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IBM Cognos Express, una solución PYME no tan sólo por un menor precio


La nueva solución de IBMIBM Cognos Express, dirigida a la PYME (siempre identificado como un segmento de enorme potencial, por las relativamente pocas inversiones en Tecnologías de la Información – TI – que se han efectuado hasta ahora y por el gran número de organizaciones que la conforman), resulta singular, en comparación a otras propuestas dirigidas a este sector.

IBM Cognos Express no es un clásico “software PYME”, un producto con menos características a un precio más bajo, sino que ante todo, combina características de productos complementarios, necesarios en la gestión de cualquier entorno de negocios.  Al parecer, el diseño de esta solución es consecuencia del estudio que realizó IBM alrededor del mundo entre más de 2500 CIOs, en dicho estudio, el 83% del segmento medio, identificaban a las soluciones de Business Intelligence y Análisis como herramientas prioritarias para contribuir a mejorar la competitividad y reducir los gastos en sus empresas.

Características del producto

La nueva propuesta de IBM, denominada como un “todo en uno”, incluye características de Business Intelligence y Planificación, entre otras cosas, facilita la elaboración de informes, el análisis, cuadros de mando, presupuestos y previsiones.  La configuración básica del producto puede entrar en funcionamiento en unas cuantas horas, luego se podrán incluir características adicionales progresivamente.

La solución incluye tres componentes, que pueden adquirirse conjuntamente o según las necesidades:

  • IBM Cognos Express Reporter. Permite acceder, modificar o crear informes.
  • IBM Cognos Express Advisor. Con características gráficas, cuadros de mando y drill-down facilita el análisis del negocio.
  • IBM Cognos Express Xcelerator. Permite tareas de planificación y análisis utilizando las clásicas hojas de cálculo de Excel.

IBM Cognos Express Dashboard

Una curiosidad, al igual que otros fabricantes, en la documentación de presentación de IBM Cognos Express, también se hace el ofrecimiento utópico, de una menor dependencia del personal de TI.

Referencias:

aníbal goicochea

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Adiós al Spreadsheet Planning


El uso de los programas de hojas de cálculo en los negocios ha llegado a tal nivel de dependencia, que en ocasiones, consideremos un ordenador sin Microsoft Office (o similar), como un equipo inservible o defectuoso.   Los usos son innumerables, desde simples listados hasta complejas planificaciones con decenas de hojas y ficheros enlazados.  Quizás, su uso es más antiguo y frecuente que el mismísimo buscador de Google, y no han recibido reconocimiento alguno, como un Premio Príncipe de Asturias, talvez, porque hasta no hace mucho, la mayoría de las aplicaciones de este tipo eran de pago.

Spreadsheet Planning, Planificación en hojas de calculo o Gestion del Caos

¿Practicas el Spreadsheet Planning?

La “planificación en hojas de cálculo” o el “Spreadsheet Planning” (en ocasiones una expresión en inglés parece más “sofisticada” de lo que realmente significa) según innumerables informes, es el uso de mayor riesgo que se le da a las hojas de cálculo en las empresas.  Elaborar de este modo una planificación del negocio, el principal instrumento que guiará las acciones de los colabores para lograr los objetivos corporativos, presenta, entre otras cosas, lo siguientes inconvenientes:

  • Inversión excesiva de tiempo en su uso y administración.
  • Alta probabilidad de error por manipulación incorrecta de fórmulas o falta de actualización.
  • Poca flexibilidad para la elaboración de informes.
  • Excesivas tareas operativas y pocas actividades de análisis.
  • Rígidos o escasos niveles de seguridad (Usuarios/Datos).
  • Pocas facilidades para realizar un adecuado control de versiones.
  • Perdidas de información.
  • Complejas búsquedas de información.
  • Alteración o inexistente definición del flujo operativo a seguir.

Debemos tener presente, que los programas de hojas de cálculo fueron diseñados para facilitar la ejecución de tareas puntuales y no para gestionar procesos, tal como un proceso presupuestario.

¿Hay otra forma de hacer una planificación?

Los usuarios de las diferentes unidades de negocio de la gran mayoría de las empresas, no importando sus características o fines, tienen una cosa en común: Utilizan un software de hojas de cálculo, la alta frecuencia de uso, ha permitido que los usuarios se desenvuelvan muy bien con estas aplicaciones.  Las soluciones para la planificación financiera y operativa que están teniendo mayor aceptación, son las que han considerado este aspecto.

Una de estas herramientas es SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC para los amigos o OutlookSoft para los viejos conocidos) es una propuesta para organizar las tareas de planificación, el usuario, seguirá interactuando con su conocidas hojas de cálculo en Excel, pero la información residirá finalmente en una base de datos (BBDD).

Con SAP BPC, las hojas de cálculo son utilizadas como formularios para introducir o mostrar información, no para almacenar los datos.   Las tareas de formación o el tiempo de adaptación a la nueva herramienta, es mínimo, al ser un entorno conocido para el usuario.  Por otro lado, al estar organizadas en una BBDD, los inconvenientes antes mencionados, relacionados a la seguridad como a la gestión de la información, son ampliamente superados.

Por ejemplo, en siguiente vídeo (un poco rudimentario, habrá que repasar algunas lecciones de edición videos) mostramos imágenes de un proceso presupuestario para una supuesta cadena de retail.  Las características a destacar, son las siguientes:

  • Se han diseñado formularios para introducir los datos del presupuesto.
  • Los formularios, fórmulas y demás cálculos, se encuentran centralizados con los correspondientes niveles de seguridad.
  • Se ha reflejado una estructura organizativa similar a la utilizada para el proceso presupuestario (Zona – País – Región – Tienda).
  • Se han descrito la secuencia de pasos y acciones que deben seguir para realizar el proceso exitosamente, para cada punto de venta de la organización.
  • Se han asignado responsabilidades para cada acción y conjunto de datos.
  • A partir de la información introducida se podrían diseñar informes y cuadros de mando, para que el usuario sólo tenga que consultarlos y analizarlos.
  • Adicionalmente, se podrían diseñar procesos de exportación de datos para otros sistemas.SAP BPC - Un Formulario para un proceso presupuestario

Vídeo SAP BPC en un proceso presupuestario

De cualquier modo, si decide continuar con su procedimiento actual, puede “profesionalizar” el “copy/paste” con CopyPasteTool.

Enalace relacionados:

aníbal goicochea

¿Con estos artículos, estamos acercando las TI a la PYME?


Hasta no hace mucho tiempo, para estar medianamente informados, nos acercábamos a nuestro “puesto de prensa de confianza”, previa distendida revisión de publicaciones, adquiríamos alguna revista de nuestro interés, en nuestro caso particular, sobre Tecnologías de la Información (TI).  Ahora, consumimos menos publicaciones impresas y más en formato digital, en parte, por el espíritu ahorrador que ha surgido en muchos de nosotros y sobre todo, porque Internet ofrece información más actualizada y resulta más práctico y fácil de gestionar.  Con algunas “Alertas” y unos cuantos RSS, ya tenemos nuestro “sistema de información personalizado”.

En esta nueva era, de abundante contenido digital (fácil de publicar y más fácil de leer), observamos un estilo muy repetitivo para dirigirse a la pequeña y mediana empresa (PYME) en la prensa de las TI.  Con titulares apocalípticos, acusadores y generalizados; especialistas explican diversas herramientas tecnológicas, con un estilo que se asemeja a un ataque verbal. Si aquel inocente personaje, de un popular programa cómico de la televisión, los leyera, estaría diciendo: “Ya estamos otra vez, la PYME es tonta”.

Ya estamos otra vez, la PYME es tonta

El distanciamiento de la PYME con las Tecnologías de Información, es el mismo que se podría observar con el Marketing, Finanzas, Operaciones, Seguros, Fiscalidad, Exportaciones, Mercados Internacionales, etc.; ¿Deberíamos exigirles que sean expertos conocedores en todos estos ámbitos? Con una plantilla promedio menor a 10 colaboradores, además de conocer y gestionar su negocio ¿deberían saber como aplicar la tecnología en sus procesos?

En todo caso, los llamados en divulgar las ventajas de la aplicación de las Tecnologías de la Información en las empresas, ¿lo estamos haciendo bien? Las consultoras especializadas en TI que se dirigen a la PYME ¿están sabiendo llegar al público objetivo con el mensaje, estilo y formato adecuado?

En la PYME, como en la gran empresa, la aplicación de una tecnología o herramienta, responde a la priorización de necesidades, disponibilidad de recursos y el adecuado aprovechamiento de las oportunidades.

En la PYME, como en la gran empresa, no requieren contar con personal especializado en TI. Lo que si deberían saber, es a quien recurrir para que les aporte el consejo y conocimiento que necesitan.

Las Tecnologías de la Información es un sector muy dinámico y en constante evolución, son las empresas consultoras especialistas en TI, las responsables en conocerla y por su experiencia y trayectoria, sabrán sugerir la factibilidad de su aplicación y colaborarán en su implementación, según las necesidades de los usuarios.

Creemos que deberíamos evitar este estilo de artículos; tan trillados y por los visto, aportan pocos resultados. Sobre todo no cumplen su principal objetivo: Acercar las Tecnologías de la Información a la PYME.

aníba goicochea

CrystalReports.com … ¿Gratis? … ¡Gracias!


Las ofertas, promociones, las denominadas “muestras gratis” se incrementan, el “pruébelo ahora y si le gusta, lléveselo”, en los últimos meses, es el recurso más habitual en las estrategias comerciales de productos y servicios.

También en el mercado de soluciones de Business Intelligence ya no resulta tan novedoso que un producto, de las denominadas marcas líderes, ofrezca versiones gratuitas de alguno o casi todos sus componentes.

CrystalReports.com es una solución que permite compartir, entre usuarios que uno elija, informes y cuadros de mando a través de la Web.  No se requiere ninguna instalación o configuración compleja, basta con darse de alta en el servicio, cargar los documentos elaborados en Crystal Reports o Xcelsius, invitar a algunos usuarios y listo, tenemos un portal para compartir información de negocios a través de Internet.

CrystalReports.com es una solución pensada para la pequeña o mediana empresa (SAP SME, Small Business and Midsize Companies), dispone de una versión de prueba ilimitada (en tiempo), la que permite la conexión de 3 usuarios de tipo administrador y 10 documentos (o el equivalente a 50 MB), adicionalmente permite invitados (guest) para que visualicen los documentos que se autoricen.  Permite definir carpetas, grupos de usuarios y asignar permisos; muy fácil de usar.

crystalreports_com una solucion para compartir documentos de SAP SME

Considero que contar con versiones gratuitas de productos de esta categoría, no tan sólo debería verse como una oportunidad para ahorrar o evitar mayores costes, sino también para evaluar, en primera persona, las características del software y valorar una versión de pago que ofrezca mayores prestaciones al usuario.

La versión de escritorio de esta solución, también gratis, es Crystal Reports Viewer.

aníbal goicochea