Hoy más que nunca, se requiere instrumentos de información en la gestión

Hoy más que nunca las empresas requieren de instrumentos de medida que les permitan gestionar y realizar un seguimiento de los planes trazados. Si existe una estrategia plasmada en un plan de negocio, será más fácil obtener un diagnóstico, pues se podrá identificar las desviaciones y realizar un análisis de las causas y problemas que las generan.


En la reciente serie coleccionable del diario Expansión llamado “Restructuring”, la primera entrega, “El camino de la crisis (I)”, ya nos parece muy interesante, resalta que hoy más que nunca las empresas requieren de instrumentos de medida que les permitan gestionar y realizar un seguimiento de los planes trazados.  Si existe una estrategia plasmada en un plan de negocio, será más fácil obtener un diagnóstico, pues se podrá identificar las desviaciones y realizar un análisis de las causas y problemas que las generan.

Se hace un énfasis que se debería analizar tanto los factores internos como los factores externos de las organizaciones, estos últimos, muchas veces ignorados en la gestión.

FACTORES EXTERNOS

Factores Macroeconómicos

Existen determinados indicadores macroeconómicos cuya evolución y seguimiento debe realizarse para diseñar la estrategia de la empresa. Son muchas las entidades financieras que publican información histórica y previsiones sobre la evolución de los indicadores económicos por países.

Crecimiento de PIB

Indicador del ritmo de crecimiento general de la economía de un país. Las perspectivas de crecimiento futuro podrán servir de referencia para establecer las perspectivas de crecimiento de nuestra organización.

Consumo de los hogares

Gran parte del PIB de un país corresponde al consumo de los hogares, es el principal motor de crecimiento económico de un país, por tanto, es importante conocer que previsiones existen sobre la evolución de este indicador. El “consumo de los hogares” influye sobre otras variables macroeconómicas como el nivel de empleo, facilidad de acceso al crédito, tipos de interés, mercado inmobiliario, etc.

IPC (Índice de Precios al Consumidor)

Condicionan diferentes aspectos de la gestión de las empresas: Revisiones de sueldos, revisiones de condiciones comerciales, etc.

Factores Socio Demográficos

En determinadas industrias es muy importante conocer las características de los potenciales clientes para diseñar las acciones comerciales y de marketing, por ejemplo; cuando el consumo del producto esta concentrado en un determinado segmento de edad, será necesario saber cuáles son las previsiones de evolución de la población relativa al grupo de edad objetivo.

De forma similar, podría ser necesario analizar la información referente a factores culturales  y sociológicos (nuevos hábitos), si los productos/servicios que ofrece la organización están relacionados a estos factores.

Marco Regulatorio

Todas las industrias están sometidas a los efectos de la regulación que pueden condicionar los modelos de negocio. Por ejemplo, la Ley Antitabaco, la mayoría de asociaciones de hostelería han previsto efectos sobre el sector, que también podrían repercutir en otros sectores como la venta de bebidas.

La Competencia

La información financiera de la competencia que se pueda obtener vía las Cuentas Anuales de los Registros Mercantiles no ofrecerá una información actualizada, en el mejor de los casos, podría tener una antigüedad de nueve meses.  Sólo las empresas que cotizan en bolsa publican información periódica.

El uso de estudios de mercado y de la información que recopile la fuerza de ventas, cámaras de comercio o asociaciones sectoriales son fuentes alternativas.

Los problemas que afectan a una organización pueden haber afectado a su competencia, observar las acciones que tomaron y analizar sus consecuencias podría ser de utilidad.

FACTORES INTERNOS

  • Cartera de clientes (Gestión del riesgo)
  • Cartera proveedores
  • Porfolio de productos
  • Estructura organizativa
  • Equipo directivo
  • Estructura financiera de la empresa
  • Plan de Tesorería

aníbal goicochea

Clichés en el Business Intelligence

Si buscamos la diferenciación, deberíamos buscar otros argumentos que faciliten la compresión de esta tecnología, sino, larga vida a los clichés en el BI.


En libros, manuales, artículos sobre Business Intelligence (BI), ya sean impresos o a través de Internet, hay un conjunto de frases que se utilizan repetidamente, nos referimos a expresiones similares a las siguientes:

  • “para la mejor toma de decisiones”,
  • “se logra una ventaja competitiva”,
  • «la información correcta en el momento oportuno»
  • «única versión de la verdad»

Se recurren excesivamente a estos clichés para explicar las ventajas y características de esta tecnología.  Las propuestas de servicios que realizan algunas empresas de consultaría también se hacen eco de estas frases, resultando difícil diferenciarlas entre la cada vez más grande marea de competidores.

¿Ventaja Competitiva?

Para que una característica de una compañía pueda ser señalada como «ventaja competitiva», en primer lugar, debe ser difícil de imitar.  ¿Qué puede impedir que una empresa implemente una solución de las tecnologías de la información similar a la de sus competidores?, consideramos que en gran medida, es una decisión basada en una cuestión económica.  Una ventaja competitiva se podría desarrollar con el uso progresivo de la solución de BI, incluyendo en la cultura de la organización el uso de la información en la gestión.

¿Mejor toma de decisiones?

La simple implementación de una plataforma de Business Intelligence no es la «barita mágica del management».  Consideramos que las mejores tomas de decisiones se producirá si los colaboradores implicados conocen las particularidades de su área de gestión y conocen el uso de las herramientas implementadas. Una acción se sugiere inmediatamente; Formación, asegurando que los usuarios finales conocen, no tan solo los aspectos técnicos, sino también, los detalles funcionales.

Si buscamos la diferenciación, deberíamos buscar otros argumentos que faciliten la compresión de esta tecnología, sino, larga vida a los clichés en el BI.

aníbal goicochea

Proyectos BI: Primero, Identificar el Flujo de la Información

El punto de partida en un proyecto de Business Intelligence debe ser la identificación del flujo de información en la organización.


Escarbando por otros temas, en las bibliotecas de documentos que tienen los sitios de SAP, encontré uno muy singular y concreto, de sólo una página, titulado BI Project.

En este documento se señala que el punto de partida en un proyecto de Business Intelligence debe ser  la identificación del flujo de información en la organización.  Este diagrama debe ser diseñado en función de entrevistas que se mantengan con las personas implicadas en la dirección y gestión de la empresa (responsables de departamentos y unidades funcionales), en esta fase del proyecto BI debería llegar a comprenderse lo siguiente:

  • Tipo de información que fluye en la empresa
  • Quienes tienen acceso a la información
  • Como se accede a la información
  • Cómo es utilizada la información en la toma de decisiones y realizar las operaciones de cada día.

Algunas de las preguntas que se deberían formular, podrían ser:

  • ¿Qué tipo de información se puede acceder desde dentro de la organización?
  • ¿De donde proviene la información que utiliza?
  • ¿Quiénes son los “dueños” de la información?
  • ¿Qué clase de información utiliza?
  • ¿Qué tipos de decisiones tomadas dependen, en gran medida, de la información de la organización?
  • ¿Quién decide el acceso/privilegios a la información?
  • ¿Qué funciona bien del flujo de información actual? ¿Qué se podría mejorar?
  • ¿Qué tipo de información se comparte con “externos” a la organización (proveedores, clientes, competidores, …)?
  • ¿Qué decisiones están basadas en datos externos?
  • ¿Qué herramientas o procesos utiliza para la toma de decisiones?

Contar con una “fotografía” de estas características será más importante que apresurarse en el diseños o implementaciones técnicas de “templates”, porque cada negocio obedece a intereses, necesidades y formas distintas de gestión.

aníbal goicochea

De vuelta de las Vacaciones a la Oficina… y sin BI!!!

Ahora que volvemos de vacaciones, deberíamos plantearnos la conveniencia de la implementación de una plataforma de Business Intelligence. La utilización del tiempo y el coste que significa, puede ayudar a tomar esta decisión.


Son las últimas horas de tus vacaciones, quisieras retroceder el tiempo, ponerlo todo al día “uno”, pero eso si, que nadie te quite lo vivido, lo has pasado de «maravilla», ¿alguien dijo crisis?… El único inconveniente de las vacaciones, es que algún día se acaban y hay que volver a la oficina.

No quieres pensar en las preguntas que te tienen inquieto, cual mosquito a media noche, zumbando al oído: ¿Qué habrá pasado en mi ausencia?… ¿Cómo han ido las ventas?, ¿Vamos bien con respecto al presupuesto?, ¿Los proveedores nos han atendido a tiempo?, ¿y los clientes?… Bueno, tratas de tranquilizarte y recuerdas que dejaste todo bien claro y pediste, que si algo «grave» sucediera, que te llamaran y ese teléfono no ha timbrado, así que prefieres pensar que todo ha ido de “maravilla”, al igual que tus vacaciones,… que por cierto, ya se acaban.

De vuelta de las vacaciones y sin BI en la oficina (02)

Llegará el día del retorno, a menos que cuentes con un verdadero sistema de información, recurrirás a tu “sistema de información particular”, tendrás que “actualizarlo”; buscar la versión anterior de tu informe, revisar sus fórmulas, pedir reportes, preguntar a los compañeros y muchos copy/paste; en el siempre multiusos de la oficina: “El Excel”.

¿Debería cambiar el panorama?

Si consideramos que las diferentes unidades de negocio de una organización, no deberían hacer las tareas de un área de procesamiento de datos, más propias del siglo pasado, deberíamos plantearnos un cambio.

Cuantifique el tiempo, estime un coste y compare

Podríamos comenzar por hacer un primer ejercicio de auto-evaluación.  El recurso más valioso, es el tiempo; con una simple hoja de cálculo – sí en Excel, es bueno para muchas cosas, pero no para todo – recopilaríamos el tiempo que dedican los colaboradores en sus principales actividades.

Una propuesta para medir el uso del tiempo

Estimemos un coste promedio de hora/colaborador y calculemos un total coste por el tiempo dedicado a cada actividad. Identifiquemos las labores repetitivas y operativas, las que podría realizar un proceso automatizado, totalicemos sus tiempos y comparémoslos con el tiempo de las actividades propias de la unidad de negocio, las estratégicas o claves.  ¿Sorpresas? Si las actividades que no aportan valor a la empresa, oscilan el 10% del tiempo total, ya tenemos un motivo de preocupación, porque este porcentaje aumentará, en la misma proporción que aumente el volumen de datos que deban procesar manualmente los usuarios.  Si esta proporción es superior al 15%, contamos con un factor que permita justificar una inversión en una solución.  Del mismo modo, este mismo valor, entre otros indicadores, podría ser utilizado para medir claramente la recuperación de la inversión.

¿Una solución?

Una completa plataforma de Business Intelligence, que parta del análisis de las necesidades de los usuarios, eliminaría las labores manuales para agrupar la información y ofrecería una serie de instrumentos que requiere el usuario para la gestión del negocio.  Ahora que volvemos de las vacaciones, deberíamos plantearnos la conveniencia de la implementación de una solución de Business Intelligence.  La utilización del tiempo y el coste que significa, puede ayudar a tomar esta decisión.

Feliz retorno!!!, que la suerte, las fuerzas y el Business Intelligence nos acompañen.

aníbal goicochea

Business Intelligence, su día y sus noches

Una plataforma de Business Intelligence, en su día (el de la presentación) y sus noches (de olvido y poco uso)


“Estamos barajando la posibilidad de relanzar la plataforma de Business Intelligence (BI) en nuestra empresa,…”.  Escuchar una expresión similar a la anterior, en los primeros instantes, resulta muy alentadora.  Pero luego, cuestionas la situación y te gustaría tener respuestas a preguntas tales como ¿Qué sucedió con la plataforma de BI, para que ahora requiera ser relanzada?

Pongamos en antecedentes (El día)

Llega el día de la presentación de la nueva solución, la que ayudará al usuario final a “tomar mejores decisiones”, ahora ya no tiene importancia que el proyecto culmine con algunos “mesecillos” de retraso, total, era la “primera vez” que se veía un caso “tal” con el software “cual”.  Todos los protagonistas, están reunidos en la sala más especial de la organización, expectantes, mirando las imágenes que emite el modernísimo proyector.  Unas palabras del “Manager” del área y otras del “Senior Manager” del Proyecto y comienza la “demo”.  La pantalla se llena de listados, cuadros, gráficas, con abundantes colores y más efectos especiales; el «Consultant» a cargo de la demostración, formula algunos comentarios, pero sus palabras se ahogan con las expresiones de satisfacción de los usuarios, sencillamente, «están encantados con la solución».

Las dos caras que puede tener una plataforma de Business Intelligence

Busque instrumentos que faciliten la participación de los usuarios, de este modo,contribuirán a la maduración y consolidación de la plataforma BI

Pasaron los días… No lo usan… Tengo una idea, Hay que relanzarlo!!!

Si la solución es la correcta y se ajusta mucho a las necesidades de gestión del usuario, ¿Por qué, al cabo de un tiempo, tiene un uso menos de lo esperado?

Considero que una plataforma de Business Intelligence (Inteligencia de negocios, Sistema Decisional, Conocimiento estratégico,…; los nombres, como los colores, infinitos matices), es un elemento vivo e inteligente; que se alimenta, constantemente, del conocimiento y experiencias de sus usuarios.

La máxima o eslogan, que tiene un producto de planificación presupuestaria que conozco, dice algo así como “Implementado por IT y gestionado por los usuarios del negocio”, creo que esta expresión es totalmente aplicable a una plataforma de BI, pensar que siempre “sabemos lo que el usuario necesita”, ofreciéndole únicamente, por ejemplo, una batería de informes, es limitar sus contribuciones en beneficio de la evolución de la plataforma.

Sugerencia

El desarrollo de una plataforma de Business Intelligence debería considerar la implementación de instrumentos que fomenten la participación de los usuarios, el intercambio de impresiones, comentarios y facilidades para crear o sugerir nuevos informes, métricas o indicadores.  Estos mecanismos ayudarán a aumentar el sentimiento de pertenencia, dinamismo, uso y contribuirán a la maduración y consolidación de la solución.

Estas facilidades, desde el punto de vista técnico, deberían ir complementadas por una definición de políticas de uso, mapas de responsabilidad, un sistema de seguridad basado en perfiles, un sistema de distribución de la información y por su puesto, por una adecuada formación, no tan solo técnica, sino también funcional, debemos estar seguros que el usuario conoce lo que tiene que medir/controlar, en función de la unidad de negocios en la que colabora.

aníbal goicochea