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Pretender acabar con el protagonismo del correo electrónico en las comunicaciones que se generan en una organización, para utilizar alternativas basadas en portales o herramientas sociales, es una batalla perdida.  Por más funcionalidades agreguen los programas de “email”, resulta muy difícil seguir los debates, convocatorias e intercambio de documentos, sobre todo, si el tránsito de información corresponde a proyectos o temas distintos.  Pero el software colaborativo parece que no terminar de gustar.

A esta batalla perdida contra el uso/abuso del email, le encontramos mucha similitud con el caso de uso/abuso del “Excel” en las organizaciones, ambas herramientas deberían ser usadas para realizar temas puntuales pero no para cubrir aspectos que implican procesos.  Cómo apunta un artículo en “The Decision Factor“, el email debería ser usado sólo para comunicar algo concreto.

¿Por qué fracasan las herramientas colaborativas que pretenden sustituir el email?

Google Wave pretendía ser el sustituto del correo electrónico para gestionar de un modo más eficiente las comunicaciones entre personas, muchos lo aplaudieron, pero en la fase Beta del producto fueron muy pocos que lo adoptaron y Google abandonó el producto.  SAP StreamWork es una herramienta quizás aún mejor de lo que pretendía ser Google Wave, muy útil para compartir información y en función de ella debatir y tomar decisiones, pero tenemos la impresión que está teniendo poca acogida, muchos la aplauden, pero pocos la usan, esperemos que no tenga el mismo final.

Creemos que la razón de estos “fracasos” de las herramientas colaborativas es apuntar a eliminar el uso definitivo del email.  La similitud del uso del email con respecto al Excel, no lo encontramos sólo en los problemas que producen, sino también en la solución.  Creemos que la solución no pasa por eliminar definitivamente el uso del correo electrónico, al igual que el uso del Excel, las herramientas para gestionar procesos tales como la planificación, previsiones o los presupuestos, que más aceptación tienen, son aquellas que tienen el Excel dentro de la solución.

Al igual que del Excel, son muchos años de uso del email como para pretender sustituirlo repentinamente por una herramienta social/colaborativa, debemos buscar un mix, ¿existe?.