distribución masiva
Herramientas no SAP (Power BI, Tableau…)	●●●○○	●●●●●	●●●○○	●○○○○	Solo como referencia: suelen manejar mal todo tipo de jerarquías SAP

Escala de 1 a 5, según nuestra experiencia.

Nota: no se incluye SAC con Import Connection. Salvo que haya que combinar los datos de GR con otras fuentes, realizar cálculos complejos o que exista un problema de rendimiento por una granularidad elevada (número de dimensiones utilizadas), no se justifica replicar los datos en distintas plataformas.

Analysis for Office (AfO). Se adopta con facilidad porque funciona sobre Excel. Si defines jerarquías, se navega muy bien por ellas. Es práctico e inmediato. Tiene gráficos, pero de calidad limitada.

Aplicaciones Fiori. El estándar incluye varias aplicaciones analíticas basadas en consultas CDS, como Group Data Analysis, con y sin reglas de reporting. Para tus propias consultas, defines la CDS de tipo query y la localizas con el Explorador de consultas (Query Browser). Desde ahí la ejecutas y puedes crear un tile o mosaico en el Launchpad de Fiori, con acceso similar al de cualquier otra aplicación Fiori. Los gráficos son limitados y los datos se pueden exportar a Excel.

SAP Analytics Cloud. Hay que distinguir entre Live Connection e Import Connection.

Live: consume la misma query que AfO y Fiori, así que el modelo de datos y las jerarquías se comportan igual, con mucha agilidad. El rendimiento depende de la CDS, por lo que es recomendable diseñar una específica para SAC con las dimensiones, medidas y textos estrictamente necesarios.
Import: obliga a replicar el modelo, los datos y las jerarquías, lo que duplica el esfuerzo de construcción y mantenimiento.

La calidad gráfica es muy superior a la del resto. En cambio, es poco práctico para analizar al detalle la operativa de la consolidación. Encaja mejor en informes semestrales o anuales, donde pesan más los gráficos que las tablas.

Web Intelligence. Es la alternativa en la que menos se piensa hoy, pero es viable. La versión BI 2025 mejora la conectividad BICS, que permite consumir las consultas de CDS, e incorpora gráficos nuevos y más opciones de exportación. En formato de informe y exportación a Excel, WebI no tiene rival.

Una única fuente

Las cuatro vías pueden convivir en la misma implantación y usar la misma fuente lógica: una CDS de tipo query. No hace falta replicar los datos en BW, SAC o Datasphere (salvo que exista la necesidad de ampliar o complementar la información).

Al activar la CDS, el sistema genera una query transitoria con el prefijo 2C más el nombre de su SQL view. Por ejemplo, si defino una CDS con el nombre ZGR_CONSO_MAT_10_SAC y el identificador de SQL view ZCCSMAT10SAC, se genera la query 2CZCCSMAT10SAC. Se llama transitoria porque no se persiste, es decir, no existe como un objeto físico, el motor analítico la construye al vuelo a partir de la CDS.

Fiori la localiza por el nombre de la CDS.
AfO, SAC Live y Webi la consumen por su nombre 2C*.

Por debajo, todas estas herramientas ejecutan exactamente la misma consulta.

Cómo viaja el dato: cinco capas

Presentación. Fiori, SAC, AfO o WebI muestran los datos y permiten navegar por ellos. Pueden añadir cálculos propios, como fórmulas en WebI, medidas calculadas en SAC o miembros locales en AfO, pero la lógica principal de la consulta la resuelve el motor analítico.
Protocolo. Transporta la petición: de tipo InA (HTTP y JSON) para Fiori y SAC, y de tipo BICS (RFC) para AfO y WebI.
Motor analítico (BW embebido). Ejecuta la query 2C*: jerarquías, agregaciones, cálculos, variables y autorizaciones.
ABAP CDS. Es el modelo semántico: la CDS de tipo query definida sobre otra CDS de tipo cube, en este ejemplo I_MatrixConsolidationReportC. Solo contiene definiciones, no datos.
Base de datos (HANA). Lee físicamente los datos a través de las vistas SQL encadenadas hasta la tabla ACDOCU.

Aviso práctico: no cambies el sqlViewName de una CDS en uso. Al cambiarlo cambia el nombre 2C*, y se rompen los libros de AfO y los modelos de SAC que apuntan a él.

Si el dato no necesita transformaciones ni combinarse con otras fuentes, la CDS es la mejor alternativa.

Conclusión

El reporting no viene resuelto con SAP Group Reporting: hay que diseñarlo. La clave no es elegir una herramienta, sino diseñar bien las CDS de tipo query desde el inicio, según lo que requiere el proyecto. Con una CDS sólida, se puede proponer una herramienta según el perfil del usuario:

El consolidador, AfO;
El controller, Fiori;
La dirección, SAC;
La distribución, Webi.

Y todos consultan la misma fuente.

Este enfoque no es exclusivo de SAP Group Reporting: cualquier dato de S/4HANA expuesto mediante una CDS de tipo query puede seguir el mismo camino.

¿Qué hay después de la consolidación?

Tras implantar un módulo de consolidación, las empresas suelen disponer de informes estándar de Estados Financieros (Balance y Cuenta de Resultados). Sin embargo, esto no elimina la necesidad de tareas manuales para generar informes adicionales requeridos por análisis, auditoría o financiación.

Por ello, es clave complementar la consolidación con soluciones que permitan crear “Reporting Packages” (memorias, notas e informes periódicos), integrando múltiples fuentes de datos y automatizando cálculos.

Además, se podrían incluir la automatización de documentación oficial, como informes para el Registro Mercantil (incluyendo XML) y formularios para la Administración tributaria.

Suele ocurrir que, como resultado final de la implantación de un módulo de consolidación, los usuarios disponen de una batería de informes de Estados Financieros (EEFF), generalmente estructurados en torno al Balance y la Cuenta de Resultados, incluyendo distintas variantes en los ejes de filas y columnas, comparativas, filtros y jerarquías de cuentas contables (o posiciones de consolidación).

Sin embargo, limitarse a este punto implica, en muchos casos, un impacto reducido en la optimización del trabajo del usuario, ya que continúan existiendo tareas manuales para la elaboración de informes complementarios. Estos informes son necesarios para cubrir requerimientos de análisis, atender exigencias del área de auditoría o dar soporte a la presentación de información ante entidades de financiación. Además de los saldos individuales y los EEFF consolidados, suelen requerir la integración de otras fuentes de información y la aplicación de cálculos o procesos adicionales.

En este contexto, surge la necesidad de construir baterías de informes periódicos —anuales o intermedios— comúnmente denominados “Reporting Packages”, “Memorias” o “Notas”.

Asimismo, en esta categoría de soluciones complementarias a la consolidación incluimos la automatización de la generación de documentación requerida para el Registro Mercantil (como la memoria y los ficheros en formato XML), así como la preparación de formularios para su presentación ante la Administración tributaria.

Reporting Package, Memorias o Notas

Con una periodicidad anual o trimestral, toda organización requiere una batería de informes adicionales a los tradicionales basados en la estructura de los Estados Financieros (EEFF). Estos documentos se caracterizan por proporcionar un mayor nivel de detalle sobre los principales epígrafes, aportando una visión más profunda de la evolución y situación del negocio.

Entre estos informes, se podrían señalar los siguientes:

Registro Mercantil

En España, toda sociedad está obligada a formular y depositar las cuentas anuales —incluida la memoria— en el Registro Mercantil. Para ello, esta institución pone a disposición aplicaciones específicas que permiten la cumplimentación de formularios y plantillas normalizadas para la presentación de la información.

Este proceso puede realizarse de forma manual o mediante la carga de ficheros generados automáticamente, habitualmente en formato XML para la información económico-financiera, así como documentos en formato Word o PDF en el caso de la memoria.

Si la mayor parte de la información requerida ya se encuentra disponible en los sistemas de consolidación —complementada, en su caso, con datos adicionales como los relativos al personal— es posible automatizar este proceso. De este modo, se reduce significativamente el esfuerzo manual necesario para cumplir con esta obligación, al tiempo que se mejora la consistencia, trazabilidad y fiabilidad de la información reportada

Retorno de la Inversión Asegurado

Si se tiene en cuenta que, durante el cierre contable de un período —especialmente al cierre anual—, los ajustes contables se producen con elevada frecuencia, y que esta información se utiliza para la elaboración de informes complementarios como los descritos, la ausencia de mecanismos automáticos que reflejen dichos ajustes en tiempo real puede derivar en el siguiente escenario:

Elevada inversión de tiempo en la elaboración manual de informes.
Riesgo significativo de errores debido al uso de procedimientos basados en “copy & paste”.

Nuestra experiencia en la implantación de soluciones de este tipo ha demostrado un alto grado de satisfacción por parte de los usuarios, al reducir significativamente el tiempo necesario para la elaboración de informes, disponer de información permanentemente actualizada y mejorar la fiabilidad e integridad de los datos. Este impacto es especialmente relevante en entornos con un número elevado de filiales, donde se requiere la generación de estos informes de forma individualizada para cada una de ellas.

Group Reporting, la revolución en la Consolidación Financiera de SAP

A partir de la edición 1809 de S/4 HANA Finance, se incluye Group Reporting como componente de Central Finance, la suite que permite aglutinar los datos necesarios para obtener los informes financieros – contables que requiera una organización. (La solución de Group Reporting, ya estaba incluida en la versión Cloud de S/4 HANA, la cual suele ir por delante en la innovación de funcionalidades).

Al parecer, ahora le toca a la Consolidación de SAP. Después de más de una década de SAP BusinessObjects Planning and Consolidation (SAP BPC), en la que han surgido, no tan sólo nuevas versiones, sino también variantes de la plataforma, estás últimas han ido afectando, principalmente, a la rama de la Planificación y Presupuestos, en la forma de implementar este tipo de soluciones.

Por variantes de SAP BPC, nos referimos a la Estándar, Embedded y a la Optimizada para S/4 HANA, cada una ellas con principios comunes, pero con arquitecturas diferentes y recursos particulares que repercuten en el diseño y desarrollo de cada solución.

La otra rama o categoría de soluciones de SAP BPC son las de Consolidación. Las tres variantes o ediciones de este producto, de algún modo, han mantenido los principios básicos del modelado de soluciones de Consolidación SAP BPC, bueno, hasta ahora.

Group Reporting, tomando lo mejor de cada herramienta.

A partir de la edición 1809 de S/4 HANA Finance, se incluye Group Reporting como componente de Central Finance, la suite que permite aglutinar los datos necesarios para obtener los informes financieros – contables que requiera una organización. (La solución de Group Reporting, ya estaba incluida en la versión Cloud de S/4 HANA, la cual suele ir por delante en la innovación de funcionalidades).

Group Reporting, está llamado a ser, según un comunicado de SAP (por lo pronto, sólo lo he encontrado en Alemán), la herramienta que permita diseñar soluciones de Consolidación, que aglutinará las mejores funcionalidades de todas las herramientas de consolidación ofrecidas hasta ahora por este fabricante: SAP Enterprise Controlling Consolidation System (SAP EC-CS), SAP Strategic Enterprise Management Business Consolidation System (SAP SEM-BCS), SAP Financial Consolidation y SAP Business Planning & Consolidation (SAP BPC).

Group Reporting, implicaría ahorros

S/4 HANA se afirma como la base sobre la cual se constituirán los componentes que brinden a los negocios la gestión de sus transacciones del día a día y la analítica tradicional o avanzada, que con inmediatez, facilidad y de manera centralizada tendrán acceso los usuarios. En esta línea, Group Reporting, para la implementación de una solución de Consolidación, implicaría, de manera clara, lo siguiente:

Reducción de infraestructuras, al utilizarse el mismo servidor o instalación.
Minimización o eliminación de procesos de carga de datos ETL, al utilizarse el Universal Journal de S/4, brindando mayor rapidez e integridad en los datos de origen.

Group Reporting en Central Finance ejecutaría los pasos de la consolidación para derivar los Estados Financieros consolidados, incluidas la conversión monetaria y las eliminaciones de operaciones entre las compañías del grupo.

Group Reporting es un cambio importante que deberemos observar al considerar un nuevo desarrollo o migración de versiones de SAP BPC.

Referencia: SAP News

Los “controles de entrada” de WebI para los usuarios con acceso “View”

Los controles de entrada o «input controls», la característica de Web Intelligence (WebI) de la plataforma SAP BusinessObjects BI, la cual permite filtrar o restringir los datos que se representan en tablas o gráficos de los informes, es muy útil para los usuarios consumidores de documentos WebI. Pero si al usuario consumidor de documentos WebI es definido, directa o indirectamente, con el perfil de seguridad “Vista” (View) o “Ver a petición” (View on Demand) puede…

Los controles de entrada o «input controls«, la característica de Web Intelligence (WebI) de la plataforma SAP BusinessObjects BI, la cual permite filtrar o restringir los datos que se representan en tablas o gráficos de los informes, es muy útil para los usuarios consumidores de documentos WebI. Pero si el usuario consumidor de documentos WebI es definido, directa o indirectamente, con el perfil de seguridad “Vista” (View) o “Ver a petición” (View on Demand) puede que al intentar usar estos controles obtenga el siguiente mensaje: Your security profile does not include permission to edit this document. (Error: ERR_WIS_30252).

Para solventar este contratiempo podemos seguir las indicaciones señaladas en la nota 2465797. (Tal como lo hemos señalado en anteriores entradas, sugerimos acceder a esta herramienta de administración en inglés):

Accedemos a la CMC (Central Management Console – Consola de Administración Central)
Seleccionamos «Applications».
Hacemos doble clic en «Web Intelligence»
Seleccionamos «User Security».
Seleccionamos el usuario o grupo de usuarios que tiene el problema
Hacemos clic en el botón «Assign Security»
Hacemos clic en la pestaña «Advanced»
Hacemos clic en la opción «Add/Remove Rights»
En el nodo «Application >> Web Intelligence», en la sección «Specific Rights for Web Intelligence» habilitamos la opción «Reporting – Enable Formating».

Luego de estas acciones el usuario podría utilizar los controles en los documentos WebI, pero quizás tendría habilitada más opciones de las que se desean asignar. Complementado los pasos antes señalados, podríamos revisar o ajustar las posibilidades que tendría el usuario o grupos de usuarios sobre las aplicaciones que utilizará. Sugerimos los siguientes pasos:

Accedemos a la CMC.
Seleccionamos «Users and Groups».
Seleccionamos el usuario o grupo de usuarios que estamos tratando.
Hacemos clic de derecho sobre el elemento seleccionado y escogemos la opción «Properties» (o la opción «Customization» directamente).
Seleccionamos la opción «Customization». En este punto, podremos personalizar las posibilidades que tendrá el usuario por cada aplicación que utilizará en cualquier carpeta (Default Folders) o en una carpeta específica.

Visión del Business Analytics como evolución del Business Intelligence

Al margen de intereses comerciales ajenos, entendemos el Business Analytics como una evolución del Business Intelligence, usualmente implementado de manera rígida, sobre información y modelos de datos conocidos, dando lugar, con mucha probabilidad, que día a día, no tengas ningún sobresalto al observar el reporting , tableros y cuadros de mando que con mucho esfuerzo se ha adoptado en tu organización.

Al margen de intereses comerciales ajenos, entendemos el Business Analytics como una evolución del Business Intelligence, usualmente implementado de manera rígida, sobre información y modelos de datos conocidos, dando lugar, con mucha probabilidad, que día a día, no tengas ningún sobresalto al observar el reporting , tableros y cuadros de mando que con mucho esfuerzo se ha adoptado en tu organización.

Pero hace tiempo que las cosas han cambiado, los datos ya no vienen por una única tubería. Hoy por hoy, la variedad y velocidad como llegan los datos, se confrontan con la necesidad de analizarlos con el fin de obtener conclusiones rápidas, veraces y útiles para gestionar los procesos del negocio. Así, en esta coyuntura, surge el concepto del Business Analytics el cual debería tender a lo siguiente:

Facilidad para integrar información de sistemas heterogéneos.
Mayor facilidad para acceder a las fuentes de datos.
Uso de otras técnicas de análisis, además de los clásicos reporting y cuadros de mando.
Independencia del área de técnica.
Preparación de los datos en menor tiempo.
Orientado al self service o autoservicio (usuarios capaces de crear sus propios documentos de análisis).
Mejor uso de las mayores capacidades de procesamiento de los equipos actuales.

La implementación del Business Analytics tiene dos pilares, por un lado, la adopción de herramientas o plataformas tecnológicas que faciliten un análisis más ágil y por otro lado, quizás aún más relevante que el componente técnico, es la adopción de esta filosofía en la organización, la cual facilite el acceso a otras fuentes de información y valore las conclusiones que de este nuevo análisis se obtenga.