El uso de los programas de hojas de cálculo en los negocios ha llegado a tal nivel de dependencia, que en ocasiones, consideremos un ordenador sin Microsoft Office (o similar), como un equipo inservible o defectuoso. Los usos son innumerables, desde simples listados hasta complejas planificaciones con decenas de hojas y ficheros enlazados. Quizás, su uso es más antiguo y frecuente que el mismísimo buscador de Google, y no han recibido reconocimiento alguno, como un Premio Príncipe de Asturias, talvez, porque hasta no hace mucho, la mayoría de las aplicaciones de este tipo eran de pago.
¿Practicas el Spreadsheet Planning?
La “planificación en hojas de cálculo” o el “Spreadsheet Planning” (en ocasiones una expresión en inglés parece más “sofisticada” de lo que realmente significa) según innumerables informes, es el uso de mayor riesgo que se le da a las hojas de cálculo en las empresas. Elaborar de este modo una planificación del negocio, el principal instrumento que guiará las acciones de los colabores para lograr los objetivos corporativos, presenta, entre otras cosas, lo siguientes inconvenientes:
- Inversión excesiva de tiempo en su uso y administración.
- Alta probabilidad de error por manipulación incorrecta de fórmulas o falta de actualización.
- Poca flexibilidad para la elaboración de informes.
- Excesivas tareas operativas y pocas actividades de análisis.
- Rígidos o escasos niveles de seguridad (Usuarios/Datos).
- Pocas facilidades para realizar un adecuado control de versiones.
- Perdidas de información.
- Complejas búsquedas de información.
- Alteración o inexistente definición del flujo operativo a seguir.
Debemos tener presente, que los programas de hojas de cálculo fueron diseñados para facilitar la ejecución de tareas puntuales y no para gestionar procesos, tal como un proceso presupuestario.
¿Hay otra forma de hacer una planificación?
Los usuarios de las diferentes unidades de negocio de la gran mayoría de las empresas, no importando sus características o fines, tienen una cosa en común: Utilizan un software de hojas de cálculo, la alta frecuencia de uso, ha permitido que los usuarios se desenvuelvan muy bien con estas aplicaciones. Las soluciones para la planificación financiera y operativa que están teniendo mayor aceptación, son las que han considerado este aspecto.
Una de estas herramientas es SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC para los amigos o OutlookSoft para los viejos conocidos) es una propuesta para organizar las tareas de planificación, el usuario, seguirá interactuando con su conocidas hojas de cálculo en Excel, pero la información residirá finalmente en una base de datos (BBDD).
Con SAP BPC, las hojas de cálculo son utilizadas como formularios para introducir o mostrar información, no para almacenar los datos. Las tareas de formación o el tiempo de adaptación a la nueva herramienta, es mínimo, al ser un entorno conocido para el usuario. Por otro lado, al estar organizadas en una BBDD, los inconvenientes antes mencionados, relacionados a la seguridad como a la gestión de la información, son ampliamente superados.
Por ejemplo, en siguiente vídeo (un poco rudimentario, habrá que repasar algunas lecciones de edición videos) mostramos imágenes de un proceso presupuestario para una supuesta cadena de retail. Las características a destacar, son las siguientes:
- Se han diseñado formularios para introducir los datos del presupuesto.
- Los formularios, fórmulas y demás cálculos, se encuentran centralizados con los correspondientes niveles de seguridad.
- Se ha reflejado una estructura organizativa similar a la utilizada para el proceso presupuestario (Zona – País – Región – Tienda).
- Se han descrito la secuencia de pasos y acciones que deben seguir para realizar el proceso exitosamente, para cada punto de venta de la organización.
- Se han asignado responsabilidades para cada acción y conjunto de datos.
- A partir de la información introducida se podrían diseñar informes y cuadros de mando, para que el usuario sólo tenga que consultarlos y analizarlos.
- Adicionalmente, se podrían diseñar procesos de exportación de datos para otros sistemas.
Vídeo SAP BPC en un proceso presupuestario
De cualquier modo, si decide continuar con su procedimiento actual, puede “profesionalizar” el “copy/paste” con CopyPasteTool.
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aníbal goicochea
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