Archivo mensual: agosto 2010

El CMI en las organizaciones públicas y privadas, la diferencia esta en la prioridad de las perspectivas


La necesidad de ofrecer más y mejor, con los mismos o menos recursos, no es exclusivo de la empresa privada, también es un reclamo en las organizaciones publicas de cualquier contexto.

Cómo apunta una publicación de la editorial Profit, ya se trate de un ayuntamiento, administración autonómica, universidad u hospital, el reto es común a todos ellos: “Mejorar la gestión de los recursos puestos a su disposición”. Para este gran objetivo, el Cuadro de Mando Integral (CMI), es la principal y mejor herramienta para lograrlo.

El fin que persiguen ambos tipos de organizaciones, es lo que las diferencia al contemplar la implementación de un CMI.  Para las empresas privadas, la maximización de la rentabilidad económica está entre sus principales fines, para las organizaciones públicas, la mayor rentabilidad es el medio para satisfacer las demandas y necesidades de los usuarios/ciudadanos, su principal fin. Esta diferencia de prioridades se ve reflejada al analizar y diseñar el mapa estratégico y al establecer la relación causa – efecto entre las principales perspectivas que se consideran en un CMI.

Una publicación de la editorial Deusto señala que entre las principales diferencias esta el componente político de las organizaciones públicas, pero a nuestro entender, este aspecto se trata más de un tema de gestión del proyecto, porque sea en un contexto u otro, la esencia del objetivo del CMI es la misma: Comunicación y Control.

El Cisne Negro en el BI (IV Parte) y las desviaciones presupuestarias


La simple observación de tendencias de variables, basadas en datos de sucesos pasados, puede servir para actuar de inmediato o en el corto plazo, pero tal vez sea poco útil para proyectar el futuro.  Puede ser el mecanismo “más fiable” para tener una referencia en los presupuestos pero quizás esta fase, la de elaboración y discusión previa a su aprobación, no debería acaparar tanto nuestro tiempo y esfuerzo.

Nuestra apuesta estaría focalizada en la identificación de las desviaciones que deberían tener una frecuencia mensual como tiempo máximo para realizar este control. Las desviaciones, entre otras, presentas las siguientes características:

  • Amplia identificación de desviaciones, ordenadas según su importancia, facilitará la identificación de los principales problemas, algunas desviaciones pueden ser consecuencia de otras.
  • Identificar las causas de las desviaciones, señalando si son por efectos estacionales, objetivos desmesurados o sobrepasados, causas externas, etc.
  • Las desviaciones pueden ser expresadas en valor absoluto (unidades previstas menos unidades reales) o en porcentaje (desviación * 100 / presupuesto)

El análisis de las desviaciones debería ser la labor con mayor dedicación, orientada a la toma de decisiones inmediatas, pero para ello se requerirá de un sistema de información basado en indicadores que faciliten este trabajo.

Referencia:

SaaS BI, complemento del BI empresarial


El software como servicio (SaaS) no es una alternativa exclusiva para la PYME, el Business Intelligence as a Service (también llamado BI On-Demand o Complementary BI) es una opción para cualquier organización en circunstancias tales como las siguientes:

  • Atender las necesidades puntuales de una unidad de negocio, no contempladas en los planes de BI a largo plazo de la organización.
  • Para explotar la información de la organización y simultáneamente los datos proveniente de otras fuentes.
  • Para atender las necesidades de reporting y análisis luego de una fusión o adquisición.
  • Compensar la disminución o restricciones de inversión en TI.

Una implementación de BIaaS debe ser vista como una opción complementaria a la implementación central de una organización de Business Intelligence (Enterprise BI o in-house BI), que puede significar el 60% o 70% de ahorro con relación a una alternativa tradicional.

Las herramientas BIaaS atraviesan una segunda generación, son más seguras, brindan más recursos y con más características que se pueden personalizar.

Referencia: SAP Ecohub (o aquí)

El Cisne Negro en el BI (III Parte) y los presupuestos


“La inauguración  de la Opera de House de Sidney estaba prevista para principios de 1963, con un coste de 7 millones de dólares australianos.  Al final, abrió sus puertas más de diez años después y, aunque era una versión menos ambiciosa de lo que en un principio se había concebido, acabó por costar entorno a 104 millones de dólares australianos (El Cisne Negro, p208)”¿error de planificación ? Lo que si estamos seguros es que lo inesperado casi siempre actúa en un único sentido: mayores costes y más tiempo (p231)”

Además de la falta de control y liderazgo responsable,  alguno de los siguientes aspectos, que en alguna ocasión hemos observado en ciertos procesos presupuestarios, responden la anterior pregunta:

  • La exagerada antelación con la que se preparan, algunos comienzan en abril, haciendo supuestos de lo que pasará los próximos ochos meses.
  • Elevada dedicación en tiempo y personas, al margen si utilizan un sistema informático adecuado.
  • La simplicidad para estimar los supuestos para los meses del año en curso y para el próximo ejercicio.
  • El cuestionamiento reciproco entre responsables y validadores sobre los supuestos, como si alguien tuviera la certeza absoluta del comportamiento futuro de las variables que influyen en el sector de la organización.
  • Poco enfoque en las tareas de control: desviaciones presupuestarias.

Los presupuestos tienen un alto componente de incertidumbre: el comportamiento del consumidor. Podemos realizar nuestras proyecciones de ventas y en función de ello, elaborar el resto de presupuestos, pero por más estudios o análisis que realicemos, debemos saber que los valores de las variables que hemos considerado inicialmente pueden cambiar abruptamente y significativamente, en cualquier momento.  Lo que se conoce como la degradación de la predicción a medida que el período proyectado se alarga (futuro cercano y futuro lejano)

Hace un tiempo conocimos un sistema de presupuestos, artesanal, pero efectivo. Utilizando hojas de cálculo, una cadena de comercial realiza su presupuesto del siguiente ejercicio en noviembre, en aproximadamente mes y medio, esta elaborado, revisado y transferido a todas las unidades de gestión.  Al cuestionar la aparente poca dedicación, me indicaron, que por las características de su sector, lo importante para ellos era la revisión del presupuesto de referencia (bimensual o mensualmente). Para esta organización, los presupuestos es el principal instrumento de comunicación y motivación para cada punto de venta, y enviar un “mensaje” con parámetros desfasados podría resultar contraproducente.  Por otro lado, no les parece productivo especular sobre lo que podrá suceder el siguiente año, cuando no saben como terminará el que esta en curso.  Los números finalmente avalan su gestión, tal vez podría mejorarse la eficiencia de su proceso presupuestario, pero eso, es otro tema.

Quizás en algunos sectores el comportamiento de las variables que las rigen sean más estáticas y el grado de “acierto” es cercano a la perfección, pero creemos que esto es lo menos frecuente, inclusive en el sector público.  La amplitud de variables, su inestabilidad y efecto contagio, hoy por hoy, es la norma.

Referencia (anteriores post): Parte I y Parte II

Pervasive BI en SAP EcoHub


“La información necesaria, en el momento oportuno, para la persona adecuada”, o algo así, suena uno de los clichés más recurridos en el Business Intelligence (BI), objetivo que se lograría con Pervasive Business Intelligence, que consiste en la difusión del BI, ofreciendo información relevante en toda la organización según cada contexto y necesidad.

El Pervasive BI (pBI) es un término acuñado hace más de cinco años, pero sin embargo su aplicación resulta algo utópico, en parte porque se sigue pensando que es la aplicación de una técnica o una herramienta. El pBI se trata de una habilidad tecno-funcional que se desarrolla con la experiencia.  La opinión y el análisis del trabajo que realiza el usuario de negocio son determinantes para realizar el mejor despliegue.

En las próximas semanas el portal SAP EcoHub, publicará documentos y realizará webinars explicando casos alineados con los principios del Pervasive BI.

Referencias: SAP EcoHubeWeekDataPrix, Business Intelligecen Fácil, IT Strategy, Information Management

La colaboración, base para un nuevo estilo de gestión


Don Tapscott, autor de bestsellers de gestión empresarial, en una reciente conferencia, apuntaba que los cambios acontecidos han configurado un nuevo panorama que deberían conllevar un cambio en la forma de gestionar las organizaciones, basándose en los siguientes principios: Colaboración, apertura, compartir, interdependencia, e integridad.

Contamos con todos los medios necesarios para avanzar hacia modelos abiertos que faciliten la cooperación y contribuyan a la innovación. Tapscott se pregunta ¿Por qué las Páginas Amarillas no crearon Facebook? o ¿por qué la NBC no inventó YouTube?… su respuesta, es que perdieron la perspectiva.

La receta de Tapscott para una nueva gestión es que las organizaciones deben ser abiertas con sus empleados, socios, clientes, accionistas y comunidades. Del mismo modo, para permanecer en el negocio, tiene que compartir con los demás. Para obtener el control, tiene que perder un poco el control primero.

Referencia:

Metodología, mejor esquematizada que narrada


Cuando se alcanza cierta destreza a cualquier disciplina y se desea demostrarlo, se presume de metodología y a menos que se nutra de la experiencia de las personas que la aplican, las metodologías pueden llegar a ser una simple declaración de intenciones, copia de algún “original”.

Creemos que cualquier metodología, debería tener algunas características básicas, cómo facilidad para explicar al cliente/usuario el procedimiento a seguir y facilidad para transmitir a los miembros del equipo las tareas que se aplicarán.

Pero por sobre todo, debe ser un documento fácil de actualizar como consecuencia de la experiencia de su aplicación. La metodología es un “documento vivo” propiedad del equipo que la utiliza, y la narración, no es la vía más practica para mantenerlo. Nuestra apuesta son los diagramas o esquemas, los cuales nos brindan el dinamismo necesario para reflejas ajustes, buenas prácticas o la secuencia de tareas más adecuada, después de todo, estamos hablando de un proceso, que como tal, podemos buscar la optimización constante de su aplicación.

RSC y Sostenibilidad, no es lo mismo


En ocasiones hemos utilizado, como si de sinónimos se tratasen, los términos Responsabilidad Social Corporativa (RSC) y Sostenibilidad, pero ambos hacen referencia a conceptos diferentes.

Del enlace de referencia, extraemos las siguientes definiciones, en las que se observa sus diferencias, en cuanto al ámbito que pueden llegar a cubrir:

La RSC permite a las organizaciones asumir responsabilidades de forma voluntaria para hacer frente a problemas sociales y en colaboración con las partes interesadas, para logras objetivos de la sociedad en general.

Por su parte la Sostenibilidad, tiene un ámbito más amplio, orientado a la gestión de los aspectos ecológicos, económicos y sociales que conlleven, en primer lugar, al desarrollo sostenible de la organización y en segundo lugar, para que contribuya al desarrollo sostenible de la economía y la sociedad en general. La puesta en práctica significa una gestión sistemática y coordinada de todas actividades de la organización, integrando la gestión social y medioambiental.

Buscando una diferencia entre ambas disciplinas, el profesor especialista en Sostenebilidad de EADA, además de recomendarnos el enlace de referencia, nos brindó la siguiente observación: La principal diferencia es que la sostenibilidad es fundamental para la supervivencia, en un mundo de escasez de recursos no renovables, aumento del consumo y la competencia por ellos.

Referencia: Forum Nachhaltig Wirtschaften

¿Formato IPA la solución de Xcelsius en dispositivos Apple?


Hace unos días un blogger de SDN daba una “luz de esperanza“, al problema de visualizar cuadros de mando de Xcelsius en dispositivos como el iPad o iPhone.  Al parecer se trata de convertir o guardar las visualizaciones Xcelsius en formato IPA, un formato específico para estos dispositivos, que se realizaría con utilidades adicionales o Adobe Flash CS5.

Pero resulta que el problema de los ficheros Flash, no se trata de formatos, sino del deseo de Apple de controlar todas las aplicaciones que se ejecutan en su plataforma para poder gestionar su negocio publicitario.  Al parecer Steve Jobs, ya sabe de este “atajo” y ha advertido que bloqueará este tipo de aplicaciones y por su parte Adobe no esta prestando mucho interés en potenciar estas características.

A menos que alguna demanda judicial prospere, la alternativa apoyada por SAP para contar con Business Intelligence de calidad en dispositivos móviles de Apple es RoamBI.

El autor de la entrada en SDN ha ofrecido una segunda parte, en donde detallará la alternativa que ha “descubierto”, quizás funcione, Steve Jobs “no se entera” y nos deje visualizar nuestros trabajos en Xcelsius en sus sofisticados gadgets y tengamos que corregir este post por incrédulos.

Referencia: SAP SDN

El Cisne Negro en el BI (II Parte) y la Minería de Datos


Por todos los sucesos que ocurren a diario, difíciles de predecir y desde que leímos las primeras páginas del libro de Nassim Nicholas Taleb, estamos dudando un poco más sobre la efectividad de la Minería de Datos.  El también llamado data mining, es quizás la técnica menos implementada de todas las que componen el Business Intelligence, creemos que se debe por su mayor complejidad y la necesidad de tener unos conocimientos adicionales como la estadística.

Recuperando la definición sobre minería de datos, de una de las mejores fuentes bibliográficas que tenemos de referencia, señala textualmente lo siguiente:

“La minería de datos tiene como objetivo analizar los datos para extraer conocimiento.  Este conocimiento puede ser en forma de relaciones, patrones o reglas inferidas de los datos y (previamente) desconocidos, o bien e forma de una descripción más concisa (es decir, un resumen de los mismos). Estas relaciones o resúmenes constituyen el modelo de datos analizado. Existen muchas formas diferentes de representar los modelos y cada una de ellas determina el tipo de técnica que puede usarse para inferirlos.

En la práctica, los modelos pueden de dos tipo: predictivos o descriptivos.  Los modelos predictivos pretenden estimar valores futuros o desconocidos…

Los modelos descriptivos, en cambio, identifican patrones que explican o resumen los datos, es decir, sirven para explorar las propiedades de los datos examinados,…”

Sobre la categorización o clasificación según patrones, por ejemplo aplicado en las personas, estos se trastocan con mayor celeridad que antes, Internet y todos los fenómenos que conlleva, como las redes sociales, contribuyen a la evolución o abandono de estos patrones en unos cuantos clics, son tantos los datos que se podrían analizar, que la técnica basada en la agrupación y resumen, deja en el camino características particulares de mayor relevancia.

Esta comprobado que la facultad de predicción es inexistente, entidades revisoras de riesgo financiero, gobiernos, Gartner con sus predicciones anuales sobre la tecnología que  se implementará y luego no valora su grado de acierto o el mismo Google, con la cantidad de información que manipula a fracasado con el lanzamiento de más de un producto, el último Google Wave.  Como señala el autor del Cisne Negro, predecir y acertar es cuestión de suerte, no se puede predecir cuando ocurrirá un terremoto, pero si se podría cuantificar sus consecuencias y estar preparados para una reacción inmediata.

No sugerimos que abandonen sus implementaciones de minería de datos, sólo que los modelos generados sean revisados con mayor frecuencia y que el resultado de las conclusiones sean tomandos con una información de referencia, no como la verdad absoluta.

Referencia: (anterior post) El Cisne Negro en el BI (I Parte)