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Diseño de un CMI. Resumen de un caso práctico en un Hospital Público

Posted on 1 septiembre, 2010 | Deja un comentario

Independiente de la metodología adoptada y si es un organismo público o empresa privada, a grosso modo, una implementación de un Cuadro de Mando Integral (CMI) debería contemplar de las siguientes etapas:

  • Presentación del proyecto (Explicar conceptos, funcionalidades y ventas del CMI, así como la metodología a seguir).
  • Identificación de los factores claves de éxito de la organización. (Para cada una de las perspectivas, las cuatro conocidas y cualquiera adicional que la naturaleza de la organización lo requiera).
  • Confección del mapa estratégico (Relación causa-efecto entre los factores clave de éxito).
  • Selección de los indicadores (a partir del análisis del mapa estratégico).
  • Composición y diseño del CMI.
  • Comunicación a la organización (Comunicación de la disposición y uso de la herramienta de gestión).
  • Seguimiento del CMI (Evaluación de los resultados obtenidos).

Cualquier implementación de un CMI requiere un input, este es el plan estratégico, el cual incluye la misión, visión y los objetivos estratégicos de la organización, entre los principales aspectos.

Caso Hospital Público

El siguiente es un breve resumen de un caso de implementación de un CMI en un Hospital Clínico, dependiente de la administración publica. Se trata del Hospital Clínico Regional de Concepción de Chile, en el enlace de referencia se puede leer la misión y visión del centro hospitalario, así como información adicional sobre su organización.

Esta información, componentes del plan estratégico de esta organización fue suficiente para identificar los siguientes factores claves de éxito:

(clic para tamaño completo)

Identificados los factores de éxito para cada objetivo estratégico, se confeccionó el mapa estratégico:

(clic para tamaño completo)

Finalmente, se identifican los indicadores necesarios para realizar el seguimiento a los factores claves de la organización, así como las iniciativas necesarias para contrarrestar cualquier desviación:

La implementación de un CMI, coherente con los objetivos que se persiguen, si puede llegar a constituirse en una fuente de “ventaja competitiva”.

Referencia: Hospital Regional Clínico de Concepción e ISBN 978-84-96998-09-4

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El CMI en las organizaciones públicas y privadas, la diferencia esta en la prioridad de las perspectivas

Posted on 31 agosto, 2010 | Deja un comentario

La necesidad de ofrecer más y mejor, con los mismos o menos recursos, no es exclusivo de la empresa privada, también es un reclamo en las organizaciones publicas de cualquier contexto.

Cómo apunta una publicación de la editorial Profit, ya se trate de un ayuntamiento, administración autonómica, universidad u hospital, el reto es común a todos ellos: “Mejorar la gestión de los recursos puestos a su disposición”. Para este gran objetivo, el Cuadro de Mando Integral (CMI), es la principal y mejor herramienta para lograrlo.

El fin que persiguen ambos tipos de organizaciones, es lo que las diferencia al contemplar la implementación de un CMI.  Para las empresas privadas, la maximización de la rentabilidad económica está entre sus principales fines, para las organizaciones públicas, la mayor rentabilidad es el medio para satisfacer las demandas y necesidades de los usuarios/ciudadanos, su principal fin. Esta diferencia de prioridades se ve reflejada al analizar y diseñar el mapa estratégico y al establecer la relación causa – efecto entre las principales perspectivas que se consideran en un CMI.

Una publicación de la editorial Deusto señala que entre las principales diferencias esta el componente político de las organizaciones públicas, pero a nuestro entender, este aspecto se trata más de un tema de gestión del proyecto, porque sea en un contexto u otro, la esencia del objetivo del CMI es la misma: Comunicación y Control.

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Indicadores según el nivel de responsabilidad

Posted on 8 julio, 2010 | Deja un comentario

En ocasiones, un cuadro de mando no es suficiente para toda una organización, cada vez es más frecuente su uso en diversas unidades de una empresa; por sus características y beneficios que brinda, sobre todo como herramienta que facilita la comunicación, el logro de objetivos, motivación y control.

En cada caso, según el nivel de responsabilidad del área donde se implemente, se deberán identificar los objetivos, en consecuencia los indicadores y las mestas a lograr.  Todos estos elementos alineados con la estrategia de la organización.

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Uso de “mapas mentales” para el diseño de cuadros de mando

Posted on 28 junio, 2010 | 1 comentario

Sabemos que para elaborar un buen cuadro de mando deberíamos comenzar por un buen análisis del negocio y su estrategia, pasando por su visión, misión, objetivos estratégicos,… en fin, una serie de conceptos muy importantes, pero que en la practica, esta metodología o similares, no se aplica, y se comienza en muchos caos por el uso de la herramienta de diseño de cuadros de mando, agregando progresivamente, con poca planificación,  elementos gráficos que representan la serie de indicadores que posteriormente analizaría  el usuario final.

En tales circunstancias, cuando las prisas obligan prescindir de análisis y mostrar resultas de inmediato,  recomendamos que por lo menos se organice el trabajo a realizar como si fuera un organigrama. Donde en cada nivel jerárquico podríamos asignar una capa correspondiente a un eje del negocio, unidad o proceso.

Viendo la última publicación de la revista Computer Hoy, encontramos una comparativa de software para elaborar o diseñar “mapas mentales”, y vemos que su uso podría ayudar a organizar o comprender el procedimiento que sigue el usuario final para analizar la información y su aplicación en un cuadro de mando.  El uso de mapas mentales podría ayudar a detectar todas las necesidades desde un principio y disminuir la  necesidad de cambiar o incluir nuevos elementos de análisis posteriormente.

Estos programas, de un entorno bastante gráfico, resultan fáciles de utilizar. En la comparativa, las tres primeras posiciones son de programas de pago, para este tipo de utilidades preferimos las versiones gratuitas, que ocupan de la cuarta a la séptima posición:

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Cuadro de mando, en la simplicidad esta la utilidad

Posted on 3 junio, 2010 | 2 comentarios

Algunos productos para crear cuadros de mando ofrecen muchas características para sofisticar el diseño, cada cual con más “efectos especiales”, motivando la “inspiración” del usuario, llevándolo a pedir más funcionalidades que no aportarán valor al analizar la información y tomar decisiones, desviando el motivo y el principal objetivo que tiene una herramienta de estas características: Informar, de forma inmediata, el logro de los objetivos.

Es frecuente ver la inclusión excesiva de indicadores, escasos niveles de agregación de la información y abuso de pestañas e hipervínculos.  Creemos que al final, la abundancia de información que se puede llegar a presentar, desvirtúa a la herramienta y lleva al usuario al mismo punto de partida, con sus mismas dudas e interrogantes, tales como ¿estoy bien encaminado para alcanzar los objetivos  del área u organización? o ¿dónde debo tomar medidas correctivas?

Un ejemplo original y muy didáctico, de un cuadro de mando lo encontramos en el blog de “Análisis Web”.  Al final, un cuadro de mando se trata de un instrumento que educa, comunica y controla la estrategia de la organización.

Referencia: Blog Análisis Web

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¿QlikView vs. Xcelsius?

Posted on 4 abril, 2010 | 11 comentarios

¿Se podría comparar el funcionamiento o utilidad entre un televisor y un frigorífico? Podríamos contrastar la energía que utilizan, el costo de la adquisición o los beneficios que brindan, pero dudamos que pudiesen aportar un resultado razonable.  Esta misma sensación percibimos cuando vemos que se pretende comparar dos herramientas tan distintas como QlikView y Xcelsius.

Pero si vale el esfuerzo, apuntamos algunas consideraciones que justifican lo impracticable que sería la comparativa:

  • Estaríamos comprando una plataforma de Business Intelligence (QlikView) contra un componente de BI (Xcelsius).
  • Xcelsius tiene la única finalidad de elaborar cuadros de mando y tablas de indicadores (siempre hay quien la quiere convertir en una herramienta de reporting).  Por otro lado, QlikView permite la elaboración de cuadro de mando y listados en forma de tablas con características de una herramienta de análisis OLAP.
  • Xcelsius requiere acceder a las fuentes de datos para mostrar información actualizada.  QlikView accede a fuentes de datos con un lenguaje propio (scripts) y almacena la información necesaria (los datos residen en el documento QlikView).
  • Xcelsius genera un fichero flash accesible por varias vías.  QlikView requiere de una aplicación o entorno específico para visualizarlo.
  • Algo más subjetivo; Xcelsius presenta mejor calidad de gráficos.  QlikView al ser un “todo en uno” (funcionalidades de gestión de los datos ETL y visualización de la información)  podría implementarse en menor tiempo.

No nos parece justa la comparativa, en todo caso, se podría comparar QlikView con Xcelsius y algún componente adicional de la familia SAP BusinessObjects, tal como Crystal Reports o Web Intelligence, mejor aún, con SAP BusinessObjects Explorer.

Referencias: myXcelsius

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Sugerencias para un buen diseño de Dashboards y Scorecards

Posted on 13 marzo, 2010 | Deja un comentario

Después de ver un interesante documento en SlideShare sobre Dashboards (cuadros de indicadores) aplicable a Scorecards (cuadros de mando) de Pere Rovira, por un lado, lamentamos no haber tenido la oportunidad de asistir a la presentación y por otro, nos queda una grata sensación de haber recibido una perspectiva diferente, diferente al tecnicismo que en ocasiones nos acapara.

A modo de normas o sugerencias a tener presente, hemos extraído lo que podría ser los “mandamientos” para un buen diseño de un cuadro de mando o de indicadores:

Referencia: Blog Soy un Curioso

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Un Sistema de Informes para un Cuadro de Mando Integral

Posted on 9 marzo, 2010 | Deja un comentario

Seríamos muy reiterativos si apuntáramos que un Cuadro de Mando Integral (CMI) tiene como principal finalidad la de gestionar y controlar la ejecución de la estrategia y que su público objetivo son los altos puestos directivos en las organizaciones, por lo tanto, el nivel de agregación de los datos no llega a los niveles mínimos de detalle.  Pero sin embargo, no deja de ser frecuente encontrar consultas o requerimientos que implican recuperar grandes cantidades de datos en herramientas que no han sido diseñadas para este fin, distorsionando el fin de la solución, llegándose a cuestionar las supuestas limitaciones del producto.

Lo recomendable sería enlazar los CMI con un sistema de informes (reporting) que brinde la información detallada requerida y que ayuden a aclarar las posibles interrogantes que puede tener el directivo al ver un dato agregado en el cuadro de mando.  Por ejemplo, podría ofrecerse informes detallados de indicadores con el valor base, el valor del objetivo y el valor real, la consecución actual del objetivo y la tendencia, por diferentes períodos de tiempo y desde diferentes perspectivas.

Al implementar una conexión entre los CMI y el sistema de informes, se debería evitar incurrir en los siguientes errores frecuentes:

  • Falta de integración con el CMI.
  • Diseño y formato poco atractivo muy diferente al utilizado en el CMI.
  • Utilización de otros términos o un “lenguaje” distinto al utilizado por el directivo.
  • Abundancia de información.
  • No se considera el punto de vista del directivo.

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El Cuadro de Mando de Cinclus21

Posted on 7 marzo, 2010 | Deja un comentario

La empresa GDO, con la colaboración del Ministerio de Educación y Ciencia, presentó en la feria SMAgua de Zaragoza, nuevas funcionalidades para su plataforma Cinclus21, dirigida a empresas de distribución domiciliaria de agua.  Uno de los nuevos componentes es un Cuadro de Mando, el cual utiliza las facilidades de la suite para compartir y enlazar sistemas de información de diferentes fuentes.

Estos cuadros de mando muestran datos en tiempo real, referida a información económica, administrativa, comercial y técnica.  Esta aplicación es una muestra que la información se puede compartir entre las empresas, siempre y cuando, se realice de una forma planificada y organizada.  Contar con una visión con más datos será más beneficioso para todas las empresas que participan.  Porque lo importante y estratégico no son los datos, sino el análisis que se realiza y las acciones que luego se emprendan.

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Indicadores únicos en cada Cuadro de Mando

Posted on 15 febrero, 2010 | 2 comentarios

Al emprender la implementación de un cuadro de mando, nos encontramos con el primer “contratiempo”, un gran “cuello de botella”; la identificación de los indicadores que lo conformarán, inclusive muchos proyectos nacen con la selección de las herramientas informáticas que se utilizarán, pero cuando se trata de “pintar” los velocímetros y demás gráficas, entre usuarios y equipo técnico, se debate que valores se representarán.

La comodidad o simplicidad, nos “arrastra” a utilizar los listados de sistemas transaccionales para identificar los datos candidatos a ser incluidos en el Cuadro de Mando.  Peor aun resulta, buscar en implementaciones realizadas en otras empresas y copiar las métricas empleadas, ignorando que ambas organizaciones, muy probablemente, cuenten con intereses y fines diferentes.

No nos referimos a una solución de gestión del rendimiento o de la estrategia, que de por si, incluyen un procedimiento para el diseño de cuadros de mando, como consecuencia de la definición de la estrategia de la empresa y todos sus conceptos/elementos asociados.  Nos referimos a proyectos de menor envergadura, los más frecuentes, orientado al diseño de ventanas o visualizaciones para representar e informar sobre la evolución de los indicadores claves.

La identificación de indicadores adecuados debe responder al eje o ejes estratégicos de cada organización, son únicos, como los objetivos y estrategia que sigue cada empresa.  A modo de ejemplo, el siguiente cuadro, ante diferentes enfoques estratégicos, para los principales aspectos que podría contemplarse en un cuadro de mando, se utilizaría diferentes indicadores para medir su logro:

aníbal goicochea

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