SAP BPC en manos de los usuarios de negocio


SAP BPC tenía una máxima o lema en sus inicios, en la “era pre-SAP” o “etapa OutlookSoft”, que exaltaba algo similar a lo siguiente: “Implementado por IT, gestionado por los usuarios de negocio“. SAP ya no utiliza esta expresión, quizás porque en ocasiones se implementa pequeños “frankenstein” que solo es capaz de gestionarlo el que lo implementó.

Una solución de SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) es muy dependiente de la estructura organizativa de los negocios, las cuales pueden verse modificadas o reestructuradas para responder a las cambiantes condiciones de los mercados, lo que podría conllevar a un nuevo enfoque para analizar la información.

La implementación ideal de cualquier solución tecnológica debería facilitar los mecanismos para adaptarlas con inmediatez a las nuevas necesidades que surgiesen en la vida de los negocios. SAP BPC es una herramienta para unos fines específicos, tales como la automatización de procesos contables, financieros y otras tareas repetitivas en períodos de tiempo que requieren algún tipo de gestión o control, en la que intervienen un grupo de usuarios.

SAP BPC no es o incluye una herramienta ETL (Extracción, Transformación y Carga de Datos) o tampoco es o incluye un sofisticado sistema de seguridad y auditoria de la actividad de los usuarios. En ocasiones los usuarios “detectan” algunas “debilidades” o “carencias” y ven necesario realizar desarrollos personalizados para ir alineados a las políticas de la empresa. Desarrollos adicionales que podrían complicar o imposibilitar las futuras actualizaciones o evoluciones de la solución. Para la gran mayoría de las supuestas “carencias” que se pudiesen identificar, existen soluciones complementarias en los portfolios SAP.

A nuestro parecer, un desarrollo aplicando las funcionalidades estándar que ofrece el producto, formando adecuadamente a los distintos perfiles de usuario y definiendo procedimientos de lo qué se puede hacer y cómo, son los factores clave para brindarle la máxima autonomía al usuario para que pueda evolucionar su plataforma SAP BPC.

Yendo más lejos podríamos valorar, en ciertos contextos, que el usuario fuese capaz de diseñar sus propios modelos o ajustar los existentes para que puedan responder a los cambios de necesidades de información que tuviese la organización. Una perspectiva más conservadora podría señalar que no es lo correcto y plantearía la construcción de un Data Warehouse y el uso de herramientas de BI, como SAP Analysis for Office. Este planteamiento también sería correcto, pero quizás muy dependiente de soporte técnico y podría llegar demasiado tarde o cuando el usuario tuviese otras necesidades de información.

En resumen, para brindarle el control de la administración de su plataforma SAP BPC al usuario, nuestras claves son las siguientes:

  • Definición de la solución utilizando funcionalidades estándar de SAP BPC.
  • Formación a los distintos perfiles de usuario (Considerar soporte en forma de tutoría).
  • Definiendo de procedimientos, responsabilidades y alcance de las tareas de administración.
  • Política de copias de seguridad (comprobando el éxito de la restauración)
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