Consultoría – Página 21 – aníbal goicochea

Primero, Organicemos la Gestión de la Información

Si la mayoría estamos en “crisis”, ¿será porque hemos tomado las decisiones menos acertadas? Y si así, ¿nuestro proceso decisional está fallando?, ¿hemos recibo la información adecuada (flexibilidad)?, ¿la información la recibimos oportunamente (velocidad)? o ¿nuestra cultura o política interna influye negativamente en nuestras decisiones?

En las empresas, pareciera que cuando buscamos una solución para mejorar el “proceso de toma de decisiones” no centramos en la velocidad en que se emiten los informes, quizás esta “necesidad” que reclaman los usuarios se deba a que Google nos ha mal acostumbrado con resultados de búsquedas en Internet en segundos. Como apunta el artículo de referencia, contar con más informes y más inmediatos no garantizan una mejora en el proceso decisional, porque las personas tendremos la misma capacidad, limitada por el tiempo y el volumen de información, que podemos leer y analizar.

No necesariamente las deficiencias que pudiese tener una organización en cuanto a la obtención y distribución de la información, se deban a la velocidad de procesamiento de sus ordenadores. Detrás de esa “demora”, pueden estar produciéndose situaciones como las siguientes:

Poca flexibilidad en la información. Los denominados “informes estándar” son útiles, pero con la variabilidad de los parámetros del mercado, resulta difícil prever todos los informes que se requieren o requerirán en el futuro. Una ambiciosa definición de estándares podría ocasionar confusión y en el mejor de los casos, muchos de estos informes no se llegarán a utilizar.
Procesos decisionales sin objetivos claros. El objetivo debería ser lograr una toma de decisiones más rápida, lo cual no necesariamente implica informes más rápidos.
Falta de identificación de la información crítica o importante. Los usuarios, en ocasiones, solicitan más información de la que realmente pueden “digerir”. Comprender como se utiliza la información, determinará la forma de mejorar la velocidad y flexibilidad de la información.
No se Identifica donde se produce el cuello de botella. La demora puede producirse en el flujo de la información o en el propio proceso de toma de decisiones. El rendimiento de una organización está determinado por la inmediatez con la que se decida y no por la rapidez con la que se emitan sus informes.
No se identifica las razones porque se tarda en obtener información interna. Considero lo siguiente:
- La “obsesión” por los datos de gran calidad, puede implicar la inversión de más tiempo y personas, “la rapidez suele ser más importante que la precisión”.
- La solicitud de información que luego no se utiliza. Consumir información requiere tiempo y atención.
- Se debe identificar la información que se requiere con mayor rapidez y flexibilidad, así como su temporalidad. En un mundo ideal, se debería contar con un cronograma para cada categoría de información.

Cómo mejorar

Todos los directivos deberían tener en mente una pregunta bien definida y una pregunta complementaria en todos los debates sobre rendimiento, de este modo, se podría acelerar el proceso de averiguar cuál es el problema y centrar los esfuerzos en resolverlo.
Preguntarse si es necesario imprimir los informes o saturar las bandejas de entrada de los usuarios con los informes en formato electrónico, porque en muchos casos no se consultan y sólo se acceden a ellos cuando se necesita. Más aconsejable puede resultar, el uso de Alertas (informes parciales que se emiten cuando ciertos indicadores del negocio están fuera de los rangos permitidos o normales).
Identificar los informes estándar innecesarios, puede conllevar a la optimización de los procesos de generación y consolidación de los datos.
Se debería tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La mejora de la velocidad para obtener información que permite la tecnología, debería servir para ofrecer más libertad y flexibilidad a los usuarios en sus labores de análisis de datos.
- La situación económica determina el tipo y la rapidez con la que se requiere una información.
- La necesidad de disponer información con mayor rapidez, está influenciada por la capacidad de procesamiento de los grupos de referencia (competidores).
- La frecuencia en que varía la información debería ayudar a definir la periodicidad en que los informes se elaboren.
Por último, agregaría que un ordenamiento del acceso a la información también debería conllevar los siguientes aspectos:
- Brindar los mecanismos adecuados para que los usuarios puedan acceder a la información con facilidad en el momento que lo requieran y puedan compartirla con otros usuarios de la organización.
- La información que se requiere con mayor rapidez, no es estática y varía según diversas coyunturas, por este motivo resulta indispensable brindar las facilidades para que los usuarios puedan elaborarla/obtenerla (repoting self-service).

Referencia: Harvard Deusto Business Review

«Comparativas» con un final conocido, también en BI

En alguna ocasión hemos visto comparativas sobre opciones que se tiene sobre diferentes tecnologías, sabiendo en todo momento cual será la “conclusión” o “herramienta recomendada”. Se hacen, quizás para seguir un trámite, a pesar de la inversión de tiempo que estas tareas pueden conllevar.

Se convoca a fabricantes y partners, para que elaboren informes, tablas y matrices para comparar diferentes factores técnicos y comerciales (forma de pago, mantenimiento y sistema de licencias), pero un motivo tan simple como puede ser “ya hemos comprado el producto” u “otras filiales usan tal marca”, determinan el resultado de estas “comparativas”.

Un buen ejemplo, a pesar que corresponde al año 2008, es el que sucedió en Bayer América del Sur, que de un sistema manual de elaboración de informes pasaron a una plataforma de Business Intelligence, pero antes, hicieron una comparativa de los principales herramientas de BI: Business Objects (antes de la compra por parte de SAP), MicroStartegy, QlikView y Cognos (antes de la compra por parte de IBM).

Luego de descartar a QlikView y Business Objects, no por factores técnicos, Bayer Sur, optó por Cognos, no porque considerasen que fuera mejor opción que MicroStrategy, sino porque en la sede principal, en Alemania, ya estaban trabajando con este producto… Hoy por hoy, la sede principal utiliza MicroStrategy,… plop!

Cualquier herramienta que escoja una organización, si cuenta con un sistema artesanal de elaboración de informes, seguro que será un “caso de éxito”, pero habría que mirar con más perspectiva de futuro, considerar los aspectos que potenciarán el crecimiento de la plataforma o su integración con otros entornos.

Referencia: (aquí)

Best Practices para SAP BI BusinessObjects 4.0

Si no tienes mucha experiencia y vas a comenzar, de cero, a diseñar la plataforma de Business Intelligence que requiere una organización, los primeros pasos pueden suponer mucho esfuerzo y quizás demanden más tiempo de lo previsto.

Contar con unas pautas, lineamientos, referencias o buenas prácticas puede ser de gran ayuda para ponerse en marcha. Por este motivo SAP ofrece sus best practices para SAP Business Intelligence, basado en SAP BusinessObjects y actualizado a SAP BI BO 4.0. Este documento se encuentra traducido al español (aquí), pero siempre debería consultarse la versión en inglés (aquí).

Estas buenas prácticas señalan los informes y dashboards a desplegar, así como los KPIs que deberían incluirse para seis posibles escenarios:

Gestión Financiera y Controlling (Financial)
Ventas (Sales)
Servicios (Service)
Compras (Purchasing)
Fabricación (Manufacturing)
Presidente (CFO)

Si eres usuario de SAP ERP y deseas desplegar SAP BusinessObjects (con Crystal Reports y Xcelsius incluido) puedes solicitar esta Best Practices que incluye los informes y tableros de indicadores para que luego los personalices.

En la implementación de cuadros de mando, lo importante no es el precio

En la adopción de una gestión de a través de cuadros de mando y tableros de indicadores para todos los niveles de una organización, en la elección de la herramienta a utilizar, el precio no debería ser un aspecto determinante, hay alternativas de diversas tarifas y algunas muy económicas, como Xcelsius (SAP Dashboard Design) edición departamental. El principal aspecto a tener en cuenta debería ser el valor o beneficio que puede obtener la organización.

En la adopción de una gestión de a través de cuadros de mando y tableros de indicadores para todos los niveles de una organización, en la elección de la herramienta a utilizar, el precio no debería ser un aspecto determinante, hay alternativas de diversas tarifas y algunas muy económicas, como Xcelsius (SAP Dashboard Design) edición departamental. El principal aspecto a tener en cuenta debería ser el valor o beneficio que puede obtener la organización.

Seguro que estaremos de acuerdo que los scorecards y dashboards, no tan sólo son visualizaciones vistosas de algunos indicadores de la empresa. Consideramos que estas herramientas, adecuadamente implementadas, pueden contribuir en los siguientes aspectos:

Comunicación de los planes y objetivos que sigue la organización.
Informar el avance o consecución de los objetivos.
Implicación de los colaboradores.
Motivación y sentido de pertenencia.

Saber hacia dónde se va, conocer dónde se encuentra y comprender qué aportamos, como miembros de un equipo, son los desencadenantes para actuar y realizar la más adecuada toma de decisiones.

Los aspectos ha considerar en la elección de una herramienta de diseño de cuadros de mando, en gran medida, debería basarse en los siguientes aspectos:

Facilidad de implementación y mantenimiento.
Conocimiento y difusión de la herramienta (Comunidad de usuarios, documentación y formación)
Facilidad de integración con fuentes de datos externas.
Posibilidades de complementarla o integrarla con otras herramientas o plataformas de Business Intelligence.

El siguiente aspecto a considerar en la implementación de cuadros de mando en una organización, es si se optará por un desarrollo interno o será necesario la colaboración de consultores especializados, no tan sólo técnicamente, sino que también cuenten con el conocimiento y la experiencia en la identificación de indicadores claves y en el diseño de visualizaciones eficientes. Cualquiera que sea la vía elegida, seguro que podremos colaborar en una iniciativa de estas características, por ejemplo, con nuestro video curso de formación en Xcelsius (herramienta de diseño de cuadros de mando para entornos SAP y no SAP).

«Promociones» en servicios TI

Leyendo una entrada en un “debate” en un grupo de Linkedin, me he quedado con un gran interrogante en la cabeza por dos motivos, por un lado, referirse directamente a las personas como “recursos” (algo muy distinto es llamar a un área como “Recursos Humanos”) y por otro lado, ofrecer “recursos informáticos” a precio de ganga y en una red social, me resulta muy difícil de asimilar… plop!!!