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Miss “Mejor plataforma de BI”

Consideramos que no es fácil otorgar el título “Mejor plataforma de Business Intelligence”, pensamos que esta elección depende de cada organización, como apuntábamos en el post anterior, sabiendo lo que se necesita (objetivos) e identificado los datos con los que contamos (naturaleza o arquitectura) deberíamos realizar una valoración de los posibles candidatos teniendo estos dos aspectos presentes: objetivos del negocio y datos.

Nos parece que se ha perdido el hábito de las pruebas de concepto o se considera un gasto que se puede prescindir, decidir sólo por el precio o porque es la solución que tiene más usuarios, no garantiza que en su implementación no tengamos problemas, retrasos o nunca se alcancen los objetivos propuestos.

Si hoy, tendría que señalar las posibles plataformas de BI que podría adoptar una mediana o gran empresa, estas serían mis candidatas:

  • MicroStrategy
  • QlikView
  • SAP BusinessObjects

Pautas para un proyecto de BI

Internet ya tiene varios artículos sobre buenas prácticas para tener éxito en un proyecto Business Intelligence (BI), no deseamos llenar la Red con más best practices, pero tener las pautas básicas de un modo breve y conciso, nos ayudará a evitar a perder el enfoque del proyecto, o en todo caso, a reconducirlo.

En el artículo de referencia se mencionan una serie de aspectos a considerar, nosotros planteamos, ordenados por importancia y precedencia,  los siguientes:

  • Definición de los objetivos del proyecto en función de las necesidades del negocio.
  • Conocer mejor los datos a explotar (ubicación, composición o arquitectura).
  • Selección de la herramienta de BI a utilizar. (Realizar pruebas de concepto con las propuestas de los proveedores, consensuar resultados entre usuarios, el precio no debería ser un factor determinante).
  • Iniciar un despliegue paso a paso, comenzar por una unidad o proceso, cuyo impacto por la incorporación del BI en su gestión pueda ser mensurable.
Referencia: All Analytics

En BI, lo menos importante es el software

No todo es tecnología, al menos si al Business Intelligence (BI) nos dedicamos, no todo debería ser software, es más, en gran medida, comprender el negocio es fundamental para realizar una implementación de BI que brinde valor (que sea útil) a los usuarios que gestionan la organización.

Casi todas las organizaciones saben lo que tienen que hacer para ser rentables, pero quizás algunas no sepan medir lo que hacen para mejorar su eficiencia y eficacia, en estas tareas, conocer técnicas de análisis y estrategia, será de mucha ayuda.

Incluir de vez en cuando literatura asociada a la estrategia, puede ayudar a ampliar nuestra visión y facilitará la comunicación con los usuarios de negocios.  Si un primer libro tuviéramos que sugerir, este sería “Cuadro de Mando Integral, Personal y Corporativo” de Hubert K. Rampersad (Mc Graw Hill, del original en inglés “Total Performance Scorecard”).  Sobre el  Cuadro de Mando Integral han surgido muchos textos, pero este tiene u n enfoque diferente y muy didáctico, su edición original es del 2003, pero sus conceptos y metodologías que incluye, serán de mucha utilidad en una implementación de una plataforma de BI.

“Porque no vas a ver si está lloviendo”

En “mi pueblo”, donde nunca llueve, cuando una persona inoportuna o simplemente se quiere ganar tiempo para encontrar una solución al problema o respuesta a una consulta, con la que alguien nos aborda, se le dice al mensajero: “porque no vas [a la esquina] a ver si está lloviendo”.  En esta semana, he tenido la sensación que me lo han dicho un par de veces.

Servicio de soporte SAP BUsinessObjects, de primera

En las ocasiones en las  que he instalado BusinessObjects 4.0, siguiendo las opciones por defecto, no he tenido problemas, pero en el momento que se varía algo, porque no todos desean la misma unidad, idioma, base de datos para el CMS o Tomcat como servidor de aplicaciones Web, “algo pasa”, y siempre algo diferente.

Si abrimos una incidencia en el Marketplace, la respuesta es casi inmediata, y esto me parece muy bien por parte del equipo de personas que prestan este servicio. Pero en cuanto a la solución, esta dependerá en la medida que se hayan producido situaciones similares, si tenemos la suerte de ser los “primeros”, debemos estar prestos a realizar las verificaciones que nos sugieran.

Revisar logs, iniciar o detener, encender o apagar, crear o eliminar, todo bienvenido sea, para encontrar una solución y no volver a repetir las cosas, con ninguna garantía que no se volverá a producir el mismo problema.  Pero de todas las indicaciones que hemos recibido, ha sido comparar ficheros, en fecha y tamaño, la que nos haparecido la menos útil… Pero al final, lo hicimos, luego de lo cual nuestra respuesta fue “no, no está lloviendo”.

Apostamos por SAP BusinessObjects BI 4.0, mientras utilicemos lo estándar y tengamos paciencia a las conexiones con SAP.  SAP BO BI 4.0 esta disponible para todos usuarios, pero el ramp-up de algún modo continua, quizás con el SP3 o dentro de un par de meses más, tengamos una versión más estable.

Los usuarios, protagonistas en la “maduración” de las grandes novedades de software

Paciente (P): Hola, ¿Atención al Cliente?
Laboratorio (L): Sí, digame
P: Llamo porque he tomado su “nuevo medicamento”
L: ah, el XI4, cuénteme, ¿qué problema tuvo?
P: La verdad, es que no me siento bien, tengo suduración y temblores
L: mmm… Recuerda en que circunstancias ingirió nuestro “medicamento”
P: no, mucho…
L: ¿Tiene una fotografía? ¿Qué entorno tiene?
P: Seguí las instrucciones del prospecto
L: Bueno… Vamos a repetir el proceso, pero esta vez con la mano izquierda
P: Ya he probado con las dos manos
L: mmm… Entonces, con el pie derecho
P: allí voy… glup!… plop!
L: y, ¿qué tal?
L: ¿Hola?… ¿hay alguien ahí? … ¿hola?
L: Me parece que cerramos esta incidencia, pero la guardaré en la base de datos por si otro usuario la consulta y quiera ver la solución.

Nota: Cualquier “similitud”, es pura “coincidencia”

Si el software en general, fuera puesto a disposición de los usuarios de la misma forma en que proceden los laboratorios con los medicamentos (entre otras cosas, después de muchos años de investigación), quizás no tendríamos el mismo grado de avance que se tiene actualmente, porque la verdad es innegable, los primeros meses o años de un nuevo software, son los usuarios quienes ayudan, en gran medida, a madurar el producto.

Estos usuarios de los nuevos softwares, “avezados”, “ilusionados” o simplemente “inconscientes”, deberían recibir un gesto de reconocimiento por parte de los fabricantes (otro precio de venta, algunos años de mantenimiento gratis,…), pero mientras esto no este legislado, los usuarios y consultores seguiremos ayudando a los fabricantes de software a desarrollar sus “innovaciones”, gratis.

Portfolio de SAP, “Analytic Applications”, otro “gran desconocido”

Viendo el esquema de los portfolios o carteras de soluciones de SAP que incluíamos en nuestro post anterior, hay uno algo diferente, singular, del que se habla y escribe muy poco, nos referimos al denominado “Analytic Applications”.

En Analytic Applications no encontraremos otras herramientas, quizás basadas en minería de datos como podría sugerir su nombre.  Este portfolio conglomera propuestas a modo de plantillas, utilizando las herramientas de Business Intelligence (BI), Enterprise Performance Management (EPM) y Governance, Risk and Compliance (GRC).

Así, podemos encontrar soluciones para la industria, retail, telecomunicaciones, banca, seguros, utilities e inclusive, para el sector público.  Las propuestas vienen con mucho del trabajo hecho, como la identificación de indicadores, documentación, plantillas de informes y cuadros de mando, entre otros elementos.  

La finalidad de este portfolio es reducir el tiempo de implementación de las herramientas y aumentar las posibilidades de éxito, al basarse en un estándar aceptado dentro de cada sector y proceso.

Nos preguntamos si la gráfica que actualmente utiliza SAP es la más adecuada, porque no estamos hablando de herramientas propiamente dichas, sino de plantillas que de algún modo agilizan la implementación y adopción de herramientas de los porfolios de BI, GRC y EPM.  ¿No sería más adecuado no incluir Analytic Applications como otra cartera de productos? claro, a menos que en un futuro  casi inmediato se incluyesen herramientas analíticas reales y no tan solo “templates”.

Primero, Organicemos la Gestión de la Información

Si la mayoría estamos en “crisis”, ¿será porque hemos tomado las decisiones menos acertadas?  Y si así, ¿nuestro proceso decisional está fallando?, ¿hemos recibo la información adecuada (flexibilidad)?, ¿la información la recibimos oportunamente (velocidad)? o ¿nuestra cultura o política interna influye negativamente en nuestras decisiones?

En las empresas, pareciera que cuando buscamos una solución para mejor el “proceso de toma de decisiones” no centramos en la velocidad en que se emiten los informes, quizás esta “necesidad” que reclaman los usuarios se deba a que Google nos ha mal acostumbrado con resultados de búsquedas en Internet en un segundo.  Como apunta el artículo de referencia, contar con más informes y más inmediatos, no garantizan una mejora en el proceso decisional, porque nos encontramos que las personas tendremos la misma capacidad, limitada por el tiempo y el volumen de información que podemos leer y analizar.

No necesariamente las deficiencias que pudiese tener una organización en cuanto a la obtención y distribución de la información, se deban a la velocidad de procesamiento de sus ordenadores.   Detrás de esa “demora”, pueden estar produciéndose situaciones como las siguientes:

  • Poca flexibilidad en la información. Los denominados “informes estándar” son útiles, pero con la variabilidad de los parámetros del mercado, resulta difícil prever todos los informes que se requieren o requerirán en el futuro.  Una ambiciosa definición de estándares podría ocasionar confusión y en el mejor de los casos, muchos de estos informes no se llegarán a utilizar.
  • Procesos decisionales sin objetivos claros. El objetivo debería ser lograr una toma de decisiones más rápida, lo cual no necesariamente implica informes más rápidos.
  • Falta de identificación de la información crítica o importante.  Los usuarios, en ocasiones, solicitan más información de la que realmente pueden “digerir”.  Comprender como se utiliza la información, determinará la forma de mejorar la velocidad y flexibilidad de la información.
  • No se Identifica donde se produce el cuello de botella. La demora puede producirse en el flujo de la información o en el propio proceso de toma de decisiones.  El rendimiento de una organización está determinado por la inmediatez con la que se decida y no por la rapidez con la que se emitan sus informes.
  • No se identifica las razones porque se tarda en obtener información interna.  Considero lo siguiente:
    • La “obsesión” por los datos de gran calidad, puede implicar la inversión de más tiempo y personas, “la rapidez suele ser más importante que la precisión”.
    • La solicitud de información que luego no se utiliza. Consumir información requiere tiempo y atención.
    • Se debe identificar la información que se requiere con mayor rapidez y flexibilidad, así como su temporalidad. En un mundo ideal, se debería contar con un cronograma para cada categoría de información.

Cómo mejorar

  • Todos los directivos deberían tener en mente una pregunta bien definida y una pregunta complementaria en todos los debates sobre rendimiento, de este modo, se podría acelerar el proceso de averiguar cuál es el problema y centrar los esfuerzos en resolverlo.
  • Preguntarse si es necesario imprimir los informes o saturar las bandejas de entrada de los usuarios con los informes en formato electrónico, porque en muchos casos no se consultan y sólo se acceden a ellos cuando se necesita.  Más aconsejable puede resultar, el uso de Alertas (informes parciales que se emiten cuando ciertos indicadores del negocio están fuera de los rangos permitidos o normales).
  • Identificar los informes estándar innecesarios, puede conllevar a la optimización de los procesos de generación y consolidación de los datos.
  • Se debería tener en cuenta los siguientes aspectos:
    • La mejora de la velocidad para obtener información que permite la tecnología, debería servir para ofrecer más libertad y flexibilidad a los usuarios en sus labores de análisis de datos.
    • La situación económica determina el tipo y la rapidez con la que se requiere una información.
    • La necesidad de disponer información con mayor rapidez, está influenciada por la capacidad de procesamiento de los grupos de referencia (competidores).
    • La frecuencia en que varía la información debería ayudar a definir la periodicidad en que los informes se elaboren.
  • Por último, agregaría que un ordenamiento del acceso a la información también debería conllevar los siguientes aspectos:
    • Brindar los mecanismos adecuados para que los usuarios puedan acceder a la información con facilidad en el momento que lo requieran y puedan compartirla con otros usuarios de la organización.
    • La información que se requiere con mayor rapidez, no es estática y varía según diversas coyunturas, por este motivo resulta indispensable brindar las facilidades para que los usuarios puedan elaborarla/obtenerla (repoting self-service).

Referencia: Harvard Deusto Business Review

“Comparativas” con un final conocido, también en BI

En alguna ocasión hemos visto comparativas sobre opciones que se tiene sobre diferentes tecnologías, sabiendo en todo momento cual será la “conclusión” o “herramienta recomendada”.  Se hacen, quizás para seguir un trámite, a pesar de la inversión de tiempo que estas tareas pueden conllevar.

Se convoca a fabricantes y partners, para que elaboren informes, tablas y matrices para comparar diferentes factores técnicos y comerciales (forma de pago, mantenimiento y sistema de licencias), pero un motivo tan simple como puede ser “ya hemos comprado el producto” u “otras filiales usan tal marca”, determinan el resultado de estas “comparativas”.

Un buen ejemplo, a pesar que corresponde al año 2008, es el que sucedió en Bayer América del Sur, que de un sistema manual de elaboración de informes pasaron a una plataforma de Business Intelligence, pero antes, hicieron una comparativa de los principales herramientas de BI: Business Objects (antes de la compra por parte de SAP), MicroStartegy, QlikView y Cognos (antes de la compra por parte de IBM).

Luego de descartar a QlikView y Business Objects, no por factores técnicos, Bayer Sur, optó por Cognos, no porque considerasen que fuera mejor opción que MicroStrategy, sino porque en la sede principal, en Alemania, ya estaban trabajando con este producto…  Hoy por hoy, la sede principal utiliza MicroStrategy,… plop!

Cualquier herramienta que escoja una organización, si cuenta con un sistema artesanal de elaboración de informes, seguro que será un “caso de éxito”, pero habría que mirar con más perspectiva de futuro, considerar los aspectos que potenciarán el crecimiento de la plataforma o su integración con otros entornos.

Referencia: (aquí)

Best Practices para SAP BI BusinessObjects 4.0

Si no tienes mucha experiencia y vas a comenzar, de cero, a diseñar la plataforma de Business Intelligence que requiere una organización, los primeros pasos pueden suponer mucho esfuerzo y quizás demanden más tiempo de lo previsto.

Contar con unas pautas, lineamientos, referencias o buenas prácticas puede ser de gran ayuda para ponerse en marcha.  Por este motivo SAP ofrece sus best practices para SAP Business Intelligence, basado en SAP BusinessObjects y actualizado a SAP BI BO 4.0.  Este documento se encuentra traducido al español (aquí), pero siempre debería consultarse la versión en inglés (aquí).

Estas buenas prácticas señalan los informes y dashboards a desplegar, así como los KPIs que deberían incluirse para seis posibles escenarios:

  • Gestión Financiera y Controlling (Financial)
  • Ventas (Sales)
  • Servicios (Service)
  • Compras (Purchasing)
  • Fabricación (Manufacturing)
  • Presidente (CFO)

Si eres usuario de SAP ERP y deseas desplegar SAP BusinessObjects (con Crystal Reports y Xcelsius incluido) puedes solicitar esta Best Practices que incluye los informes y tableros de indicadores para que luego los personalices.

En la implementación de cuadros de mando, lo importante no es el precio

En la adopción de una gestión de a través de cuadros de mando y tableros de indicadores  para todos los niveles de una organización, en la elección de la herramienta a utilizar, el precio no debería ser un aspecto determinante, hay alternativas de diversas tarifas y algunas muy económicas, como Xcelsius (SAP Dashboard Design) edición departamental.  El principal aspecto a tener en cuenta debería ser el valor o beneficio que puede obtener la organización.

Seguro que estaremos de acuerdo que los scorecards y dashboards, no tan sólo son visualizaciones vistosas de algunos indicadores de la empresa. Consideramos que estas herramientas, adecuadamente implementadas, pueden contribuir en los siguientes aspectos:

  • Comunicación de los planes y objetivos que sigue la organización.
  • Informar el avance o consecución de los objetivos.
  • Implicación de los colaboradores.
  • Motivación y sentido de pertenencia.

Saber hacia dónde se va, conocer dónde se encuentra y comprender qué aportamos, como miembros de un equipo, son los desencadenantes para actuar y realizar la más adecuada toma de decisiones.

Los aspectos ha considerar en la elección de una herramienta de diseño de cuadros de mando, en gran medida, debería basarse en los siguientes aspectos:

  • Facilidad de implementación y mantenimiento.
  • Conocimiento y difusión de la herramienta (Comunidad de usuarios, documentación y formación)
  • Facilidad de integración con fuentes de datos externas.
  • Posibilidades de complementarla o integrarla con otras herramientas o plataformas de Business Intelligence.

El siguiente aspecto a considerar en la implementación de cuadros de mando en una organización, es si se optará por un desarrollo interno o será necesario la colaboración de consultores especializados, no tan sólo técnicamente, sino que también cuenten con el conocimiento y la experiencia en la identificación de indicadores claves y en el diseño de visualizaciones eficientes.  Cualquiera que sea la vía elegida, seguro que podremos colaborar en una iniciativa de estas características, por ejemplo, con nuestro video curso de formación en Xcelsius (herramienta de diseño de cuadros de mando para entornos SAP y no SAP).