La Carta a los Reyes en un proyecto de BI


Revisando uno de los últimos libros de Ingo Hilgefort (uno de los principales referentes en SAP BusinessObjects), encontramos un apunte del que podríamos extraer una lista de las necesidades/requerimientos comunes o universales en un proyecto de Business Intelligence (BI).

(Imagen de “el blog de carlos”)

Además de las clásicas características que se solicitan, tales como, amigabilidad, facilidad de uso e intuitivo, hay unos pedidos infaltables al iniciar un proyecto BI o en la toma de requerimientos:

Sobre el acceso a la información

  • La información deberá estar disponible a través de las aplicaciones Microsoft Office (especialmente en MS Excel) y accesible en entorno Web.
  • Información online y offline y distribución vía mail.
  • Los informes presentarán los datos precalculados y el usuario podría “refrescar” cuando lo necesite.
  • Posibilidad de solicitar, con la misma transparencia para el usuario, información histórica, así como la generada en tiempo real y facilidades para establecer comparativas.

Diseño

  • Diseño de documentos estándares tales como la hoja de balance o estado de perdidas y ganancias deberá ser lo más similar el diseño actual.
  • Facilidades para cambiar las dimensiones o perspectivas de análisis de la información, p.e. de visualizarla semanalmente y por ciudad a presentarla por región y trimestre.
  • Uso de jerarquías de datos para facilitar la navegación a través de los diferentes niveles de agregación de la información (drill down y drill up)
  • Considerar la dependencia del tiempo en la definición de jerarquías tales como centros de coste o centros de beneficio (jerarquías/dimensiones dinámicas)
  • Definición de escenarios para el análisis (what-if analysis), permitiendo la variación de ciertos parámetros, dentro de un rango de posibles valores y presentar su repercusión sobre todos los demás indicadores. Muy propicio en la elaboración de planificaciones

Amigabilidad

  • Se debe proporcionar facilidades al usuario para crear nuevos cálculos/fórmulas y la posibilidad para compartirlos con otros usuarios.
  • El usuario podrá definir nuevo informes o modificar los existentes para obtener nuevas versiones.

Reutilización / Reciclaje

  • Aprovechar “al máximo” el trabajo realizado en los sistemas actuales.

Gestión Estratégica

  • Gestión de alertas para los principales indicadores claves gestión del negocio o KPIs ( Key Performance Indicators).
  • Presentación de los KPI de la empresa y unidades de negocio en cuadros de mando.

Seguridad / Administración

  • Gestión de la seguridad de la información.
  • Estimación del tiempo de espera aceptable para la presentación de la información según características del informe (5 a 10 segundos)
  • Las fuentes de información a utilizar son diversas, su presentación en informes debe ser transparente para el usuario.

Seguro que la lista de “necesidades estándares” para un proyecto de Business Intelligence podría incluir algunos otros aspectos, pero por más similitud que exista entre los requerimientos de reporting/visualización de una empresa y otra, las soluciones y herramientas no tienen porque ser similares.  Hay otros aspectos que deben ser tomados en consideración para diseñar o sugerir una solución, aspectos tales como el perfil de los usuarios, la estrategia global de la empresa o la cultura corporativa; también deberían ser analizados.

aníbal goicochea

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