El CMI en las organizaciones públicas y privadas, la diferencia esta en la prioridad de las perspectivas

La necesidad de ofrecer más y mejor, con los mismos o menos recursos, no es exclusivo de la empresa privada, también es un reclamo en las organizaciones publicas de cualquier contexto.


La necesidad de ofrecer más y mejor, con los mismos o menos recursos, no es exclusivo de la empresa privada, también es un reclamo en las organizaciones publicas de cualquier contexto.

Cómo apunta una publicación de la editorial Profit, ya se trate de un ayuntamiento, administración autonómica, universidad u hospital, el reto es común a todos ellos: “Mejorar la gestión de los recursos puestos a su disposición”. Para este gran objetivo, el Cuadro de Mando Integral (CMI), es la principal y mejor herramienta para lograrlo.

El fin que persiguen ambos tipos de organizaciones, es lo que las diferencia al contemplar la implementación de un CMI.  Para las empresas privadas, la maximización de la rentabilidad económica está entre sus principales fines, para las organizaciones públicas, la mayor rentabilidad es el medio para satisfacer las demandas y necesidades de los usuarios/ciudadanos, su principal fin. Esta diferencia de prioridades se ve reflejada al analizar y diseñar el mapa estratégico y al establecer la relación causa – efecto entre las principales perspectivas que se consideran en un CMI.

Una publicación de la editorial Deusto señala que entre las principales diferencias esta el componente político de las organizaciones públicas, pero a nuestro entender, este aspecto se trata más de un tema de gestión del proyecto, porque sea en un contexto u otro, la esencia del objetivo del CMI es la misma: Comunicación y Control.

El Cisne Negro en el BI (IV Parte) y las desviaciones presupuestarias

La simple observación de tendencias de variables, basadas en datos de sucesos pasados, puede servir para actuar de inmediato o en el corto plazo, pero tal vez sea poco útil para proyectar el futuro.


La simple observación de tendencias de variables, basadas en datos de sucesos pasados, puede servir para actuar de inmediato o en el corto plazo, pero tal vez sea poco útil para proyectar el futuro.  Puede ser el mecanismo “más fiable” para tener una referencia en los presupuestos pero quizás esta fase, la de elaboración y discusión previa a su aprobación, no debería acaparar tanto nuestro tiempo y esfuerzo.

Nuestra apuesta estaría focalizada en la identificación de las desviaciones que deberían tener una frecuencia mensual como tiempo máximo para realizar este control. Las desviaciones, entre otras, presentas las siguientes características:

  • Amplia identificación de desviaciones, ordenadas según su importancia, facilitará la identificación de los principales problemas, algunas desviaciones pueden ser consecuencia de otras.
  • Identificar las causas de las desviaciones, señalando si son por efectos estacionales, objetivos desmesurados o sobrepasados, causas externas, etc.
  • Las desviaciones pueden ser expresadas en valor absoluto (unidades previstas menos unidades reales) o en porcentaje (desviación * 100 / presupuesto)

El análisis de las desviaciones debería ser la labor con mayor dedicación, orientada a la toma de decisiones inmediatas, pero para ello se requerirá de un sistema de información basado en indicadores que faciliten este trabajo.

Referencia:

SaaS BI, complemento del BI empresarial

Una implementación de BIaaS debe ser vista como una opción complementaria a la implementación central de una organización de Business Intelligence (Enterprise BI o in-house BI), que puede significar el 60% o 70% de ahorro con relación a una alternativa tradicional.


El software como servicio (SaaS) no es una alternativa exclusiva para la PYME, el Business Intelligence as a Service (también llamado BI On-Demand o Complementary BI) es una opción para cualquier organización en circunstancias tales como las siguientes:

  • Atender las necesidades puntuales de una unidad de negocio, no contempladas en los planes de BI a largo plazo de la organización.
  • Para explotar la información de la organización y simultáneamente los datos proveniente de otras fuentes.
  • Para atender las necesidades de reporting y análisis luego de una fusión o adquisición.
  • Compensar la disminución o restricciones de inversión en TI.

Una implementación de BIaaS debe ser vista como una opción complementaria a la implementación central de una organización de Business Intelligence (Enterprise BI o in-house BI), que puede significar el 60% o 70% de ahorro con relación a una alternativa tradicional.

Las herramientas BIaaS atraviesan una segunda generación, son más seguras, brindan más recursos y con más características que se pueden personalizar.

Referencia: SAP Ecohub (o aquí)

El Cisne Negro en el BI (III Parte) y los presupuestos

Los presupuestos tienen un alto componente de incertidumbre: el comportamiento del consumidor. Podemos realizar nuestras proyecciones de ventas y en función de ello, elaborar el resto de presupuestos, pero por más estudios o análisis que realicemos, debemos saber que los valores de las variables que hemos considerado inicialmente pueden cambiar abruptamente y significativamente, en cualquier momento.


“La inauguración  de la Opera de House de Sidney estaba prevista para principios de 1963, con un coste de 7 millones de dólares australianos.  Al final, abrió sus puertas más de diez años después y, aunque era una versión menos ambiciosa de lo que en un principio se había concebido, acabó por costar entorno a 104 millones de dólares australianos (El Cisne Negro, p208)”¿error de planificación ? Lo que si estamos seguros es que lo inesperado casi siempre actúa en un único sentido: mayores costes y más tiempo (p231)”

Además de la falta de control y liderazgo responsable,  alguno de los siguientes aspectos, que en alguna ocasión hemos observado en ciertos procesos presupuestarios, responden la anterior pregunta:

  • La exagerada antelación con la que se preparan, algunos comienzan en abril, haciendo supuestos de lo que pasará los próximos ochos meses.
  • Elevada dedicación en tiempo y personas, al margen si utilizan un sistema informático adecuado.
  • La simplicidad para estimar los supuestos para los meses del año en curso y para el próximo ejercicio.
  • El cuestionamiento reciproco entre responsables y validadores sobre los supuestos, como si alguien tuviera la certeza absoluta del comportamiento futuro de las variables que influyen en el sector de la organización.
  • Poco enfoque en las tareas de control: desviaciones presupuestarias.

Los presupuestos tienen un alto componente de incertidumbre: el comportamiento del consumidor. Podemos realizar nuestras proyecciones de ventas y en función de ello, elaborar el resto de presupuestos, pero por más estudios o análisis que realicemos, debemos saber que los valores de las variables que hemos considerado inicialmente pueden cambiar abruptamente y significativamente, en cualquier momento.  Lo que se conoce como la degradación de la predicción a medida que el período proyectado se alarga (futuro cercano y futuro lejano)

Hace un tiempo conocimos un sistema de presupuestos, artesanal, pero efectivo. Utilizando hojas de cálculo, una cadena de comercial realiza su presupuesto del siguiente ejercicio en noviembre, en aproximadamente mes y medio, esta elaborado, revisado y transferido a todas las unidades de gestión.  Al cuestionar la aparente poca dedicación, me indicaron, que por las características de su sector, lo importante para ellos era la revisión del presupuesto de referencia (bimensual o mensualmente). Para esta organización, los presupuestos es el principal instrumento de comunicación y motivación para cada punto de venta, y enviar un “mensaje” con parámetros desfasados podría resultar contraproducente.  Por otro lado, no les parece productivo especular sobre lo que podrá suceder el siguiente año, cuando no saben como terminará el que esta en curso.  Los números finalmente avalan su gestión, tal vez podría mejorarse la eficiencia de su proceso presupuestario, pero eso, es otro tema.

Quizás en algunos sectores el comportamiento de las variables que las rigen sean más estáticas y el grado de “acierto” es cercano a la perfección, pero creemos que esto es lo menos frecuente, inclusive en el sector público.  La amplitud de variables, su inestabilidad y efecto contagio, hoy por hoy, es la norma.

Referencia (anteriores post): Parte I y Parte II

Pervasive BI en SAP EcoHub

Pervasive Business Intelligence consiste en la difusión del BI, ofreciendo información relevante en toda la organización según cada contexto.


“La información necesaria, en el momento oportuno, para la persona adecuada”, o algo así, suena uno de los clichés más recurridos en el Business Intelligence (BI), objetivo que se lograría con Pervasive Business Intelligence, que consiste en la difusión del BI, ofreciendo información relevante en toda la organización según cada contexto y necesidad.

El Pervasive BI (pBI) es un término acuñado hace más de cinco años, pero sin embargo su aplicación resulta algo utópico, en parte porque se sigue pensando que es la aplicación de una técnica o una herramienta. El pBI se trata de una habilidad tecno-funcional que se desarrolla con la experiencia.  La opinión y el análisis del trabajo que realiza el usuario de negocio son determinantes para realizar el mejor despliegue.

En las próximas semanas el portal SAP EcoHub, publicará documentos y realizará webinars explicando casos alineados con los principios del Pervasive BI.

Referencias: SAP EcoHubeWeekDataPrix, Business Intelligecen Fácil, IT Strategy, Information Management