Archivo mensual: julio 2009

“Estamos barajando la posibilidad de relanzar la plataforma de Business Intelligence (BI) en nuestra empresa,…”.  Escuchar una expresión similar a la anterior, en los primeros instantes, resulta muy alentadora.  Pero luego, cuestionas la situación y te gustaría tener respuestas a preguntas tales como ¿Qué sucedió con la plataforma de BI, para que ahora requiera ser relanzada?

Pongamos en antecedentes (El día)

Llega el día de la presentación de la nueva solución, la que ayudará al usuario final a “tomar mejores decisiones”, ahora ya no tiene importancia que el proyecto culmine con algunos “mesecillos” de retraso, total, era la “primera vez” que se veía un caso “tal” con el software “cual”.  Todos los protagonistas, están reunidos en la sala más especial de la organización, expectantes, mirando las imágenes que emite el modernísimo proyector.  Unas palabras del “Manager” del área y otras del “Senior Manager” del Proyecto y comienza la “demo”.  La pantalla se llena de listados, cuadros, gráficas, con abundantes colores y más efectos especiales; el “Consultant” a cargo de la demostración, formula algunos comentarios, pero sus palabras se ahogan con las expresiones de satisfacción de los usuarios, sencillamente, “están encantados con la solución”.

Busque instrumentos que faciliten la participación de los usuarios, de este modo,contribuirán a la maduración y consolidación de la plataforma BI

Pasaron los días… No lo usan… Tengo una idea, Hay que relanzarlo!!!

Si la solución es la correcta y se ajusta mucho a las necesidades de gestión del usuario, ¿Por qué, al cabo de un tiempo, tiene un uso menos de lo esperado?

Considero que una plataforma de Business Intelligence (Inteligencia de negocios, Sistema Decisional, Conocimiento estratégico,…; los nombres, como los colores, infinitos matices), es un elemento vivo e inteligente; que se alimenta, constantemente, del conocimiento y experiencias de sus usuarios.

La máxima o eslogan, que tiene un producto de planificación presupuestaria que conozco, dice algo así como “Implementado por IT y gestionado por los usuarios del negocio”, creo que esta expresión es totalmente aplicable a una plataforma de BI, pensar que siempre “sabemos lo que el usuario necesita”, ofreciéndole únicamente, por ejemplo, una batería de informes, es limitar sus contribuciones en beneficio de la evolución de la plataforma.

Sugerencia

El desarrollo de una plataforma de Business Intelligence debería considerar la implementación de instrumentos que fomenten la participación de los usuarios, el intercambio de impresiones, comentarios y facilidades para crear o sugerir nuevos informes, métricas o indicadores.  Estos mecanismos ayudarán a aumentar el sentimiento de pertenencia, dinamismo, uso y contribuirán a la maduración y consolidación de la solución.

Estas facilidades, desde el punto de vista técnico, deberían ir complementadas por una definición de políticas de uso, mapas de responsabilidad, un sistema de seguridad basado en perfiles, un sistema de distribución de la información y por su puesto, por una adecuada formación, no tan solo técnica, sino también funcional, debemos estar seguros que el usuario conoce lo que tiene que medir/controlar, en función de la unidad de negocios en la que colabora.

aníbal goicochea

En muchas organizaciones de diferentes partes del mundo, se utiliza la hoja de cálculo como principal herramienta de análisis de la información, ignorándose las posibilidades que podría brindar una herramienta de Business Intelligence (Inteligencia empresarial o Inteligencia de Negocios)

Utilizar un software de BI, se ha convertido no tan solo una obligación para las grandes organizaciones, sino también una oportunidad para las PYMEs para gestionar mejor las variables de su entorno.

Quizás, en más de una ocasión habrá escuchado o vivido alguna de las siguientes situaciones:

• “He verificado los datos con los de Informática”. Cada usuario defiende que tiene la hoja de cálculos con los datos más exactos y fidedignos.
• “Eso, en mi hoja de cálculo, no se puede hacer”. Limitaciones impuestas por la herramienta para hacer análisis desde diferentes perspectivas y niveles de detalle.
• “Alguna vez vi ese informe, pero ya no sé donde se encuentra”. Los informes (hojas de cálculo) estas dispersos por toda la compañía, pocas posibilidades de gestionar adecuadamente la información.
• “¿Nos pasas tu informe?, ¿En que esta hecho?, No usamos ese programa”. Cada unidad de negocio utiliza la herramienta que considera adecuada para crear informes.
• “El que tenia la información ya no trabaja en la empresa”. Se carece de políticas de gestión de la información. Cada usuario se hace dueño de un segmento de la información de la organización.
• “Y nadie se percató que el cliente estaba comprando menos”. Pocas posibilidades de comparar la información actual con la de períodos anteriores, muy útil para observar tendencias.
• “Esto es importante porque lo digo yo”. Los colaboradores quizás conocen los objetivos estratégicos de la organización, pero el análisis de la información que realizan no es consecuente con la estrategia, con lo que realmente importa.

Seguro que en cualquiera de estos casos las soluciones de Business Intelligence (BI) bien implementadas, podrían ayudar a cambiar el panorama.

aníbal goicochea