aníbal goicochea

Primero, Organicemos la Gestión de la Información

Si la mayoría estamos en “crisis”, ¿será porque hemos tomado las decisiones menos acertadas? Y si así, ¿nuestro proceso decisional está fallando?, ¿hemos recibo la información adecuada (flexibilidad)?, ¿la información la recibimos oportunamente (velocidad)? o ¿nuestra cultura o política interna influye negativamente en nuestras decisiones?

En las empresas, pareciera que cuando buscamos una solución para mejorar el “proceso de toma de decisiones” no centramos en la velocidad en que se emiten los informes, quizás esta “necesidad” que reclaman los usuarios se deba a que Google nos ha mal acostumbrado con resultados de búsquedas en Internet en segundos. Como apunta el artículo de referencia, contar con más informes y más inmediatos no garantizan una mejora en el proceso decisional, porque las personas tendremos la misma capacidad, limitada por el tiempo y el volumen de información, que podemos leer y analizar.

No necesariamente las deficiencias que pudiese tener una organización en cuanto a la obtención y distribución de la información, se deban a la velocidad de procesamiento de sus ordenadores. Detrás de esa “demora”, pueden estar produciéndose situaciones como las siguientes:

Poca flexibilidad en la información. Los denominados “informes estándar” son útiles, pero con la variabilidad de los parámetros del mercado, resulta difícil prever todos los informes que se requieren o requerirán en el futuro. Una ambiciosa definición de estándares podría ocasionar confusión y en el mejor de los casos, muchos de estos informes no se llegarán a utilizar.
Procesos decisionales sin objetivos claros. El objetivo debería ser lograr una toma de decisiones más rápida, lo cual no necesariamente implica informes más rápidos.
Falta de identificación de la información crítica o importante. Los usuarios, en ocasiones, solicitan más información de la que realmente pueden “digerir”. Comprender como se utiliza la información, determinará la forma de mejorar la velocidad y flexibilidad de la información.
No se Identifica donde se produce el cuello de botella. La demora puede producirse en el flujo de la información o en el propio proceso de toma de decisiones. El rendimiento de una organización está determinado por la inmediatez con la que se decida y no por la rapidez con la que se emitan sus informes.
No se identifica las razones porque se tarda en obtener información interna. Considero lo siguiente:
- La “obsesión” por los datos de gran calidad, puede implicar la inversión de más tiempo y personas, “la rapidez suele ser más importante que la precisión”.
- La solicitud de información que luego no se utiliza. Consumir información requiere tiempo y atención.
- Se debe identificar la información que se requiere con mayor rapidez y flexibilidad, así como su temporalidad. En un mundo ideal, se debería contar con un cronograma para cada categoría de información.

Cómo mejorar

Todos los directivos deberían tener en mente una pregunta bien definida y una pregunta complementaria en todos los debates sobre rendimiento, de este modo, se podría acelerar el proceso de averiguar cuál es el problema y centrar los esfuerzos en resolverlo.
Preguntarse si es necesario imprimir los informes o saturar las bandejas de entrada de los usuarios con los informes en formato electrónico, porque en muchos casos no se consultan y sólo se acceden a ellos cuando se necesita. Más aconsejable puede resultar, el uso de Alertas (informes parciales que se emiten cuando ciertos indicadores del negocio están fuera de los rangos permitidos o normales).
Identificar los informes estándar innecesarios, puede conllevar a la optimización de los procesos de generación y consolidación de los datos.
Se debería tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La mejora de la velocidad para obtener información que permite la tecnología, debería servir para ofrecer más libertad y flexibilidad a los usuarios en sus labores de análisis de datos.
- La situación económica determina el tipo y la rapidez con la que se requiere una información.
- La necesidad de disponer información con mayor rapidez, está influenciada por la capacidad de procesamiento de los grupos de referencia (competidores).
- La frecuencia en que varía la información debería ayudar a definir la periodicidad en que los informes se elaboren.
Por último, agregaría que un ordenamiento del acceso a la información también debería conllevar los siguientes aspectos:
- Brindar los mecanismos adecuados para que los usuarios puedan acceder a la información con facilidad en el momento que lo requieran y puedan compartirla con otros usuarios de la organización.
- La información que se requiere con mayor rapidez, no es estática y varía según diversas coyunturas, por este motivo resulta indispensable brindar las facilidades para que los usuarios puedan elaborarla/obtenerla (repoting self-service).

Referencia: Harvard Deusto Business Review

¿SAP HANA “es humo”?

El mundo de la informática o tecnologías de la información (TI) evoluciona constantemente, y los técnicos o los que nos dedicamos a esta rama somos los principales “privilegiados” o “víctimas” de la vorágine competitiva de los grandes fabricantes de software.

Dependiendo como asumamos estas innovaciones, los especialistas en TI, reaccionamos con ilusión deseando colaborar en un proyecto en la que se implemente una nueva tecnología, o con rechazo, negando su viabilidad, con argumentos con poco fundamento con expresiones típicas que se asemejan a las utilizadas por los “destructores de ideas”, que recogimos en un post anterior.

¿Ilusión, Incredulidad o Miedo?

“SAP HANA es humo”, es una expresión que escucho últimamente con relativa insistencia, supongo que en cierta forma se debe a lo revolucionarío que puede ser el alcance que aspira esta tecnología. Estamos hablando de una base de datos en memoria, que mejora el acceso a la información hasta 100,000 veces más rápido, reduciendo el tiempo de ejecución de informes que tardan horas a segundos y que se adoptaría, a largo plazo, en toda la plataforma SAP.

SAP HANA, una opción

Particularmente veo a SAP HANA como una opción, una potente alternativa a la que podrán optar algunas organizaciones, no es para todos, porque tiene un costo de implementación y mantenimiento que debería ponderarse con la utilidad/valor que brindará a una organización ejecutar los procesos de acceso a la información más rápido.

Valiéndome de una analogía, veo esta decisión como la de continuar utilizando el transporte público para desplazarse o adquirir un vehículo último modelo. Si sé a dónde quiero llegar o que haré al llegar más pronto, bien vendría contar con vehículo en propiedad.

¿Para que tener los informes más rápido, si estos sólo se imprimen y no se analizan? Si actualmente se tiene grandes volúmenes de datos que sólo se almacenan, porque procesarlos resulta inviable y sabe que con procesos de analíticos y de minería de datos aplicados sobre esta información podría obtener nuevos conocimientos, piense en HANA.

HANA no es humo, es una opción, que puede brindarnos oportunidades y ventajas competitivas que dependerán de nuestra ambición, el saber qué hacer y hacia dónde ir.

SAP BusinessObjects 4.0 SP 02 Patch 08: 40 razones

A menos de un mes de la actualización anterior, ya tenemos el Patch 08 de la versión 4.0 SP 02 de BusinessObjects, la plataforma de Business Intelligence de SAP. Se trata de la solución de 40 errores alrededor de Web Intelligence (componente para la creación de documentos para el análisis de la información) y el diseñador de universos UNX (capa semántica de la plataforma SAP BO).

A menos de un mes de la actualización anterior, ya tenemos el Patch 08 de la versión 4.0 SP 02 de BusinessObjects, la plataforma de Business Intelligence de SAP. Se trata de la solución de 40 errores alrededor de Web Intelligence (componente para la creación de documentos para el análisis de la información) y el diseñador de universos UNX (capa semántica de la plataforma SAP BO).

A pesar que se lo han catalogado como un error, particularmente lo veo más como una mejora, esta actualización incluye compatibilidad con SAP HANA database 1.0 SP3.

Como siempre, la sugerencia es actualizar inmediatamente sólo si en la relación de mejoras vemos la solución a algún problema que tuviésemos, en caso contrario, esperar, y en este caso particular hasta la SP 03. (aquí tenemos el documento que acompaña esta actualización).

Probando BSC, versión completa

En el mes de mayo probamos por primera vez la aplicación BSC – Balanced Scorecard for Ipad, el principal inconveniente que le observamos fue que la definición de un Cuadro de Mando Integral (CMI) permanecía en un terminal, y si teníamos dos o más iPads en una organización, era imposible compartir los datos de esta aplicación entre uno y otros dispositivos.

En el mes de mayo probamos por primera vez la aplicación BSC – Balanced Scorecard for Ipad, el principal inconveniente que le observamos fue que la definición de un Cuadro de Mando Integral (CMI) permanecía en un terminal, y si teníamos dos o más iPads en una organización, era imposible compartir los datos de esta aplicación entre uno y otros dispositivos.

Hace unas semanas, gracias a que el equipo de BSC nos brindó una licencia gratuita, pudimos probar la versión Premium con acceso a todas las opciones de la herramienta, entre ellas la “Sincronización con un Servidor de BSC”, a partir de su última actualización, como usuarios de esta aplicación tenemos la posibilidad de llevar los datos que hemos generado, para luego restaurarlos en el mismo dispositivo u en otro iPad.

BSC es una aplicación de Gestión de la Estrategia de una organización, basada en la teoría del Cuadro de Mando Integral de Kaplan y Norton. A través de esta herramienta es posible definir, por cada una de las cuatro perspectivas por la que se puede controlar una empresa (Financiera, Clientes, Procesos Internos y RRHH – Conocimientos y Aprendizaje –), sus objetivos y asociarlos a indicadores, para luego dibujar el mapa estratégico (relación causa-efecto, dependencia y repercusión entre objetivos).

Consideramos que BSC no es una herramienta de Business Intelligence al 100%, al estar circunscrita a la gestión de la estrategia, se vale de las técnicas del BI, pero por sus características entra en la categoría de aplicaciones de mejora de rendimiento empresarial, la misma categoría que tiene SAP Strategy Management (SAP SSM).

Para utilizar BSC sólo se requiere comprar la aplicación para iPad (19,99 €), no es necesario instalar o configurar un servidor, a diferencia de SAP SSM for iPad, la aplicación no es un “satélite”, es toda la plataforma. No pretendo comparar las dos herramientas para luego señalar cual es mejor, porque ambas responden a necesidades distintas. SAP SSM pertenece a un portfolio de herramientas con muchas posibilidades de integración con otros productos SAP y SAP BusinessObjects.

Al poder obtener un fichero XML de la información de BSC vemos una posibilidad interesante, pendiente de evaluar, me refiero a que podría ser viable llevar la información de esta herramienta a Xcelsius, de este modo, podría definirse la estrategia en BSC for iPad y visualizarla en cuadros de mando, realizar simulaciones o registrar los datos reales en visualizaciones o modelos elaborados con Xcelsius.

Por último, a modo de crítica constructiva, vemos que BSC no utiliza todo el potencial que ofrece el iPad, por ejemplo, en muy pocos casos, el contenido u organización de la pantalla cambia cuando rotamos el dispositivo. Por lo que nos han comentado, esta observación y otras mejoras serían incluidas en una próxima actualización.

Test para evaluar una organización antes de implementar un Cuadro de Mando

Implementar con éxito un Cuadro de Mando requiere una adecuada organización de la empresa, no tan sólo se trata de seleccionar el software que se utilizará, en todo caso, esta tarea viene a ser una de las tareas finales del proyecto.

Evaluación de la Organización para implementar el CMI

¿Cómo saber si estamos preparados para abordar un proyecto de estas características?, utilizando el documento de referencia, hemos automatizado un test de 50 preguntas, el cual nos ayudará a diagnosticar el grado de preparación de una organización para adoptar un Cuadro de Mando como herramienta de gestión. Te invitamos a descargar el documento y pruébalo.

Referencia: ISBN 9788473567374