Detrás de cada medida esta la búsqueda de la eficiencia, eficacia o ambas

eficacia es a resultados como eficiencia es a coste (para obtener el resultado). Para facilitar aun más su comprensión, la eficiencia responde a la pregunta ¿cómo lo hago? y eficacia a ¿por qué lo hago?


¿Podríamos hacer esta afirmación categórica?, teniendo en cuenta que una actividad es eficiente cuando optimiza el consumo de los recursos que se requiere para que se lleve a cabo y eficacia es el nivel de cumplimiento de los objetivos trazados.  Según un documento de referencia, eficacia es a resultados como eficiencia es a coste (para obtener el resultado).  Para facilitar aun más su comprensión, la eficiencia responde a la pregunta ¿cómo lo hago? y eficacia a ¿por qué lo hago?

Tratando de simplificar la identificación de  medidas, podríamos decir que detrás del control de la gestión de la relación con los clientes, tareas de I+D, el servicio post venta o cualquier otra actividad o proceso de negocio, buscamos mejorar sus valores de eficacia y/o eficiencia, es decir su productividad.

Quizás podría ayudar ver los valores de las métricas e indicadores del logro de un objetivo dentro de una matriz, como la imagen adjunta, facilitaría su lectura y comprensión de la gravedad o importancia de la situación.

La última fórmula secreta = XPP + CI (o analizar integralmente a la competencia)

Los autores del artículo consideran que contar con un análisis tan detallado, puede brindar grandes beneficios a largo plazo. No se trata de un simple análisis externo, la finalidad es contar con el mapa estratégico de la competencia, su visión, percepción, conocer que tipo de acciones y operaciones realizan,


En una publicación de HBR (Balanced Scorecard Report, Julio – Agosto 2010) propone la combinación de dos conceptos como fuente de ventaja competitiva.  Los conceptos sobre los que se basa esta propuesta son los siguientes:

XPP – Execution Premium Process

Kaplan y Noton, los autores del Balanced Scorecard propusieron hace algún tiempo, una metodología integral para la gestión de la organizaciones, que cubriese desde las tareas de concepción de la estrategia hasta la ejecución operativa de la misma, la que denominaron Execution Premium Process (XPP).

Esta metodología compuesta por seis fases, ha tenido menor repercusión que el tan mentado Cuadro de Mando Integral (CMI), en parte creemos porque siempre es más complejo adoptar formas de trabajo que implican una transformación de la manera de hacer la cosas (procesos) a obtener un resultado, como en muchas ocasiones, limitadamente, es visto el uso del CMI.

Esta metodología surge porque las estrategias tienden a ser más complejas, por lo que aumenta las probabilidades que en su ejecución puedan surgir inconvenientes y porque las circunstancias exigen una ejecución excelente donde la concepción estratégica y las operaciones sigan una misma línea.

El XPP puede ser visto como una metodología de gestión del rendimiento que alcanza a toda la organización, donde el CMI es una parte de todo el proceso y lo más importante es la conexión de las etapas que lo componen:

    • Desarrollar la estrategia
    • Traducir la estrategia
    • Alinear la organización
    • Plan de operaciones
    • Monitorizar y aprender
    • Probar y adaptar

CI – Competitive Intelligence

A diferencia de XPP, la Inteligencia Competitiva tiene un mayor recorrido o antigüedad.  Esta técnica consiste en analizar la estrategia global o parcial de los principales competidores para adaptar la propia estrategia, es lo más parecido a lo que conocemos como benchmarking.

El artículo referido propone analizar a la competencia de una forma integral, abordando las seis fases que contempla el XPP.  Los autores del artículo consideran que contar con un análisis tan detallado, puede brindar grandes beneficios a largo plazo. No se trata de un simple análisis externo, la finalidad es contar con el mapa estratégico de la competencia, su visión, percepción, conocer que tipo de acciones y operaciones realizan, el proceso que siguen para definir sus principales operaciones (comercialización, financiación, I+D, etc.), KPIs (Key Performance Indicators) utilizados e inclusive su cadena de valor.  Así mismo la información recopilada puede ayudar a identificar los principales indicadores de riesgo (Key Risk Indicators – KRIs) que pueden influenciar en el comportamiento futuro de la competencia.

Existe abundante información de libre disposición que puede ser utilizada para identificar el mapa estratégico de los principales competidores, quizás en algunos casos se deberá contar con fuentes especializadas, en todo caso, se deberá focalizar, a través de preguntas, los temas de interés o áreas críticas que se deseen analizar.

Nos parece interesante la propuesta, quizás implique un esfuerzo considerable, pero creemos que bien encaminada puede aportar buenos resultados.

Referencia:

¿Cambiar un BO por un QV en BI?

BusinessObjects (BO) es una muy buena plataforma de Business Intelligence (BI), quizás una de las más completas de todas las disponibles, es nuestra percepción, siempre y cuando, estemos utilizando bases de datos relacionales como fuente de información.


BusinessObjects (BO) es una muy buena plataforma de Business Intelligence (BI), quizás una de las más completas de todas las disponibles, es nuestra percepción, siempre y cuando, estemos utilizando bases de datos relacionales como fuente de información.


Lo mismo no podemos afirmar cuando las fuentes de información es de origen SAP, la conectividad entre BO y SAP ha mejorado bastante en los últimos meses, pero aún no se logra el acceso fácil y transparente a los datos, la que de algún modo brinde resultados similares o mejores a los que han estado obteniendo los usuarios de herramientas de reporting o análisis de datos en entornos SAP durante muchos años (léase BEx).

Son muchas las mejoras que se han realizado en este aspecto y se esperan más innovaciones que vendrían a ser definitivas y considerables para fin de año, con la nueva versión de SAP BusinessObjects 4.0 y SAP NW Busniess Warehouse 7.3.

Sin embargo, sabemos de alguna empresa, una de las primeras en apostar por esta combinación (SAP + BO), que ha decidido hacer un cambio de plataforma.  Puede ser comprensible la medida, después de todos los inconvenientes que ha tenido, pero además de lo invertido (horas/personas y recursos financieros), creemos que no se consideran algunos aspectos, que quizás tendrán mayor importancia en el futuro:

SAP BusinessObjects no es tan sólo reporting y cuadros de mando, es el punto de unión, el nexo que permitirá que a una organización, pueda integrar su operativa diaria con una estrategia basada en la sostenibilidad (SAP BusinessObjects Sustainability Performance Management), adoptar medidas de buen gobierno y gestión del riesgo (SAP BusinessObjects GRC) o mejorar sus procesos financieros y rendimiento (SAP BusinessObjects EPM)

QlikView nos gusta mucho, además de su coste, es muy fácil de aprender e implementar, puede ser una solución efectista de resultado inmediato, pero quizás no sea la mejor opción para una implementación de una plataforma integral, con visión de futuro, al menos no por el momento… salvo, mejor parecer.

¿A las plataformas de BI les falta gestión de escenarios?

La tan valorada capacidad de reacción inmediata, es el resultado de la experiencia y/o porque se ha contemplado con antelación que determinada concurrencia de circunstancias se pueden producir y se han definido posibles acciones que se deberían realizar para hacer frente a una amenaza u aprovechar una oportunidad. Este trabajo de análisis es lo que conocemos como la definición de escenarios que «pasaría si» o What if.


La tan valorada capacidad de reacción inmediata, es el resultado de la experiencia y/o porque se ha contemplado con antelación que determinada concurrencia de circunstancias se pueden producir y se han definido posibles acciones que se deberían realizar para hacer frente a una amenaza u aprovechar una oportunidad.  Este trabajo de análisis es lo que conocemos como la definición de escenarios que «pasaría si» o What if.

La totalidad de plataformas de Business Intelligence (BI) ofrecen componentes para elaborar informes (reporting) y cuadros de mando (scorecards y dashboards), lo que algunas complementan con herramientas de análisis OLAP.  Otras cuantas suites de BI incluyen utilidades de minería de datos y las más “innovadoras”, cuentan con buscadores empresariales.

De estas cinco grandes categorías de herramientas de BI, es el cuadro de mando el que ha sido adaptado por los fabricantes de software de BI para facilitar el diseño de escenarios.  Pero de las herramientas que conocemos, el trabajo de diseño de escenarios y su uso por parte del usuario, resulta una labor muy artesanal.

Dada la importancia y utilidad que tienen los escenarios, nos preguntamos ¿es necesario contar con una categoría de herramientas que permitan la definición de escenarios y facilite su uso? sin llegar a la sofisticación que puede tener SAP Strategy Management (SAP SSM), que permita de un modo más profesional (eficiencia + eficacia) la definición y uso de escenarios de negocio.

No se si sería útil contar con una herramienta que nos permita la  organización de los escenarios definidos, que facilite su clasificación alrededor de  los dos parámetros clave de un escenario: Probabilidad de ocurrencia y grado de repercusión o gravedad. Así mismo, el trabajo analítico en comunidad es muy importante, por lo tanto, vemos muy necesario que las plataformas de BI deberían facilitar las tareas de compartir los escenarios entre los usuarios de la plataforma de BI, fomentar el debate y opinión.  Funciones de gestión del ciclo de vida de los escenarios sería necesario, desde su definición hasta su pase al “archivo” porque las probabilidades de ocurrencia han desaparecido.

Quizás ya exista una utilidad con estas características, sino, seguiremos valorando si es necesario o que otras funcionalidades le añadiríamos.

En la toma de decisiones, sobra tecnología, falta análisis

Nos preguntamos si todas las empresas que han tenido que cerrar, se han declarado en bancarrota o quiebra, han tenido que ser mal vendidas o absorbidas, declaradas en suspensión de pagos o simplemente hoy por hoy, están con la soga al cuello pasando sus momentos más críticos: ¿Tenían un sistema de información para apoyar la toma de decisiones?


Nos preguntamos si todas las empresas que han tenido que cerrar, se han declarado en bancarrota o quiebra, han tenido que ser mal vendidas o absorbidas, declaradas en suspensión de pagos o simplemente hoy por hoy, están con la soga al cuello pasando sus momentos más críticos: ¿Tenían un sistema de información para apoyar la toma de decisiones?

Estamos seguros que muchas de estas empresas tenían herramientas de Business Intelligence, compuestos por sistemas de informes, cuadros de mando e inclusive, presumimos que algunos cuantos, usaría minería de datos.  Pero entonces, ¿Qué sucedió?

Pensamos, al igual que el artículo de referencia, que no estamos ante una carencia tecnológica, sino de un mal uso de la información que esta genera. Apuntamos hacia una metodología de trabajo que facilite el uso de la información y canalice mejor el resultado del análisis.

Del mencionado artículo extraemos las siguientes consideraciones para que análisis de la información, sea una tarea de apoyo, realmente útil, en la toma de decisiones:

  • Mayor integración entre el resultado del análisis y la toma de decisiones.
  • Cambio de enfoque: no utilizar el análisis para justificar la decisión, sino para encontrar la más adecuada.
  • Definición de un equipo de analistas, formados y actualizados tanto en el negocio, mercado, como en  las herramientas que utilizan.
  • Coordinación entre gestores y analistas.
  • Adopción, a nivel corporativo, de una única metodología de análisis
  • Evitar la proliferación de herramientas informáticas.
  • Incorporar una cultura de auto crítica: averiguar lo que salió bien y qué no y lo que se podría hacer mejor la próxima vez
  • Fomentar la colaboración.

La implementación (preferimos este término al de implantación) de una plataforma de Business Intelligence debería contemplar estos aspectos que pueden contribuir en la maduración de la solución, su buen uso y máximo beneficio.

Referencia: MIT Sloan Management Review