Seguro que más de uno ha leído o escuchado las “buenas prácticas” para lograr “reuniones de trabajo eficientes”, pero muy pocos las aplicamos en el “mundo real”, resulta difícil, sobre todo cuando la mayor cantidad de tiempo invertido en las reuniones de trabajo, en muchos entornos, es un indicador positivo. Peor aún, entregar la información a exponer con anterioridad, no es lo “más recomendable, porque estarás facilitando la respuesta del enemigo (clientes, proveedores o compañeros de trabajo)”.
En todo caso, si se tiene la oportunidad de aplicar algunas buenas prácticas en un entorno colaborativo, las siguientes pautas, que resumimos de un artículo de HBR, serán de mucha utilidad:
- Las reuniones de trabajo no deberían superar la hora, máximo 90 minutos. Sobrepasado este umbral, el rendimiento decrece considerablemente.
- Distribuir con anterioridad, toda la documentación que se expondrá o es necesaria para la reunión.
- Todos los documentos deberían contar con un resumen ejecutivo (una página), el cual debería ser lo mínimo que deberían leer los participantes a la reunión previamente.
- Si ya se ha distribuido la documentación previamente, cada exposición debería oscilar entre los 5 – 10 minutos. Se debería dedicar más tiempo al debate y a la definición del plan de acción.
- Estilos de dirección del debate:
- No proponer una dirección o lineamientos iniciales: Anarquía.
- Comentar el análisis realizado y el plan de acción que ha definido: Autoritario, habrá temor a rebatirlo.
- Comentar una observación inicial e invitar a proponer nuevas ideas y perspectivas: Apertura, el estilo más recomendado
- Cierre de la reunión: Invitar a los participantes a que propongan las acciones siguientes y consensuar juntos los tiempos.
Referencia: Blogs HBR
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