Clichés en el Business Intelligence

Si buscamos la diferenciación, deberíamos buscar otros argumentos que faciliten la compresión de esta tecnología, sino, larga vida a los clichés en el BI.


En libros, manuales, artículos sobre Business Intelligence (BI), ya sean impresos o a través de Internet, hay un conjunto de frases que se utilizan repetidamente, nos referimos a expresiones similares a las siguientes:

  • “para la mejor toma de decisiones”,
  • “se logra una ventaja competitiva”,
  • «la información correcta en el momento oportuno»
  • «única versión de la verdad»

Se recurren excesivamente a estos clichés para explicar las ventajas y características de esta tecnología.  Las propuestas de servicios que realizan algunas empresas de consultaría también se hacen eco de estas frases, resultando difícil diferenciarlas entre la cada vez más grande marea de competidores.

¿Ventaja Competitiva?

Para que una característica de una compañía pueda ser señalada como «ventaja competitiva», en primer lugar, debe ser difícil de imitar.  ¿Qué puede impedir que una empresa implemente una solución de las tecnologías de la información similar a la de sus competidores?, consideramos que en gran medida, es una decisión basada en una cuestión económica.  Una ventaja competitiva se podría desarrollar con el uso progresivo de la solución de BI, incluyendo en la cultura de la organización el uso de la información en la gestión.

¿Mejor toma de decisiones?

La simple implementación de una plataforma de Business Intelligence no es la «barita mágica del management».  Consideramos que las mejores tomas de decisiones se producirá si los colaboradores implicados conocen las particularidades de su área de gestión y conocen el uso de las herramientas implementadas. Una acción se sugiere inmediatamente; Formación, asegurando que los usuarios finales conocen, no tan solo los aspectos técnicos, sino también, los detalles funcionales.

Si buscamos la diferenciación, deberíamos buscar otros argumentos que faciliten la compresión de esta tecnología, sino, larga vida a los clichés en el BI.

aníbal goicochea

La herramienta de BI más idónea para el usuario

La selección del componente adecuado debería ser consecuencia de un análisis teniendo en consideración los requerimientos de la organización, el perfil de los usuarios, distinguiendo entre lo que el usuario quiere y lo que realmente necesita y evaluando otros factores como la cultura, la estrategia y visión de futuro de la empresa.


Sea cual sea la plataforma de Business Intelligence (BI) que se elija, nos encontraremos con más de un componente que puede ser  útil para visualizar o presentar la información.  Al menos esto es lo que ocurre con SAP BusinessObjects, hasta hace no mucho tiempo la plataforma de Business Intelligence de SAP, tenía un componente para cubrir las necesidades de reporting y análisis.

Desde la llegada de BusinessObjects a la familia SAP, la especialización de los componentes se ha hecho más notoria, lo que genera, al momento de elegir “el más idóneo”, un debate apasionado, no sin que falten algunos “románticos” que siguen añorando al viejo BEx, ya condenado a la extinción y el olvido.

“Escuchando” a Ingo Hilgefort, la selección de los componentes de BI a utilizar, debería basarse, principalmente, en el análisis de las necesidades de la organización y en la evaluación de las competencias de los tipos de usuarios que la integran.  La identificación de los usuarios que harán uso de la información, debe dirigirse en la evaluación de sus objetivos, tareas habituales y en el uso de otras herramientas. Según estos criterios, podemos identificar tres grandes categorías de usuarios:

Information Consumer

Objetivos

  • Revisar regularmente los informes
  • Efectuar un seguimiento a determinadas partidas, cuentas o conjuntos de datos
  • Revisar los datos reales versus objetivos

Tareas que efectúa

  • Uso de informes existentes (Búsqueda, visualización/navegación, impresión, exportación a otros formatos y programar su actualización)
  • Uso de alertas (recepción y visualización)
  • Detallar necesidades para el diseño de nuevos informes.

Herramientas que utiliza

  • Hojas de cálculo, programas para la elaboración de documentos y presentaciones, correo electrónico y navegador web.

Business Analyst

Objetivos

  • Analizar KPIs para identificar áreas de mejora
  • Profundizar el análisis en posibles anomalías
  • Utilizar los datos necesarios para la construcción escenarios en la planificación y previsión.
  • Potenciar en la empresa la toma de decisiones basadas en información sólida.

Tareas

  • Uso avanzado de informes (Preparación, edición y creación) basados en KPIs y necesidades puntuales de información.
  • Compartir resultados de análisis con los equipos directivos de la organización.

Herramientas

  • Hojas de cálculo, bases de datos, programas para la elaboración de documentos y presentaciones, correo electrónico y navegador web.

Executive and Management Team

Objetivos

  • Buscar la mejora de la compañía y el logro su estrategia a través del seguimiento a las métricas que miden el avance de los objetivos corporativos y el análisis de los posibles escenarios de planificación y previsiones.
  • Lograr la implicación de los empleados.

Tareas

  • Revisión regular de las métricas y KPIs de la organización.
  • Establecer objetivos y metas para facilitar la medición de la gestión.

Herramientas

  • Hojas de cálculo, correo electrónico y navegador web.

Concluyendo, la selección del componente adecuado debería ser consecuencia de un análisis teniendo en consideración los requerimientos de la organización, el perfil de los usuarios, distinguiendo entre lo que el usuario quiere y lo que realmente necesita y evaluando otros factores como la cultura, la estrategia y visión de futuro de la empresa.

aníbal goicochea

La Carta a los Reyes en un proyecto de BI

Además de las típicas necesidades, hay otros aspectos que deben ser tomados en consideración para diseñar o sugerir una solución, aspectos tales como el perfil de los usuarios, la estrategia global de la empresa o la cultura corporativa también deberían analizados.


Revisando uno de los últimos libros de Ingo Hilgefort (uno de los principales referentes en SAP BusinessObjects), encontramos un apunte del que podríamos extraer una lista de las necesidades/requerimientos comunes o universales en un proyecto de Business Intelligence (BI).

(Imagen de «el blog de carlos»)

Además de las clásicas características que se solicitan, tales como, amigabilidad, facilidad de uso e intuitivo, hay unos pedidos infaltables al iniciar un proyecto BI o en la toma de requerimientos:

Sobre el acceso a la información

  • La información deberá estar disponible a través de las aplicaciones Microsoft Office (especialmente en MS Excel) y accesible en entorno Web.
  • Información online y offline y distribución vía mail.
  • Los informes presentarán los datos precalculados y el usuario podría “refrescar” cuando lo necesite.
  • Posibilidad de solicitar, con la misma transparencia para el usuario, información histórica, así como la generada en tiempo real y facilidades para establecer comparativas.

Diseño

  • Diseño de documentos estándares tales como la hoja de balance o estado de perdidas y ganancias deberá ser lo más similar el diseño actual.
  • Facilidades para cambiar las dimensiones o perspectivas de análisis de la información, p.e. de visualizarla semanalmente y por ciudad a presentarla por región y trimestre.
  • Uso de jerarquías de datos para facilitar la navegación a través de los diferentes niveles de agregación de la información (drill down y drill up)
  • Considerar la dependencia del tiempo en la definición de jerarquías tales como centros de coste o centros de beneficio (jerarquías/dimensiones dinámicas)
  • Definición de escenarios para el análisis (what-if analysis), permitiendo la variación de ciertos parámetros, dentro de un rango de posibles valores y presentar su repercusión sobre todos los demás indicadores. Muy propicio en la elaboración de planificaciones

Amigabilidad

  • Se debe proporcionar facilidades al usuario para crear nuevos cálculos/fórmulas y la posibilidad para compartirlos con otros usuarios.
  • El usuario podrá definir nuevo informes o modificar los existentes para obtener nuevas versiones.

Reutilización / Reciclaje

  • Aprovechar «al máximo» el trabajo realizado en los sistemas actuales.

Gestión Estratégica

  • Gestión de alertas para los principales indicadores claves gestión del negocio o KPIs ( Key Performance Indicators).
  • Presentación de los KPI de la empresa y unidades de negocio en cuadros de mando.

Seguridad / Administración

  • Gestión de la seguridad de la información.
  • Estimación del tiempo de espera aceptable para la presentación de la información según características del informe (5 a 10 segundos)
  • Las fuentes de información a utilizar son diversas, su presentación en informes debe ser transparente para el usuario.

Seguro que la lista de «necesidades estándares» para un proyecto de Business Intelligence podría incluir algunos otros aspectos, pero por más similitud que exista entre los requerimientos de reporting/visualización de una empresa y otra, las soluciones y herramientas no tienen porque ser similares.  Hay otros aspectos que deben ser tomados en consideración para diseñar o sugerir una solución, aspectos tales como el perfil de los usuarios, la estrategia global de la empresa o la cultura corporativa; también deberían ser analizados.

aníbal goicochea

Una mirada a la revista de AUSAPE

Una modesta opinión desde un punto de vista constructivo


Viendo la revista AUSAPE de noviembre del 2009, pareciera que SAP hubiera descubierto BusinessObjects, una empresa francesa que fue fundada en 1990 y cuyos principales productos, Web Intelligence y Crystal Reports, en 2007, el año de la adquisición por parte de SAP, llevaban más de una década como soluciones de reporting.

¿Usuarios?

El interés en el Business Intelligence, plasmado en la revista, especialmente en SAP BusinessObjects, vaticinaría un buen año, lleno de nuevos proyectos.  Este podría ser un supuesto válido, si los que expresaran este interés o inquietud fueran los usuarios, casi ausentes en una revista que lleva su nombre (Asociación de Usuarios de SAP España).  Consideramos que sería de mayor utilidad que estas corazonadas fueran acompañadas de algún estudio (por ejemplo: Las empresas buscan más tecnología para afrontar el 2010) en caso contrario, pareciera la «carta a los reyes magos».

Casos de Éxito

Tras la inmediata conclusión de un proyecto en TI, ¿cuanto tiempo debería pasar para decir que ha sido un “caso de éxito?, ¿Quién debería contar la experiencia, el usuario, la consultora o ambos?, ¿Además de los detalles meramente técnicos, podrían sopesarse otros aspectos, antes y después de la implementación?

(Imagen del blog de Enrique Dans)

Falta una versión online

Ya sea por un afán ecológico, conservación del medio ambiente o por la facilidad que supone una lectura desde el ordenador, creemos que sería útil una versión online de esta  publicación.  Sobre todo, si encontramos una afirmación tan categórica como “Sin DataWarehouse no hay Business Intelligence” sin dar opción a los lectores a opinar al respecto.

¿Sin DataWarehouse no hay Business Intelligence?

Hay más de un artículo que ha llamado nuestra atención, pero este en particular, ha significado más de un cabezazo contra la pared para ver si de este modo, lográbamos comprender al autor de este artículo.  En Tecnologías de la Información (TI), hacer afirmaciones categóricas o determinantes, donde las cosas evolucionan bastante de prisa y los abanicos de soluciones son sumamente amplios, “en un peligro”.

Consideramos que esta afirmación es inexacta, y si el mundo no se ha vuelto loco, sigue existiendo soluciones “On Demand”, como SAP BusinessObjects Data Federator (una solución Enterprise Integration Information) no es una solución ETL (Extract, Transform and Load) porque no replica los datos en otros sistemas.  Se basa en la utilización de tablas virtuales, pero que no contienen datos, que pueden ser utilizadas por otras aplicaciones como el Designer para crear Universos o por Crystal Reports para el diseño de informes.

Por último, “rizando el rizo”, en este mismo artículo, se llega a afirmar que contando con un DataWarehouse, “cualquier usuario sin experiencia técnica alguna podría crear sus propios análisis, informes o cuadros de mando sin mayor problema”,… plop!!!

Una modesta opinión desde un punto de vista constructivo, luego más,…

aníbal goicochea

Un Cuadro de Mando para RRHH (I)

Desplegar una serie de acciones coordinadas y con visión de futuro a mediano o largo plazo, amerita el uso de adecuados instrumentos de comunicación y control, en este sentido, los cuadros de mando se presentan como la herramienta idónea


Las empresas, ante un aniversario o un nuevo año, tienen una oportunidad de comenzar una nueva etapa, tienen ante si, un hito que puede ser su referencia para, a partir de entonces, aspirar a que las cosas evolucionen de distinta forma para obtener mejores resultados.  Si los procedimientos o mecanismos actuales no aportan los resultados esperados, porque no apostar por un cambio que contribuya a la diferenciación con respecto a los competidores y a la situación actual.

Buscando la fuente de la diferenciación

Si la diferenciación es un conjunto de características que percibe el consumidor y que determinarán su decisión de compra; nos preguntamos, además del precio y de los símbolos externos, ¿qué hace diferente a una empresa de su competencia?

¿Serán los procesos y maquinarias que utilizan?

Pensamos que no.  Zara, el caso de la marca de ropa de moda de bajo coste; sus procesos han sido analizados por especialistas, se han entrevistado a sus directivos, se han filmado vídeos, escritos libros y sus principales características se enseñan y debaten en casi todas las escuelas de negocio y el modelo sigue sin replicarse con éxito.

¿Serán los Sistemas de Información?

Pensamos que no.  Ya desde hace mucho tiempo, un sistema de información no constituye una ventaja competitiva para una empresa, entendiendo como ventaja competitiva, una característica duradera y difícil de imitar.  El desarrollo de soluciones estándares tales como los ERPs, hace factible que una empresa del TOP100 de EEUU utilice las mismas aplicaciones informáticas que una empresa de reciente creación en un país en vías de desarrollo.

¿Serán las Estrategias?

Pensamos que no.  Muchas empresas, inclusive de diferentes sectores, coinciden en la formulación de su visión, misión y objetivos estratégicos.  Expresiones tales como “ser los primeros del mercado” o “maximizar la rentabilidad del accionista” se repiten constantemente.  Es conocido el ejercicio de algunos eventos sobre cuadros de mando o estrategia en la que se pide a los participantes que escriban la misión y estrategia de sus empresas, se retiran nombres, y luego se solicita a los asistentes que identifiquen la que escribieron, la tarea no parece fácil.

La diferencia esta en las personas

Consideramos que la diferenciación esta en las personas que colaboran en poner en marcha un proceso, las que conocen o aprendieron a utilizar correctamente la maquinaria o equipos que requieren para hacer su trabajo.

La diferenciación esta en las personas que participan activamente en el desarrollo e implementación de los sistemas de información que se utilizarán para gestionar los procesos de negocio de la organización y que durante su utilización o puesta en producción, sugieren mejoras y contribuyen a consolidar estas soluciones informáticas.

La diferenciación esta en las personas que conocen la estrategia de la empresa, se identifican con ella, se interesan por conocerla, comprenderla y en saber cual es la contribución que se espera de ellas.

Ya no basta diferenciarse sólo por un menor precio, es necesaria la búsqueda de otros atributos que ayuden a identificar a una empresa, tales como calidad, satisfacción del cliente, prestigio de marca, conocimiento o innovación, todos ellos características intangibles, que sólo se logran con la contribución de un equipo de colaboradores identificados con la corporación.

Otro estilo de Gestión

Cierto, lo que persigue toda organización es mejorar sus indicadores económicos, de acuerdo, pero para lograrlo hay varias vías, “las tradicionales”, conocidas por todos o las que se basa en un equipo de colaboradores que cuenta con la preparación adecuada y la Dirección de la Empresa se preocupe por potenciar en las personas la aptitud necesaria para que contribuyan a desplegar la estrategia y juntos logren los grandes objetivos corporativos.

Son muchos los estudios que demuestran la relación que existe entre los resultados financieros positivos y las buenas prácticas en la gestión de RRHH.  Trabajar en este sentido, desplegando una serie de acciones coordinadas y con visión de futuro a mediano o largo plazo, amerita el uso de adecuados instrumentos de comunicación y control, en este sentido, los cuadros de mando se presentan como la herramienta idónea.

El punto de partida

Como apuntábamos en un anterior post, no se trata de aplicar acciones aisladas o las que están de moda.  En primer lugar, se debe conocer y comprender la estrategia global de la organización.

Un análisis interno de la empresa nos permitirá identificar las características del equipo de colaboradores con la que se cuenta, identificando sus fortalezas y debilidades, podremos señalar la serie de acciones necesarias para poder hacer frente a las amenazas del mercado y aprovechar sus oportunidades (análisis externo) que seguro se han identificado en la formulación del plan estratégico de la empresa.  (…)

Referencias: El Cuadro de Mando Integral, Un Estilo de Gestión

aníbal goicochea