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Sobre el diseño de informes operativos (para el día a día) y reporting analítico

El parámetro CLEAN_UNIVERSE, otro “gran desconocido” en BI4


Parametros por defecto de un Business Layer en IDT 4.1Por actividades propias de la edición de universos de SAP BusinessObjects BI, agregando o eliminando los distintos elementos que lo conforman, estas capas semánticas pueden alcanzar un gran tamaño en el transcurso del tiempo. Si se elimina definiciones de objetos en un universo, podremos observar que apenas cambia de tamaño, porque al parecer los objetos eliminados no se retiran físicamente, sólo se “ocultan”.

Para solucionar el problema de tener universos “pesados”, se introdujo en la versión XI 3.1 actualización Fix Pack 5.1, el parámetro CLEAN_UNIVERSE para que “comprimiese” los universos (ver nota 1726463). Al parecer, este parámetro sólo estaba pensado para el antiguo diseñador de Universos UNV, Universe Designer (o simplemente Designer).

Para Information Design Tool, el diseñador de universos UNX de la 4.0/4.1 la información sobre este parámetro es casi inexistente y la poca que hay es contradictoria. Por un lado se señala que no es necesario utilizar este parámetro porque los universos (Business Layer) son guardados de la manera más óptima y por otro lado, hay testimonios de usuarios que señalan haberlo utilizado, luego de los cual sus universos se habrían dañado (ver foro sobre el tema). Hasta no contar con documentación oficial, no recomendamos su uso.

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Tamaño ideal de un Universo de SAP BusinessObjects BI


Por “fastuoso” que pueda resultar el nombre de la capa semántica de SAP BusinessObjects BI, un “universo” no necesariamente debe pretender cubrir todas las necesidades de análisis de información que tuviese una organización.

Recuento de objetos de un universo UNX en IDT a través del Business Layer (BI4)Un “universo”, el cual cumple el esencial papel de “interprete” o “puente” entre las estructuras técnicas de los datos y los usuarios de negocio, debería reflejar los elementos de análisis de un proceso de negocio o procesos complementarios, que no necesariamente son de “propiedad” de una determinada área o principal interés para todos los usuarios de una organización.

Las posibilidades que brindan herramientas como Web Intelligence (WebI) de diseñar documentos en base a más de una consulta, dónde cada consulta puede utilizar un proveedor de datos distinto (los cuales podrían ser diferentes universos), no justifica el diseño de universos mastodónticos.

¿Cuál es el tamaño ideal de un Universo?

Las buenas prácticas de SAP señalan que un universo no debería superar los 200 objetos. Si estamos utilizando “Information Design Tool” (IDT), en la capa del “Business Layer” podríamos obtener el recuento de objetos. Un universo demasiado grande podría ocasionar los siguientes contratiempos:

  • Problemas de rendimiento y memoria
  • Dificultad de navegación y uso
  • Complejidad en el diseño de la seguridad, más aún si se desea realizar a nivel de objeto.

Sugerencias para diseñar documentos WebI pensando en MS Excel


En ocasiones es inevitable que los documentos Web Intelligence (WebI) de SAP BusinessObjects BI terminen siendo exportados a MS Excel, porque entre otras cosas, el usuario se sienta más cómodo o se desconoce las posibilidades de WebI en la definición de fórmulas y otras características avanzadas que reducirían las veces en que se utilizaría esta herramienta analítica como un extractor de datos.

De WebI a MS Excel sin considerar las buenas prácticas de diseño de documentos pensando en la exportación

La exportación de un documento WebI a MS Excel puede generar hojas de cálculo que requerían ser ordenados por la generación innecesaria de columnas o datos mal tabulados. Dado que no podemos (o mejor dicho, no deberíamos) bloquear las exportaciones a Excel, si podemos hacer que esta tarea sea más fácil e inmediata.

Pautas básicas para diseñar documentos WebI pensando en MS Excel

En el documento de referencia se señalan unos lineamientos o buenas prácticas (best practices) para que los documentos WebI generen libros MS Excel más legibles:

  • Alinear los objetos contenidos en los informes utilizando la grid (Esta característica está disponible en la versión Rich Client y Java, dependiendo de la resolución de la pantalla puede no ser visible).
  • No utilizar márgenes asignándoles a los cuatro parámetros (izquierda, derecha, superior e inferior) el valor cero.
  • Alinear los datos a la izquierda, salvo los valores numéricos.
  • Evitar en celdas y tablas la activación de la propiedad de ancho y altura automático (Autofit width / Autofit height), utilizar tamaños fijos.  

Referencia: SAP Note 1969285

Utilizando IDT de BI4, salvado por un backup


Al estar usando intensivamente Information Design Tool (IDT) de SAP BusinessObjects BI 4.1 SP02 patch 01 (la penúltima actualización disponible) vemos con satisfacción varios pequeños detalles que se han ido incluyendo poco a poco en cada una de sus actualizaciones, detalles que en su conjunto facilitan el trabajo con esta herramienta para diseñar los denominados Universos, la capa semántica de BI4, fundamental para un BI Self Service.

Así como vemos muchas mejoras, nuestro “éxtasis” por esta plataforma de BI no nos ciega para identificar cosas que esperábamos superadas, más aún cuando encontramos notas que así lo señalan. Debemos reconocer que sentimos algunos minutos de “pánico” cuando al validar la integridad de nuestro diseño de Universo observamos varios errores con un texto similar al siguiente: “The calculated column referenced in the table contains ivalid sql” y al tratar de editar la gran cantidad de columnas calculadas que habíamos definido recibíamos como respuesta “Failed to edit calculated column”.

No tenemos certeza absoluta del origen del problema, pero este se produce en la denominada Data Foundation dónde observaremos que varias tablas del esquema no figuran como seleccionadas en la lista de tablas de la conexión, por lo que todos los alias y columnas calculadas generan errores al validar el “business layer” o la “data foundation”.

Después de probar varias opciones nos resignamos a recurrir a una copia seguridad, pero sólo restituimos, en otro proyecto, el fichero .dtx del “data foundation”, conservando el fichero .blx del “business layer” y el acceso directo de la conexión. Otra opción hubiera sido recuperar la versión publicada en el repositorio de la plataforma, para luego realizar los cambios que estuviesen faltando.

A pesar del tiempo transcurrido SAP BusinessObjects BI nos puede seguir dando algunas sorpresas no muy gratas, por lo que en la fase de desarrollo o diseño de un proyecto de BI resulta muy aconsejable las copias de seguridad diarias.

Desktop Intelligence Compability Pack (DCP) de SAP BusinessObjects BI 4.1


Desktop Intelligence (DeskI) fue el primer componente de SAP BusinessObjects BI para diseñar informes, poco a poco fue perdiendo protagonismo por Web Intelligence (WebI), otro componente con similares características pero en entorno Web, principal diferencia con relación a DeskI, que requiere ser instalado en cada ordenador donde será utilizado.

DeskI fue declarado obsoleto y excluido de SAP BusinessObjects 4.0 (BI4) , sin considerar el gran uso que tenía en la comunidad de usuarios BusinessObjects, llegando a ser muy importante en algunas grandes organizaciones que tienen centenares de estos documentos. Las posibilidades que tenían los usuarios en BI4 para no perder el trabajo realizado en sus documentos DesKi eran las herramientas de conversión, que hasta ahora no han satisfecho a casi nadie.

La nueva propuesta para para gestionar el trabajo realizado con DeskI en las tareas de actualización de la plataforma de BusinessObjects BI se denomina Desktop Intelligence Compability Pack (DCP) introducida con la versión 4.1 de SAP BusinessObjects BI (BI41).  DCP es una propuesta menos “traumática”, no se trata de un “conversor mágico”, permite realizar un trabajo progresivo utilizando Desktop Intelligence y accediendo a BI41.

DCP es incluido dentro del paquete de componentes cliente de SAP BusinessObjects XI 3.1 Fix Pack 6.1 y actualizaciones posteriores de la versión 3.1. Es posible utilizar DCP para migrar los documentos DeskI de instalaciones 3.1 y XIR2.  Para mayor información te sugerimos revisar la nota SAP 1920743.

¿Reporting con Crystal Reports?, razones para pensar más en la edición Enterprise que en 2011


No será retirado del portofolio de aplicaciones de Business Intelligence, al menos no hay nada oficial, pero cuando se trate de reporting con Crystal Reports, si contamos con la plataforma SAP BusinessObjects BI 4.0, deberíamos valorar más la edición Enterprise antes que la edición 2011. Esto es debido a que las novedades y promesas de mejoras sólo se leen para SAP Crystal Reports for Enterprise. Si alguien tiene dudas al respecto, presten atención a una de las últimas líneas del roadmap de CR for Enterprise:

SAP Crystal Reports for Enterprise is the basis for all future versions of Crystal Reports.

SAP Crystal Reports for Enterprise - Editor de Consultas para definir las fuentes de datos o conexión que se utilizará para diseñar un informe

SAP Crystal Reports for Enterprise - Enlace de tablas más completo

Entre los aspectos que encontramos en la edición Enterprise (también conocida como edición Java), que no existen en la edición 2011, destacamos las siguientes:

  • Más facilidades para dar formato a los documentos.
  • Un mejor asistente para definir las fuentes de datos origen (capa semántica nativa), similar al Universe Designer. Con un panel para diseñar consultas, pudiendo utilizar a fuentes multimensionales.
  • Acceso a datos de SAP BW vía conexión BICS, SAP HANA y SAP ECC.
  • Reconocimiento a informes diseñados con Crystal Reports 2011 y 2008
  • Informes con más gráficos y funcionalidades interactivas en SAP BusinessObjects Mobile

SAP Crystal Reports for Enterprise - Visualización de informes en SAP BO Mobile con más interactividad

Planes de futuro:

  • Mejora en el acceso a consultas BEx como fuente de datos (especialmente en el tratamiento de variables para la definición de filtros de selección
  • Acceso OLAP a vistas analíticas y calculadas en SAP HANA. Además de la conexión JDBC y ODBC a los datos.
  • Soporte de OpenDoc API para SAP BusinessObjects Mobile.
  • Se irán mejorando las funcionalidades para facilitar la integración de informes Crytsal Reports en aplicaciones Móviles y Web diseñadas a medida (especialmente las APIs RESTful y AJAX)

SAP Crystal Reports for Enterprise - Mejor conectividad con SAP HANA

Checklist para diseñar informes en Crystal Reports 2011


Con la incorporación de Crystal Reports for Enterprise (la edición Java de Crystal Reports 2011, que requiere SAP BusinessObjects BI 4.0), nos preguntábamos sobre los planes de futuro que tendría SAP para la edición clásica de la herramienta de reporting.  Al respecto SAP no ha sido claro, en algunos blogs se ha señalado que SAP “pretendería” sustituir la edición clásica por la de Java.

Consideramos que este intento sería otro “fracaso”, en primer lugar por la cantidad de implementaciones en más de 20 años de historia de Crystal Reports 2011 ( y versiones anteriore) y porque esta edición se puede utilizar de manera independiente o como otro componente de la plataforma de SAP BusinessObjects BI. 

Checklist para diseñar informes CR2011

Si vas a iniciar por primera vez informes con esta herramienta, te sugerimos los siguientes aspectos para esta tarea:

  • Identificar las fuentes de datos que se utilizarán
  • Definir o utilizar plantillas de informes
  • Definir o utilizar una conexión de datos existente
  • Seleccionar las tablas de datos a utilizar
  • Seleccionar los campos que se presentarán en el detalle del informe
  • Organizar los campos en el informe
  • Aplicar filtros o restricciones (incluidos campos parámetros)
  • Definir agrupamientos
  • Aplicar criterios de ordenamiento
  • Incorporar totales y subtotales que se requieran
  • Incorporar gráficos y tablas de referencia cruzada si fuera necesario
  • Incrustar objetos flash de Dashboard (Xcelsius) si fuera necesario
  • Incorporar objetos de texto e imágenes
  • Dar formato a los elementos
  • Resaltar indicadores según condiciones (formatos condicionales)
  • Definir alertas
  • Definir fórmulas y cálculos adicionales
  • Publicar en el repositorio central las imágenes y fórmulas que pueden ser reutilizados en otros informes (Si es que se esta utilizando en un entorno SAP BusinessObjects BI)
  • Exportar y distribuir el informe

El BI y BA de SAP, según #Gartner


Continuamos revisando el resumen del informe “Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms 2013″ de Gartner:

Gartner comienza este informe explicando muy brevemente el motivo del cambio de nombre de Cuadrante Mágico de “Business Intelligence Platforms” a “Business Intelligence and Analytics Platforms“, apuntando que es para para “enfatizar la importancia creciente de las capacidades analíticas de los sistemas de información que las organizaciones están adoptando” (como si el BI de siempre no hubiera tenido este objetivo desde sus orígenes.  Más creíble hubiera sido si se señalara que es para ir en línea con las estrategias comerciales y de marketing de los fabricantes, más aún, si tenemos presente que el principal impulsor del término Analytics en el BI, ha sido Gartner).

Gartner, tras analizar la información de los 38 proveedores que ha considerado en su estudio, de SAP señala lo siguiente:

SAP,  LIDER dEL SECTOR POR NUMERO de CLIENTES y USUARIOS

  • SAP es el líder por  cuota de mercado de las plataformas de Business Intelligence y Business Analytics.
  • Su amplia base de clientes es una garantía de ingresos futuros por la prestación de servicios de mantenimiento.
  • Los despliegues de SAP BI son de gran envergadura, algunos con alcance mundial y con un número de usuarios dos veces superior a la media del sector.
  • Para muchos clientes, SAP es el estándar.

¿Todo por su estrategia comercial?

  • Según Gartner, el éxito comercial de SAP es debido a los esfuerzos en marketing de producto dirigido a clientes SAP ERP, así como su capacidad para despliegues de gran tamaño.  Un mensaje “agresivo” a contribuidos a importantes ventas.
  • El mensaje “se integra con las aplicaciones empresariales” ha primado en la elección de los productos BI de SAP.
  • SAP cuenta con el mayor canal comercial y ecosistema de servicios.
  • La relativa facilidad para acceder a perfiles SAP BW o SAP BusinessObjects BI es otro de los motivos que han contribuido a la elección del fabricante por parte de los clientes.

Nuevos Productos, Responden a nuevas tendencias

  • SAP responde a las nuevas tendencias del mercado como el “data discovery” con SAP Visual Intelligence, una herramienta dirigida a los usuarios de negocio, que incluye características ETL para facilitar el uso y el análisis de los datos.
  • SAP en el 2012 ha mejorado considerablemente su propuesta Mobile BI.  Ofrece una serie de recursos para desarrolladores integrados en la plataforma SAP Mobile (basada en Sybase Unwired Platform) ofreciendo diseño de aplicaciones, administración y seguridad de dispositivos.
  • Se destaca la integración SAP BusinessObjects BI con SAP StreamWork, propuesta cloud para la toma de decisiones en un entorno colaborativo utilizando documentos BI.
  • SAP Predictive Analysis, ha reforzado el análisis predictivo de SAP, explotando las capacidades analíticas que brindan la integración con R y el procesamiento en memoria de SAP HANA.
  • También se menciona las aplicaciones analíticas construidas sobre SAP HANA, como CO-PA Accelerator o SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC). (?) Pero Gartner, mencionar estos aspectos podría ser más idoneo considerarlos en un informe sobre plataformas de Enterprise Performance Management (EPM) que en un informe sobre Business Intelligence.  En todo caso, se ha debido destacar más la integración de BI4 con SAP HANA.

Las valoraciones de los clientes, depende que versión utilicen

  • Limitaciones para un despliegue más amplio: Calidad de Software 20,17%, el promedio de sector es 6,2%.
  • Problemas con el software: SAP es el fabricante con mayor porcentaje de todo informe que obtiene el calificativo “No confiable, inestable o con errores” especialmente señalada a la falta de integración de SAP BW con Web Intelligence, Crystal Reports y Dashboards (Xcelsius). Pero esta respuesta tiene una mejora significativa en los clientes que utilizan una versión más reciente:
    • SAP BusinessObjects XI 3.1 (BO XI 3.1) 29,63% y SAP BusinessObjects BI 4.0 FP3 (BI 4.0 FP3) 16,67%.
  • La valoración de la experiencia con el producto y la calidad de servicio percibida por los clientes (customer experience y sales experience) ha mejorado pero también recibe una calificación por debajo de promedio y diferente según la versión del producto que se utiliza (escala del 1 al 7):
    • Customer experience (Soporte): BO XI 3.1 (4,32), BI 4.0 FP3 (5.0) y media del sector (5,71)
    • Sales experience: BO XI 3.1 (4,15), BI 4.0 FP3 (4.94) y media del sector (5,77).
  •  Los clientes identifican, de las 15 funcionalidades de una plataforma BI & BA, el reporting y consultas definidas por el usuario, como las fortalezas de SAP. La valoración de las funcionalidades es muy dispar según qué versión utilizan los usuarios (escala del 1 al 10):
    • Reporting y Ad hoc query: BO XI 3.1 (7,74) y BI 4.0 FP3 (8.75)
    • Integración con MS Office: BO XI 3.1 (7,05) y BI 4.0 FP3 (8.10)
    • Mobile BI: BO XI 3.1 (5,9) y BI 4.0 FP3 (8.10)
  • Otros indicadores:
    • Complejidad de integración (escala del 1 al 4, mayor número señala más complejidad): BO XI 3.1 (2,67), BI 4.0 FP3 (2.06) y media del sector (1,65)
    • Número promedio de días para crear un informe: BO XI 3.1 (6,77), BI 4.0 FP3 (5.43) y media del sector (3,95 días)

El Business Intelligence y Business Analytics, según #Gartner


Comenzando a leer el resumen del informe “Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms 2013” de Gartner:

Según la visión de Gartner, el Business Intelligence (BI) y Business Analytics (BA) deberían conformar una plataforma única, la cual debería ofrecer hasta 15 principales funcionalidades, agrupadas en tres grandes categorías:

Funcionalidades por categorias de una plataforma de Business Intelligence y Business Analytics, vista como una única unidad

Integración

  • Infraestructura BI. Debe ser única y común para gestionar todos los recursos y funcionalidades de la plataforma.
  • Gestión de metadatos. Deben ser reaprovechables y base para definir nuevos objetos. La plataforma de brindar las herramientas para gestionarlos.
  • Herramientas de desarrollo.  Debe brindar los recursos necesarios para diseñar aplicaciones analíticas que puedan ser integradas a los procesos de negocio u otras aplicaciones.
  • Colaboración. Debe facilitar el intercambio de idea o diálogos entre usuarios que analizan la información a través del uso de anotaciones, chats o foros.

Distribución de la información (Information Delivery)

  • Informes (Reporting). Facilidades para crear informes con formato e interactivos, con o sin parámetros y posibilidades de programar su distribución
  • Tableros de datos (Dashboards). Informes para Web o dispositivos móviles con pantallas táctiles que indiquen el estado de una métrica de rendimiento en comparación con un objetivo o valor objetivo.
  • Consultas personalizadas (Ad hoc query). Permitir a los usuarios elaborar sus propias consultas, para lo que resulta muy necesario contar con una capa semántica.
  • Integración con Microsoft Office.  Especialmente con MS Excel, ofreciendo las posibilidades de análisis integradas con todas las características que ofrece este programa de hojas de cálculo.
  • Búsquedas (Search-based BI). La interfaz de usuario deberá ofrecer funcionalidades de búsqueda de datos estructurados y no estructurados.
  • Movilidad (Mobile BI). Facilitar la distribución de contenidos BI o analíticos a través de los dispositivos móviles ya ea a través de publicaciones y/o modo interactivo.

Análisis (Analysis)

  • Procesamiento analítico en línea (Online analytical processing – OLAP). Permite a los usuarios acceder a los datos a través de consultas ad hoc con cálculos y resultados rápidos, posibilitando los análisis desde diferentes niveles de agregación de la información utilizando técnicas como  “slicing and dicing” o “drilldown / drillup”.  Del mismo modo, esta característica debería facilitar la construcción de escenarios “What if”. La posibilidad de esta característica podría implicar arquitecturas da datos multidimensionales, relacionales o inclusive técnicas de procesamiento en memoria.
  • Visualización interactiva (Interactive visualization). Posibilidad de mostrar los importes a través de imágenes y gráficos, en vez de tablas de filas y columnas.
  • Minería de datos y modelado predictivo (Predictive modeling and data mining). Aplicación de algoritmos matemáticos y técnicas estadísticas para facilitar la identificación de características en un conjunto de datos a través del tratamiento de variables (Variable = atributo o propiedad que admite diversos datos. Las Variables Categóricas clasifican a los sujetos facilitando su agrupación. Las Variables Continuas toman un número infinito de valores).
  • Cuadros de mando (Scorecards). Alineación de los indicadores claves de rendimiento (KPIs) con los objetivos estratégicos de los negocios a través del diseño de paneles.
  • Modelado Prescriptivo, simulación y optimización  (Prescriptive modeling, simulation and optimization).  El análisis prescriptivo es el siguiente paso o un complemento del análisis predictivo, el cual, a partir de un modelo predictivo sugiere la decisión o decisiones que podrían tomarse.

Best Practices para #BI4 con SAP NW BW


Si estás buscando un punto de referencia para iniciar el diseño de informes (reporting), tableros (dashboards) o cuadros de mando (scorecards) te sugerimos revisar la nota 1583742.  Este documento  tiene adjunto tres ficheros ZIP los cuales contienen varios informes Web Intelligence y visualizaciones Dashboards (Xcelsius) para ser desplegados utilizando como fuente de datos SAP Netweaver BW.  Tienes una guía detallada para utilizarlos e implementar los universos que se necesitan.  Es necesario SAP BusinessObjects BI 4.0. SP1 o actualizaciones superiores.