Adiós al Spreadsheet Planning

Debemos tener presente, que los programas de hojas de cálculo fueron diseñados para facilitar la ejecución de tareas puntuales y no para gestionar procesos, tal como un proceso presupuestario. SAP BPC una propuesta.


El uso de los programas de hojas de cálculo en los negocios ha llegado a tal nivel de dependencia, que en ocasiones, consideremos un ordenador sin Microsoft Office (o similar), como un equipo inservible o defectuoso.   Los usos son innumerables, desde simples listados hasta complejas planificaciones con decenas de hojas y ficheros enlazados.  Quizás, su uso es más antiguo y frecuente que el mismísimo buscador de Google, y no han recibido reconocimiento alguno, como un Premio Príncipe de Asturias, talvez, porque hasta no hace mucho, la mayoría de las aplicaciones de este tipo eran de pago.

Spreadsheet Planning, Planificación en hojas de calculo o Gestion del Caos

¿Practicas el Spreadsheet Planning?

La “planificación en hojas de cálculo” o el “Spreadsheet Planning” (en ocasiones una expresión en inglés parece más “sofisticada” de lo que realmente significa) según innumerables informes, es el uso de mayor riesgo que se le da a las hojas de cálculo en las empresas.  Elaborar de este modo una planificación del negocio, el principal instrumento que guiará las acciones de los colabores para lograr los objetivos corporativos, presenta, entre otras cosas, lo siguientes inconvenientes:

  • Inversión excesiva de tiempo en su uso y administración.
  • Alta probabilidad de error por manipulación incorrecta de fórmulas o falta de actualización.
  • Poca flexibilidad para la elaboración de informes.
  • Excesivas tareas operativas y pocas actividades de análisis.
  • Rígidos o escasos niveles de seguridad (Usuarios/Datos).
  • Pocas facilidades para realizar un adecuado control de versiones.
  • Perdidas de información.
  • Complejas búsquedas de información.
  • Alteración o inexistente definición del flujo operativo a seguir.

Debemos tener presente, que los programas de hojas de cálculo fueron diseñados para facilitar la ejecución de tareas puntuales y no para gestionar procesos, tal como un proceso presupuestario.

¿Hay otra forma de hacer una planificación?

Los usuarios de las diferentes unidades de negocio de la gran mayoría de las empresas, no importando sus características o fines, tienen una cosa en común: Utilizan un software de hojas de cálculo, la alta frecuencia de uso, ha permitido que los usuarios se desenvuelvan muy bien con estas aplicaciones.  Las soluciones para la planificación financiera y operativa que están teniendo mayor aceptación, son las que han considerado este aspecto.

Una de estas herramientas es SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC para los amigos o OutlookSoft para los viejos conocidos) es una propuesta para organizar las tareas de planificación, el usuario, seguirá interactuando con su conocidas hojas de cálculo en Excel, pero la información residirá finalmente en una base de datos (BBDD).

Con SAP BPC, las hojas de cálculo son utilizadas como formularios para introducir o mostrar información, no para almacenar los datos.   Las tareas de formación o el tiempo de adaptación a la nueva herramienta, es mínimo, al ser un entorno conocido para el usuario.  Por otro lado, al estar organizadas en una BBDD, los inconvenientes antes mencionados, relacionados a la seguridad como a la gestión de la información, son ampliamente superados.

Por ejemplo, en siguiente vídeo (un poco rudimentario, habrá que repasar algunas lecciones de edición videos) mostramos imágenes de un proceso presupuestario para una supuesta cadena de retail.  Las características a destacar, son las siguientes:

  • Se han diseñado formularios para introducir los datos del presupuesto.
  • Los formularios, fórmulas y demás cálculos, se encuentran centralizados con los correspondientes niveles de seguridad.
  • Se ha reflejado una estructura organizativa similar a la utilizada para el proceso presupuestario (Zona – País – Región – Tienda).
  • Se han descrito la secuencia de pasos y acciones que deben seguir para realizar el proceso exitosamente, para cada punto de venta de la organización.
  • Se han asignado responsabilidades para cada acción y conjunto de datos.
  • A partir de la información introducida se podrían diseñar informes y cuadros de mando, para que el usuario sólo tenga que consultarlos y analizarlos.
  • Adicionalmente, se podrían diseñar procesos de exportación de datos para otros sistemas.SAP BPC - Un Formulario para un proceso presupuestario

Vídeo SAP BPC en un proceso presupuestario

De cualquier modo, si decide continuar con su procedimiento actual, puede “profesionalizar” el “copy/paste” con CopyPasteTool.

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aníbal goicochea

Minería de datos para conocer el comportamiento de los clientes

Para llegar a conocer y comprender la dinámica interna de la cartera de clientes es necesario, en primer lugar, determinar cuales son los objetivos de negocios que van a guiar el estudio y por otro lado, contar una herramienta de minería de datos, implementada en base a los parámetros de cada negocio.


En un artículo de la siempre muy educativa revista Harvard Deusto Marketing & Ventas , de hace algunos meses atrás, titulado; “Predecir el comportamiento de los clientes”, explica algunos casos en los que un análisis más profundo de los clientes es imprescindible. Los ejemplos expuestos resultan útiles para los que aun están valorando la utilización de alguna aplicación de minería de datos. Deseo compartir un resumen e interpretación de este interesante artículo, con el permiso/disculpas al autor (José Luis Ibáñez Medrano) y a la editorial, por el uso y promoción que realizamos de sus contenidos.

Los clientes de muchas empresas presentan características y comportamientos muy diversos, que se ven reflejados en cambios en la frecuencia, cantidad y tipos de productos que consumen.  Todos estos cambios, que se producen en una cartera de clientes, constituyen la “dinámica interna” de la cartera.

No resulta fácil detectar estos cambios o predecir las consecuencias que podrían generar; pero es necesario tenerlos en cuenta por la importancia de su repercusión en la economía de las empresas.

Los ratios clásicos, tales como el número de clientes en cartera, índice de bajas o la penetración por producto; están basados en hechos históricos, los que no resultan suficientes para gestionar los cambios de coyunturas.

Lo recomendable, es realizar un análisis de la dinámica interna de la cartera de clientes, de sus comportamientos actuales para ayudar a solucionar probables problemas futuros.

Cuando se deberia estudiar la dinamica interna de la cartera de clientes

Casos en que es recomendable realizar un análisis de la dinámica interna

1. Los nuevos clientes se comportan diferente a los clientes actuales

Generalmente los nuevos clientes presentan un comportamiento “peor” que el de los clientes actuales. Esto se debe porque inicialmente se dirige a un segmento específico con alto potencial y luego a segmentos de menor rentabilidad.

Se ve reflejado en una menor facturación y ratios de baja, mayores. Su efecto en los resultados, en el tiempo, es cada vez mayor.

Una detección oportuna de estas tendencias podría permitir tomar medidas como aumentar los objetivos de captación o emprender acciones para disminuir los ratios de baja.

2. Cuando su tendencia a la compra es proporcional a la frecuencia de compra/uso en los últimos meses

La frecuencia de la compra actual determina la frecuencia de compra futura.

La probabilidad que un cliente realice una compra en un establecimiento comercial se incrementa si las últimas adquisiciones las realizó en ese punto de venta.

Muy aplicable a la navegación por Internet y al control de objetivos por conversiones (visitas, compras, inscripciones, etc.)

3. Cuando la estimación del valor futuro de un cliente es un parámetro crítico en el diseño de la estrategia

El “valor futuro” de un cliente considera su “valor actual” (contribución en términos de facturación, margen o beneficio) y la evolución de su comportamiento, incluida la probabilidad de darse de baja en los próximos años.

En consecuencia, las acciones de marketing deberían ser distintas para cada cliente en función de su valor futuro. Si hay un ratio de baja elevado, quizás sea necesario acciones agresivas que resuelvan las posibles razones de abandono.

4. Cuando es necesario medir la efectividad estratégica de una acción de marketing

Una acción estratégica es aquella cuyos resultados se mantiene a mediano o largo plazo (p.e.: posicionamiento de una marca) y las acciones tácticas están dirigidas a atender problemas puntuales (p.e.: promociones para hacer frente a una guerra de precios).

Para una empresa, las acciones que tienen más valor, es cuando tienen un componente estratégico (algún cambio se ha producido en el mercado).

Una reducción de precios es más importante si consigue captar clientes de la competencia, además de un aumento de las ventas durante el período de la promoción.

Si después de la acción, la dinámica interna de la cartera de clientes, permanece igual, el componente estratégico de la acción habrá sido muy bajo.

Para llegar a conocer y comprender la dinámica interna de la cartera de clientes es necesario, en primer lugar, determinar cuales son los objetivos de negocios que van a guiar el estudio y por otro lado, contar una herramienta de minería de datos, implementada en base a los parámetros de cada negocio.

La inversión para saber que medidas de deben tomar oportunamente, se justifica ampliamente en contraposición por las consecuencias de no nacer nada, actuar en base a la intuición o contar con escasa información.

anibal goicochea

De vuelta de las Vacaciones a la Oficina… y sin BI!!!

Ahora que volvemos de vacaciones, deberíamos plantearnos la conveniencia de la implementación de una plataforma de Business Intelligence. La utilización del tiempo y el coste que significa, puede ayudar a tomar esta decisión.


Son las últimas horas de tus vacaciones, quisieras retroceder el tiempo, ponerlo todo al día “uno”, pero eso si, que nadie te quite lo vivido, lo has pasado de «maravilla», ¿alguien dijo crisis?… El único inconveniente de las vacaciones, es que algún día se acaban y hay que volver a la oficina.

No quieres pensar en las preguntas que te tienen inquieto, cual mosquito a media noche, zumbando al oído: ¿Qué habrá pasado en mi ausencia?… ¿Cómo han ido las ventas?, ¿Vamos bien con respecto al presupuesto?, ¿Los proveedores nos han atendido a tiempo?, ¿y los clientes?… Bueno, tratas de tranquilizarte y recuerdas que dejaste todo bien claro y pediste, que si algo «grave» sucediera, que te llamaran y ese teléfono no ha timbrado, así que prefieres pensar que todo ha ido de “maravilla”, al igual que tus vacaciones,… que por cierto, ya se acaban.

De vuelta de las vacaciones y sin BI en la oficina (02)

Llegará el día del retorno, a menos que cuentes con un verdadero sistema de información, recurrirás a tu “sistema de información particular”, tendrás que “actualizarlo”; buscar la versión anterior de tu informe, revisar sus fórmulas, pedir reportes, preguntar a los compañeros y muchos copy/paste; en el siempre multiusos de la oficina: “El Excel”.

¿Debería cambiar el panorama?

Si consideramos que las diferentes unidades de negocio de una organización, no deberían hacer las tareas de un área de procesamiento de datos, más propias del siglo pasado, deberíamos plantearnos un cambio.

Cuantifique el tiempo, estime un coste y compare

Podríamos comenzar por hacer un primer ejercicio de auto-evaluación.  El recurso más valioso, es el tiempo; con una simple hoja de cálculo – sí en Excel, es bueno para muchas cosas, pero no para todo – recopilaríamos el tiempo que dedican los colaboradores en sus principales actividades.

Una propuesta para medir el uso del tiempo

Estimemos un coste promedio de hora/colaborador y calculemos un total coste por el tiempo dedicado a cada actividad. Identifiquemos las labores repetitivas y operativas, las que podría realizar un proceso automatizado, totalicemos sus tiempos y comparémoslos con el tiempo de las actividades propias de la unidad de negocio, las estratégicas o claves.  ¿Sorpresas? Si las actividades que no aportan valor a la empresa, oscilan el 10% del tiempo total, ya tenemos un motivo de preocupación, porque este porcentaje aumentará, en la misma proporción que aumente el volumen de datos que deban procesar manualmente los usuarios.  Si esta proporción es superior al 15%, contamos con un factor que permita justificar una inversión en una solución.  Del mismo modo, este mismo valor, entre otros indicadores, podría ser utilizado para medir claramente la recuperación de la inversión.

¿Una solución?

Una completa plataforma de Business Intelligence, que parta del análisis de las necesidades de los usuarios, eliminaría las labores manuales para agrupar la información y ofrecería una serie de instrumentos que requiere el usuario para la gestión del negocio.  Ahora que volvemos de las vacaciones, deberíamos plantearnos la conveniencia de la implementación de una solución de Business Intelligence.  La utilización del tiempo y el coste que significa, puede ayudar a tomar esta decisión.

Feliz retorno!!!, que la suerte, las fuerzas y el Business Intelligence nos acompañen.

aníbal goicochea

CrystalReports.com … ¿Gratis? … ¡Gracias!

CrystalReports.com un portal para la PYME para compartir información de negocios a través de Internet


Las ofertas, promociones, las denominadas “muestras gratis” se incrementan, el “pruébelo ahora y si le gusta, lléveselo”, en los últimos meses, es el recurso más habitual en las estrategias comerciales de productos y servicios.

También en el mercado de soluciones de Business Intelligence ya no resulta tan novedoso que un producto, de las denominadas marcas líderes, ofrezca versiones gratuitas de alguno o casi todos sus componentes.

CrystalReports.com es una solución que permite compartir, entre usuarios que uno elija, informes y cuadros de mando a través de la Web.  No se requiere ninguna instalación o configuración compleja, basta con darse de alta en el servicio, cargar los documentos elaborados en Crystal Reports o Xcelsius, invitar a algunos usuarios y listo, tenemos un portal para compartir información de negocios a través de Internet.

CrystalReports.com es una solución pensada para la pequeña o mediana empresa (SAP SME, Small Business and Midsize Companies), dispone de una versión de prueba ilimitada (en tiempo), la que permite la conexión de 3 usuarios de tipo administrador y 10 documentos (o el equivalente a 50 MB), adicionalmente permite invitados (guest) para que visualicen los documentos que se autoricen.  Permite definir carpetas, grupos de usuarios y asignar permisos; muy fácil de usar.

crystalreports_com una solucion para compartir documentos de SAP SME

Considero que contar con versiones gratuitas de productos de esta categoría, no tan sólo debería verse como una oportunidad para ahorrar o evitar mayores costes, sino también para evaluar, en primera persona, las características del software y valorar una versión de pago que ofrezca mayores prestaciones al usuario.

La versión de escritorio de esta solución, también gratis, es Crystal Reports Viewer.

aníbal goicochea

Los Widgets en el Business Intelligence

Los Widgets en el Business Intelligence, posibilidades para potenciar la experiencia del usuario


En la búsqueda de alternativas o elementos que ayuden brindar mejores o más gratas experiencias al denominado “usuario final” con la soluciones de Business Intelligence, nos encontramos con los denominados “aparatos”, widgets o gadgets (no hay mucha predisposición por usar un único término),  me refiero a las mini aplicaciones que ofrecen cierta interactividad, que se conecta en tiempo real con otros sistemas (aplicaciones o páginas web) para mostrar breves contenidos utilizando textos o a gráficas.BI Widgets Tipicos BusinessObjects

Los widgets, que se han popularizado un poco más con Windows Vista (algún merito hay que darle) brindan una forma diferente de distribuir contenido sin llegar a ser intrusivo, “a la carta”, “lo quieres, tómalo y ponlo donde quieres tenerlo”.

Hay “artefactos” para el escritorio, blog, móviles, webs o redes sociales.  Así mismo, algunas aplicaciones de Business Intelligence incluyen estos componentes, tales son los casos de SAP BusinessObjects y MicroStrategy.

BI  Widgets

Es el nombre del componente de SAP BusinessObjects para crear widgets. Esta herramienta permite diseñar mini «cuadros de mando» personalizados para el escritorio o para incluirlos en otra aplicación.  Este producto, permite extraer dinámicamente o en tiempo real, datos de documentos elaborados con otras herramientas de esta plataforma de Business Intelligece (Web Intelligence o Xcelsius) y mostrarlos como un Widget.

Posibilidades que brinda BI Widgets

  • El tamaño y posición es controlado por el usuario.
  • El usuario puede suscribirse y recibir alimentadores RSS.
  • Facilidades del tipo «arrastrar y colocar».
  • Posibilidad de integrarlos a la barra lateral de Windows Vista.
  • Uso de varias vistas con fichas.
  • Se pueden gardar y luego compartir las visualizaciones.
  • Posibilidad de configurar como ventana de aplicación superior.
  • Seguridad XI R3 completa.

RSS de BI Widgets de BusinessObjects

Requisitos Técnicos de BI Widgets

  • Windows XP Service Pack 2, Windows 2003 o Windows Vista
  • Microsoft .NET Framework 2.0 o posterior
  • Flash Player 9 o posterior
  • SAP Business Objects XI R3

Además de que la información que brinde la aplicación de Business Intelligence sea de utilidad para el usuario, ofreciéndole estas posibilidades de personalización, seguro que obtendremos a un aliado, promotor de la solución implementada.

aníbal goicochea