“La inauguración de la Opera de House de Sidney estaba prevista para principios de 1963, con un coste de 7 millones de dólares australianos. Al final, abrió sus puertas más de diez años después y, aunque era una versión menos ambiciosa de lo que en un principio se había concebido, acabó por costar entorno a 104 millones de dólares australianos (El Cisne Negro, p208)” ¿error de planificación ? Lo que si estamos seguros es que “lo inesperado casi siempre actúa en un único sentido: mayores costes y más tiempo (p231)”
Además de la falta de control y liderazgo responsable, alguno de los siguientes aspectos, que en alguna ocasión hemos observado en ciertos procesos presupuestarios, responden la anterior pregunta:
- La exagerada antelación con la que se preparan, algunos comienzan en abril, haciendo supuestos de lo que pasará los próximos ochos meses.
- Elevada dedicación en tiempo y personas, al margen si utilizan un sistema informático adecuado.
- La simplicidad para estimar los supuestos para los meses del año en curso y para el próximo ejercicio.
- El cuestionamiento reciproco entre responsables y validadores sobre los supuestos, como si alguien tuviera la certeza absoluta del comportamiento futuro de las variables que influyen en el sector de la organización.
- Poco enfoque en las tareas de control: desviaciones presupuestarias.
Los presupuestos tienen un alto componente de incertidumbre: el comportamiento del consumidor. Podemos realizar nuestras proyecciones de ventas y en función de ello, elaborar el resto de presupuestos, pero por más estudios o análisis que realicemos, debemos saber que los valores de las variables que hemos considerado inicialmente pueden cambiar abruptamente y significativamente, en cualquier momento. Lo que se conoce como la degradación de la predicción a medida que el período proyectado se alarga (futuro cercano y futuro lejano)
Hace un tiempo conocimos un sistema de presupuestos, artesanal, pero efectivo. Utilizando hojas de cálculo, una cadena de comercial realiza su presupuesto del siguiente ejercicio en noviembre, en aproximadamente mes y medio, esta elaborado, revisado y transferido a todas las unidades de gestión. Al cuestionar la aparente poca dedicación, me indicaron, que por las características de su sector, lo importante para ellos era la revisión del presupuesto de referencia (bimensual o mensualmente). Para esta organización, los presupuestos es el principal instrumento de comunicación y motivación para cada punto de venta, y enviar un “mensaje” con parámetros desfasados podría resultar contraproducente. Por otro lado, no les parece productivo especular sobre lo que podrá suceder el siguiente año, cuando no saben como terminará el que esta en curso. Los números finalmente avalan su gestión, tal vez podría mejorarse la eficiencia de su proceso presupuestario, pero eso, es otro tema.
Quizás en algunos sectores el comportamiento de las variables que las rigen sean más estáticas y el grado de “acierto” es cercano a la perfección, pero creemos que esto es lo menos frecuente, inclusive en el sector público. La amplitud de variables, su inestabilidad y efecto contagio, hoy por hoy, es la norma.
Referencia (anteriores post): Parte I y Parte II
