Plataformas de BI, Usadas como “Extractores Self-Service”


Utilizar una herramienta de Business Intelligence (BI) como Web Intelligence (WebI) para obtener los datos que se necesitan, llevarlos a Excel, y en este entorno definir los cálculos y formato del “informe” que requiere el usuario, es una práctica más habitual de lo que muchos pensábamos.  WebI y herramientas de otros fabricantes de BI, se convierten en intermediarios, en simples “extractores” para que el “entorno de análisis” siga siendo Excel, siempre y cuando, el tiempo invertido en “preparar el informe” lo permita.

BI como extractor, ROI sin retorno

Sin duda, sea el fabricante que sea, utilizar una plataforma de BI para una tarea tan básica, difícilmente se pueda recuperar la inversión realizada. ¿Culpables? Todos de algún modo contribuyen a esta situación, comenzando por el fabricante, cuando lo que más se destaca sobre sus productos de BI es que puede acceder a cualquier proveedor de datos.

BI contribuye a la eficiencia de la gestión, evitando que tareas repetitivas como “preparar los informes” consuman el tiempo que podría invertirse en analizar la información o en otras tareas que aportan mayor valor a la organización.

La Capa Semántica, elemento clave

Toda plataforma de BI que diga serlo, cuenta con una capa semántica que actúa como intermediario entre la terminología técnica y los términos de negocio que se utilizan en una organización.  En el caso de SAP BusinessObjects se llaman Universos.

La eficiencia y comodidad que encuentre el usuario para usar o crear sus informes estará determinado por la calidad del Universo, el cual deberá evitar tareas repetitivas, en la definición de cálculos, condiciones y formatos de los datos.

Sugerencias

Consideramos que el uso de WebI como “extractor de datos”, en gran medida, está dado por falta de conocimiento, no tan sólo de la herramienta, sino también de los Universos que utiliza el usuario.  Algunas de nuestras sugerencias que podrían aliviar esta situación, son las siguientes:

  • Crear una ayuda y/o un documento que describa la serie de objetos que contiene cada universo (incluir sinónimos u otros términos con lo que se conoce), usos, posibles combinaciones, restricciones, ejemplos de uso; entre otros aspectos.
  • Tener presente que los Universos maduran con la interacción de los usuarios. Para que contribuya a la eficiencia de gestión de la empresa, se debe estar abierto a los cambios.  Según el número de usuarios, la designación de un responsable resultará imprescindible para que pondere y canalice todas las sugerencias de mejora.
  • Facilitar la compartición de documentos entre usuarios.
  • Las tareas de formación deben repetirse con cierta regularidad, no sólo se deben realizar al implementar la plataforma de BI.  Deberían ser eminentemente prácticas, y en la medida de lo posible, utilizando los Universos que utiliza el usuario, focalizando, entre otros, en los siguientes aspectos:
    • Definición de filtros de consultas complejos (anidamiento de consultas, subconsultas, combinaciones, etc.).
    • Definición de expresiones o fórmulas complejas en los informes (uso de contextos o ámbitos de las expresiones).

Con una adecuada formación, el usuario podrá concluir que en muchas ocasiones se puede trabajar sin MS Excel y con más eficiencia.

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